給与明細のWeb化：システム選びから導入までのポイント

近年、多くの分野でペーパーレス化が推進される中、給与明細の管理においても効率性と安全性の向上が課題となっています。

この問題に対処するために、給与明細の電子化・Web化が注目されています。

本記事では、給与明細のWeb化がもたらすメリットやデメリットを解説し、実際の導入手順や必要な準備についても詳しくご紹介します。

給与明細のWeb化とは何か？

給与明細のWeb化とはどのようなことを指すのでしょうか。本章では定義や具体的な交付方法を解説します。

給与明細のWeb化とは

給与明細のWeb化とは、給与明細を紙の形式ではなく、デジタルの形式で従業員に交付することです。Web化により勤怠や給与情報の管理が容易になり、安全かつ素早く情報にアクセスできるようになります。また、紙の使用が減るため、環境に優しい取り組みとしても注目されています。

給与明細の電子交付方法

給与明細の電子交付方法には、主にメールや専用のWebポータルが利用されます。Webポータルの場合、従業員が個々にログインして、自身の給与明細を閲覧、ダウンロードできます。メールの場合は、毎月の決められた日に給与明細がPDFなどの形式で、従業員個人のメールアドレス宛てに送られてくることが一般的です。

法律で認められている電磁的方法とは

2006年の税制改正により、2007年1月から源泉徴収票や給与などの支払明細書の電磁的な交付が可能になりました。この法改正により、電子メール、従業員向けのポータルサイト、CD-Rなどの磁気媒体による交付が認められています。

実際に多くの企業が、給与明細の交付に電子メールや従業員向けのポータルサイトを利用しています。

なぜ給与明細の電子化・Web化が推進されているのか？

給与明細のWeb化が推進される背景には、ペーパーレス化やデジタルトランスフォーメーション（DX）の流れがあります。それぞれ詳しく解説します。

ペーパーレス化の社会的・環境的利点

給与明細のWeb化が進む主な理由の一つに、ペーパーレス化の推進が挙げられます。ペーパーレス化とは、ただ紙の使用量を減らすだけでなく、物理的な保管スペースを削減しオフィス内の書類管理を効率化する取り組みです。

また、紙の使用を削減することで、製紙過程で排出されるCO2の削減にも役立ち、地球温暖化の進行を抑える効果が期待されます。

デジタルトランスフォーメーションの流れ

デジタルトランスフォーメーション（DX）は、ビジネスプロセスの効率化と競争力向上を目指す取り組みとして注目されています。給与明細のWeb化は、この大きな流れの一部であり、情報のデジタル管理がもたらすスピードと柔軟性の向上が、企業運営の改善につながります。

給与明細をWeb化するメリット

給与明細のWeb化は多くの企業で普及しており、その背景にはいくつもの利点があります。

コスト削減

紙ベースの給与明細は、印刷、配付、保管といった過程で多くのコストが発生しますが、Web化をすればこれらの物理的なコストを大幅に削減できるため、経済的な利点があります。紙配付では従業員数が増えれば増えるほどコストが膨らむため、給与明細Web化の恩恵も大きくなります。

業務の効率化

情報のデジタル化により、給与明細の印刷、封入、発送の手間やミスが削減できます。これにより業務効率が改善し、人事部門や経理部門の省力化が可能です。また、給与明細について従業員から問い合わせがあった場合にも迅速に対応できるようになります。

リアルタイムな情報共有

給与明細を紙配付する場合、給与明細が従業員の手元に届くまでにタイムラグが発生します。しかしWeb化すれば従業員は自身のパソコンやスマートフォンからいつでも給与明細を閲覧できるため、リアルタイムで情報を確認できるようになります。

給与明細確認の利便性が向上し、透明性の向上も期待できるでしょう。

紛失リスクの軽減

紙の給与明細には紛失や盗難のリスクが伴います。しかしWeb化された給与明細はサーバーやクラウドサービスに保存されるため、紛失リスクが減少します。

給与明細には給与だけでなく保険料などさまざまな個人情報が含まれているため、適正に取り扱うためにもWeb化が推奨されます。

給与明細のWeb化におけるデメリット

給与明細のWeb化は多くのメリットをもたらしますが、いくつかのデメリットも存在します。これらを把握し、対策を講じることが重要です。

初期投資とランニングコスト

給与明細をWeb化するためには、ソフトウェアの購入費用、システムのカスタマイズなどのコストが発生します。また、システムを継続的に運用するために、メンテナンスやアップグレードなどのランニングコストも発生します。

システム導入の手間と時間

システム導入には、計画、実装、テストといった複数の段階を要し、それぞれの段階で時間と労力が必要です。特に、既存のデータを新システムに移行する作業において、エラーが発生すれば、より多くの時間が必要になる場合があります。日常業務に支障をきたさないよう、十分な準備と計画が求められます。

