給与明細のペーパーレス化とは｜メリットや手順、注意点をご紹介

給与明細は、どれだけ働き、どれだけの給料が振り込まれているかを確認する重要な書面です。記載されている内容は基本給だけでなく手当や保険料などの控除額も表示されていて、さまざまな情報を確認することができます。給与明細をペーパーレス化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
給与明細のペーパーレス化によるメリットとデメリット、ペーパーレス化の手順、注意点をご紹介します。

給与明細のペーパーレス化とは

給与明細のペーパーレス化とは、給与明細の配布方法を電子化してメールやクラウド上での配布にすることです。給与明細をペーパーレス化するとどうなるのか、以下で詳しく解説します。

給与明細の紙配布の問題点

給与明細は所得税法により交付が義務付けられており、給与や控除額について計算した金額を社員に通知するために作られます。

社員が多くなれば給与明細の管理業務は膨大になります。これにより、担当者の工数が圧迫され、本来割くべき他の業務に集中できない懸念がありました。また、膨大な業務の中で紙を用いた業務の遂行は現実的ではありません。そこで注目されているのが、給与明細のペーパーレス化です。

給与明細のペーパーレス化は、2006年の税制改正により認められるようになりました。これを受けて、給与明細の発行をペーパーレス化する会社が増加しています。

ペーパーレス化した給与明細の配布方法

国税庁によると、給与明細の電子交付方法として認められているのは以下の3つです。

1. 従業員のメールアドレスに給与明細をPDFファイルで送付する方法
2. 社内のインターネット等セキュアなクラウド環境を利用して閲覧する方法
3. CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

一般的には、電子メールで送付する方法とクラウド上で交付する方法が多くなっています。

給与明細のペーパーレス化で実現できること

給与明細のペーパーレス化は、従業員がいつでもどこでも給与明細を確認できる、紙の使用量を削減できる、コストを削減できる、業務効率化につながるなどのメリットがあります。また、ペーパーレス化や勤怠管理との連携によって円滑な管理が可能になることも挙げられるでしょう。

では、具体的に給与明細をペーパーレス化することによるメリットやデメリットはどのようなことがあるのでしょうか。次章からは、メリットとデメリットを会社や従業員の立場から解説していきます。

ペーパーレス化が推進されている理由

　ペーパーレス化が急速に推進されている背景には、デジタル技術を活用した業務改革（DX）への要求と、コストや環境面での課題解決が重なっている事情があります　。

主な理由は以下の通りです。

このように、単なる「紙の削減」にとどまらず、企業の競争力強化やリスク管理の基盤として不可欠な取り組みとなっています。

では、具体的に給与明細をペーパーレス化することによるメリットやデメリットはどのようなことがあるのでしょうか。次章からは、メリットとデメリットを会社や従業員の立場から解説していきます。

【会社側】給与明細をペーパーレス化するメリット

会社側のメリットは管理の面でいくつかあります。

コスト削減につながる

大きなメリットの一つは、給与明細のコスト削減です。社員が100名いたら、100枚の給与明細を毎月発行しなければいけませんが、システムを導入することで経費を削減できます。また、業務工数という意味でも、印刷の手間や、従業員への配布手続き工数が削減されます。

管理の簡易化により業務効率が上がる

給与明細をペーパーレス化すると、必要な情報を探し出すのが紙の場合に比べて容易になります。情報処理速度が上がるため、効率化を実現できます。

関連書類の保管が楽になる

給与明細のペーパーレス化により、源泉徴収簿やその他の保管が必要な書類を電子データで保管できます。これにより、紙の場合に気を付けなければならなかった保管場所や管理の手間を削減できるほか、誤廃棄や紛失のリスクを低減し、検索や参照を容易にすることができます。

【受取側】給与明細をペーパーレス化するメリット

給与明細をペーパーレス化するメリットは受取側にも管理の面でいくつかあります。本章では、3つのメリットを受取側の立場でご紹介します。

いつでも明細を確認できる

紙での管理ではなく電子で給与明細を交付した場合、従業員はスマートフォンなどでいつでもどこでも確認ができます。

管理が楽になる

給与明細をペーパーレス化している場合は、いつでも必要なときに過去の明細確認ができ、管理が楽になります。そのため、例えば過去の情報を参照しなければならない確定申告の際に役立ちます。

リスクの軽減

紙の給与明細を自分で管理する場合は紛失してしまうことがあります。個人情報を記載しているので紛失すると悪用される恐れがありますが、データ管理であれば紛失することがないので安心です。

次章では、給与明細をペーパーレス化するデメリットをご紹介します。

【会社側】給与明細をペーパーレス化するデメリット

給与明細のシステム導入を考える場合、これまでと比較した運用のデメリットも把握しておく必要があります。扱うのは従業員の個人情報なので、個人情報保護の面から慎重になると思います。
本章では、会社側の立場から給与明細をペーパーレス化するデメリットをご紹介します。

