仕様変更・設計変更に柔軟に対応するには？情報共有を円滑にする方法

個別受注生産では、急な仕様変更や設計変更が重なることで思わぬトラブルが発生してしまうことがあります。トラブルは、会社の信用や業績に影響を与える可能性が高いため、正しく対処することが求められます。

そこで、本記事では仕様変更や設計変更で起こるトラブルやその原因、解決策について解説します。

仕様変更や設計変更が多い個別受注生産

注文を受けてから、顧客ごとに仕様を設計し生産していく「個別受注生産」には、在庫リスクを低減しつつ顧客の細やかなニーズまで満たす製品を製造できるというメリットがあります。

一方で、顧客ニーズをできるだけ正確かつ詳細に汲み取る必要があるため、途中で仕様変更や設計変更が入るケースが多く、さまざまな問題につながる可能性があります。そのため、個別受注生産で発生しうる問題を予め想定し、対策を講じることが重要です。

仕様変更や設計変更で起こるトラブル

急な仕様変更や設計変更が発生してしまった場合、大きく２つの問題が発生します。ここでは、それぞれの問題について解説します。

納期に間に合わない

急な仕様変更や設計変更があった場合、納期に間に合わないという問題が発生することがあります。

仕様変更や設計変更に対応するためにはスケジュールや人員・設備等の調整が必要になり、余計な工数がかかってしまうからです。

また、顧客からの変更情報は営業から設計、購買、製造部門のように上流から下流へと流れていきますが、変更のたびにこれらの工程を経ていると、時間のロスや情報共有の漏れ、認識の齟齬が起こる可能性もあります。

上述のような時間的ロスが積み重なっていくことで、結果的に納期に間に合わないといった状況に発展してしまいます。

原価が上がる

問題の２つ目は原価の高騰です。

急な仕様変更や設計変更が頻発してしまった場合、必要な部品・資材の種類や数量などを正確に管理することが困難となります。そのため、不要な部品や資材を発注してしまい、不必要なコストがかかる可能性があります。

これらの納期遅れや原価の高騰といった問題が発生してしまうと、顧客からの信頼を失ってしまうだけでなく、会社の経営にも損害を与えかねません。リスクを解消するためには、仕様変更や設計変更に関する「情報共有」を正確かつスピーディに行う必要がありますが、個別受注生産においての情報共有にはいくつか課題があります。

個別受注生産の情報共有における課題とその要因

ここでは、個別受注生産の情報共有における2つの課題とその要因についてご紹介します。

課題①：そもそも情報が伝わっていない

情報共有における課題の1つには「そもそも情報が伝わっていない」ことが挙げられます。

例えば、営業部門から調達部門には仕様変更に関する情報共有がされていても、設計部門や他の部門には伝えられていないといったケースです。

営業部門から各部門に変更内容がタイムリーに伝わっていない、他の部門が情報共有してくれているという思い込みで伝えていない、単純に伝え忘れなどの理由で情報共有の連携が途切れることがあります。

課題②：情報は伝わっているが、情報が正確ではない

2つ目が仕様変更や設計変更の情報共有をしていく中で起こりうる「情報は伝わっているが、正確ではない」という課題です。

他の部門への情報共有は口頭や簡単なメモでやり取りされることも多く、間違った解釈で情報が伝わってしまうことは多くあります。

また、各部門で別々のExcelやシステムで情報を管理するケースも多く、元となるデータは同一であっても、自部門用にコピーを作成し、必要な情報を書き加えていく工程で内容や目的が本来のものとは異なるものに変化してしまうこともあります。

こうして作成された情報が各部門に点在してしまうことで連携ミスが発生してしまい、納期に間に合わない・原価が上がるといった問題につながります。

解決策：「製番」と「BOM」を軸にした社内共通のデータベース構築

情報の伝達漏れやミスをなくすためには、「製番」と「BOM」を軸にした社内共通のデータベースを構築する必要があります。以下では、データベースを構築する方法についてご紹介します。

上流からの正しいデータ化と一括管理

「製番」と「BOM」を軸にした社内共通のデータベースとは、上流から正しくデータ化し、後工程が必要なデータの肉付けができる仕組みのことです。この仕組みを構築することで、データがリアルタイムで更新され、二度手間や入力ミスをなくすことができます。

各部門が必要な情報をその都度付加できることに加え、誰でもいつでもデータを参照できるようになれば、前章でご紹介したような情報伝達における課題を解消することが可能です。

また、このデータベース構築の際には、個々の要件と製番（受注製番）を紐づけて一括管理することが重要です。製番ごとにBOM情報を登録していくため、川上から川下までデータ活用ができる状態を構築できます。

rBOMでリアルタイムの情報共有を実現

DAIKO XTECHが提供している「rBOM」は、どの部門でも情報をリアルタイムに管理・共有できる統合管理システムです。

設計変更、手配進捗、原価進捗など部門間でリアルタイムな情報共有ができるため、急な仕様変更・設計変更にも対応可能です。

個別受注業務に特化し、国内統合BOM導入実績ナンバーワンを誇る「rBOM」については、
以下リンクでご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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