情報漏えいのリスク

Web化された給与明細は、サイバー攻撃のリスクに晒される可能性があります。不正アクセスにより従業員の個人情報が漏えいする事態は、企業の信用失墜に直結します。そのため、強固なセキュリティ対策と定期的なシステムの監査が不可欠となります。

給与明細をWeb化する手順と注意点

給与明細のWeb化においては、いくつかの注意点もありますので、確認しておきましょう。ここでは給与明細Web化の手順を、注意点と合わせて解説します。

STEP1：従業員からの同意を得る

給与明細のWeb化をする前に、従業員の同意を得ることが必要です。Web化をする目的、利点、およびセキュリティ面での配慮について明確に説明し、同意書を取得しましょう。従業員の理解を得ることが後々のトラブルを避けるために重要です。

なお、スマートフォンやPCに不慣れな従業員がWeb化に同意せず、書面による交付を希望しされた場合には対応する必要があります。そのため、会社全体として給与明細をWeb化しても、紙配付をゼロにすることはできない点に注意が必要です。

STEP2：適切なツールを選ぶ

適切なデジタルツールの選定も、給与明細のWeb電子化には欠かせません。市場には多様な給与計算処理ツールや人事管理システムが存在し、これらは給与明細の生成、保存、配信を効率的に行う機能を備えています。機能とコストの両面から、自社に最適なツールを選択することが重要です。

STEP3：システムを導入する

選定したツールを基に、システムを導入します。導入段階では、専門チームやベンダーと協力して、既存の人事・給与システムとの統合、データの移行、関連するシステム設定などを行う必要があります。

給与は非常に機密性が高い個人情報であるため、不正アクセスやデータ漏えいを防ぐために、セキュアなサービスやシステムを導入して運用しましょう。また、パスワード設定のルールを設けるなど、従業員のセキュリティ意識の向上も不可欠です。

STEP4：給与明細をWeb化して配信・交付する

システムの導入が完了したら、デジタル化された給与明細を生成し、従業員に配付します。配付方法には、Webポータルを通じてアクセスする方法や、PDF形式でのメール送信などがあります。配付をする際には、従業員個々のプライバシー保護と正確な送信先の確認が重要です。また、新システムの使用方法について、従業員に対する十分な説明とサポートを行うことも欠かせません。

また、システムやインターネットのトラブルにより給与明細が定められた日時に配信できない場合に、従業員へその旨を周知できるように備えておきましょう。

給与明細Web化システム「i-Compass」

「i-Compass WEB給与明細」は、給与明細をデジタル化し、管理と配信を効率化するクラウドサービスです。

i-Compassの4つの特長

1. コスト削減：用紙や郵送代の削減により、経済的なメリットを提供します。
2. リスク軽減：誤記入や印刷ミスを防ぎ、リスクを軽減します。
3. 作業負担軽減：印刷や仕分け作業が不要になります。
4. 柔軟な対応：個々のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

i-Compassのコスト削減例

i-Compassを導入することで、従来の紙ベースの配付に比べて、用紙代、郵送費、印刷コストなどの複数のコストを大幅に削減できます。

さらに、給与明細の印刷や配付にかかる人的リソースも削減可能であり、それにより労務コストが減少します。年間で52万円以上のコスト削減を実現した事例もあります。

i-Compass WEB給与明細オプション

i-Compass WEB給与明細は、4種類のオプションを提供しています。これらのオプションを組み合わせることで、管理者やユーザーの利便性をさらに向上させることが可能です。

1. 源泉徴収票：源泉徴収票をPDF形式で確認し、必要に応じて印刷することが可能です。
2. 年末調整：年末調整申告書の入力から回収・訂正依頼までをWeb上で完結できます。これにより、経理・総務担当者の業務負担が大幅に削減されます。
3. 災害時安否確認：大雨や地震などの災害発生時に、Webやメールを通じて従業員の安否を確認できます。
4. eラーニング：教育資材の配信から受講促進、テストの収集までをサポートします。スマートフォンを通じた手軽なアクセスも可能で、社員教育の機会を広げることができます。

「i-Compass」による給与明細のWeb化で業務効率とセキュリティを向上しましょう

給与明細のWeb化には、業務の効率を大幅に向上させるだけでなく、セキュリティ面での強化など、さまざまな効果や利点があります。

「i-Compass」は、現在利用している人事給与システムに連携させ、源泉徴収票や給与・賞与明細書発行の電子化が可能です。システムの大規模改修や入れ替えを伴わず、低いイニシャルコストで配付の電子化を実現できます。

書面配付の用紙代や配送コストを削減し、作成・封入作業の時間やミスも大幅に減らすことができます。

ペーパーレス化や人事・経理業務の効率化を考えているなら、「i-Compass」で給与明細のWeb化をしてみませんか。