情報漏えいの危険性

電子上で給与明細を管理するということは、第三者に漏洩してしまう危険性もあるため注意が必要です。そのために定期的なパスワードの変更や対応ソフトウェアの導入など、最新のセキュリティ対策を実施する必要があります。

既存の方法を変える必要があり対応が大変になる

メール、もしくはクラウドで管理するときに、どのようなソフトウェア・サービスを選択するのかで運用方法が変わります。使い方や管理方法が複雑になったり、毎月パスワードの変更が必要になったりする場合もあります。

またPC操作が苦手な社員に対しても確実に利用可能な状態にする必要も出てくるでしょう。

さらに重要なこととして、書面管理からデータ管理へ移行する場合には従業員の許可が必要になります。許可を得られない場合や、今まで同様、書面でもほしいと言われる場合には、印刷した給与明細を用意しなければいけません。そのため、電子上での確認と書面での確認の両方を満たす必要があります。

このように、紙での運用方法からペーパーレス化への切り替わり時期には対応に追われる可能性があることを認識しておきましょう。

【受取側】給与明細をペーパーレス化するデメリット

給与明細をペーパーレス化するデメリットは会社のみならず、受取側にもあります。下記の2点がデメリットとして挙げられます。

申請を行わないと印刷された給与明細が手に入らない

給与明細は紙で管理したいという人は必ずいます。今まで申請しなくても紙で受け取っていたのに、毎回申請する必要が出てくると面倒に感じてしまうでしょう。会社も紙の明細が必要な人を把握して管理することは非常に大変です。

自分の都合で破棄できない

紙の給与明細の場合、個人の意思で破棄することができました。システムやクラウド上で管理するということは、自分の意図でデータの破棄ができません。個人情報の管理がすべて会社任せになってしまいます。

給与明細ペーパーレス化の手順

給与明細のペーパーレス化について、以下の4つの手順を解説します。

1. 電子交付の条件や方法を確認する
2. 従業員の同意を取得する
3. 給与明細を電子配付するためのシステムを導入する
4. 従業員に閲覧方法を説明し配布する

1.電子交付の条件や方法を確認する

給与明細のペーパーレス化を進めるためには、まず電子交付に関する法律や条件を確認する必要があります。国税庁によると、電子交付には以下の3つの方法が認められています。

• 電子メールによる交付
• インターネットを利用した交付
• その他の電子的な方法による交付

これらの方法を検討し、自社の給与計算システムと連携できるかどうかを確認します。連携が難しい場合は、給与計算機能を持つ給与明細電子化システムへの移行も考慮します。

2.従業員の同意を取得する

給与明細の電子交付には、従業員の事前の同意が必要です。以下のような手順で同意を取得しましょう。

1. 電子交付に関する説明
   従業員に対して、電子交付の方法（例：メール、専用システム）、閲覧方法、セキュリティ対策などを説明します。
2. 同意書の取得
   電子交付について承諾する旨、承諾日、従業員の氏名の項目を含む同意書を作成し、従業員から署名（または同意の意思表示）を得ます。同意書は、書面、電子メール、または電子契約システムなどを利用して配布・回収することができます。

なお、令和5年度税制改正により、事前に設定した期限内に従業員から同意の意思表示がない場合は電子交付に同意があったとみなせるようになりました。ただし、期限内に回答がない場合は同意とみなす旨は、事前に従業員に明示しなければなりません。

電子交付を希望しない従業員に対しては、引き続き紙の給与明細を提供する必要があります。また、電子化に同意した従業員から紙で給与明細を交付するよう依頼があった場合、企業は対応しなければなりません。

※参考：1.　基本的な事項｜国税庁

3.給与明細を電子配付するためのシステムを導入する

次に、給与明細を電子配付するためのシステムを導入します。導入時には以下の点を確認しましょう。

• 現在の給与計算システムとの連携が可能か
• セキュリティ対策が十分に施されているか
• 操作が簡単で、従業員が容易に利用できるか

クラウドサービスを活用すれば、給与明細の作成・配布が効率化され、コスト削減にもつながります。

4.従業員に閲覧方法を説明し配布する

最後に、従業員に対して給与明細の閲覧方法を説明し、必要な情報を配布します。具体的には以下の手順を踏みます。

• 説明会を開催し、電子交付のメリットや操作方法を説明する
• 問い合わせ窓口を設置し、従業員からの質問に対応する
• ログイン方法や閲覧手順を記載したガイドを配布する

従業員がスムーズに電子給与明細を利用できるよう、サポート体制を整えることが重要です。
これらの手順を踏めば、給与明細のペーパーレス化をスムーズに進められます。

給与明細をペーパーレス化する際の注意点

給与明細のペーパーレス化では気を付けるべき点があります。以下、注意点について解説します。

ペーパーレス化に同意しない従業員への対応

　すべての従業員がペーパーレス化に賛成するとは限りません。

　原則:　 電子交付を希望しない（同意しない）従業員には、引き続き書面（紙）で交付する義務があります。

　対応策: 　強制的な電子化は違法となる可能性があります。「基本は電子だが、申請があれば紙で出力して手渡す」という運用フローを構築し、例外対応ができる体制を残しておく必要があります。

従業員の事情に配慮しつつ、徐々に電子化のメリットを伝えて移行を促す姿勢が大切です。

セキュリティ対策が必要

給与情報は極めて機密性の高い個人情報です。万が一の情報漏えいは、企業の社会的信用を失墜させます。

　求められるセキュリティ水準　

• 通信の暗号化: SSLやTLS通信による盗聴防止
• アクセス制限: IPアドレス制限や二段階認証の導入
• ログ管理: 「いつ」「誰が」アクセスしたかの履歴保存
• ベンダーの信頼性: データセンターの堅牢性やバックアップ体制

　無料ツールや簡易的なシステムではなく、堅牢なセキュリティ基盤を持つ信頼できるベンダーのシステムを選定することが、リスクヘッジにつながります　。

既存の給与計算システムと相性が良いかを確認する

給与明細を発行する際、従業員それぞれの明細を入力していては骨の折れる作業となってしまいます。そこで、給与明細のペーパーレス化を検討する際は、現在業務で用いている給与計算システムやソフトウェアとの互換性を確認し、業務効率化を進めていきましょう。

給与明細ペーパーレス化の法的要件も必ず確認する

電子交付を行う際は、所得税法に基づいた要件を満たす必要があります。

　これらを満たしていないシステムを使用すると、法的な交付義務を果たしていないとみなされるリスクがあります。　

給与明細の交付期限を守る

　ペーパーレス化したからといって、交付（公開）が遅れて良いわけではありません　。

• 交付時期: 従来の紙配布と同様、給与支払日（またはそれ以前）に閲覧可能にする必要があります。
• システム障害対策: 当日にシステムダウン等で閲覧できない事態を避けるため、前日までにデータアップロードを完了させるなどの運用ルールを定めます。

「いつでも見られる」環境を提供するからこそ、公開日時は厳守しましょう。

給与明細ペーパーレス化のよくある質問

給与明細の電子化を検討・導入する際、人事担当者様から頻繁に寄せられる質問をまとめました。導入前の疑問解消にお役立てください。

Q1. 全員の同意を得る必要がありますか？

　A.はい、電子交付を受ける対象者全員の同意が必要です。　

ただし、全員が一斉に切り替える必要はありません。「同意した人のみ電子化し、未同意者は紙のまま」という併用運用からスタートすることも可能です。

同意取得の漏れがないよう、管理簿を作成してステータスを管理しましょう。

Q2. 途中で紙に戻すことはできますか？

　A.可能です。　

従業員から「やはり紙に戻してほしい」という申し出があった場合、企業はそれに応じる必要があります。

また、育児休業中などで社内イントラネットにアクセスできない期間だけ郵送に戻す、といった柔軟な対応が求められるケースもあります。

Q3. 同意しない社員がいる場合はどうなりますか？

　A.その社員に対しては、従来通り「紙の給与明細」を交付します。　

法的に電子交付を強制することはできません。粘り強くメリット（過去分がいつでも見られる等）を説明して同意を促すか、紙運用のコストとして割り切って並行運用を行うことになります。

Q4. スマートフォンを持っていない社員がいます

　A.共用PCの設置や、ガラケー対応の確認、もしくは紙対応を行います。　

スマートフォンを所有していない、または会社支給のデバイスがない場合、社内に閲覧専用のPCを設置して印刷できるようにするなどの対策が有効です。それも難しい場合は、当該社員のみ紙配布を継続します。

Q5. 過去の給与明細はどうなりますか？

　A.システムの仕様によりますが、導入後のデータは蓄積されます。　

導入以前の過去データについては、CSV等でインポートできるシステムであれば閲覧可能です。インポートできない場合は、導入前の分は紙で保管するよう従業員に周知する必要があります。一般的には「過去3年分」など閲覧可能期間が設定されています。

Q6. 退職者の給与明細はどうなりますか？

　A.退職後の閲覧可否はシステム設定や企業の運用ルールに依存します。　

セキュリティの観点から退職と同時にアカウントを停止するのが一般的ですが、トラブル防止のため「退職後1カ月間は閲覧可能」としたり、「退職前にPDFダウンロードを推奨」したりする運用が望ましいでしょう。

Q7. 導入費用の相場はどのくらいですか？

　A.従業員一人あたり月額30円〜100円程度が一般的です。　

クラウド型の場合、初期費用（数万円〜）に加え、利用人数に応じた従量課金制となるケースが大半です。郵送費や封入作業の人件費と比較すると、コストダウンできる場合がほとんどです。

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給与明細は発行されたものを手渡した場合も、ペーパーレス化してシステムやクラウド上で管理した場合も、メリットとデメリットは必ず存在します。管理する側と、受け取る側の両方を考えて、どのようなシステム導入が良いのかを考えましょう。

大事なのは従業員の大事な情報をどのように扱うかということです。多くの社員にとって便利であり、安心して任せられるような管理体制が会社には求められます。

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