現在の電子帳簿保存法では、請求書や領収書などに相当する電子データをやりとりした場合、その電子データ（電子取引データ）を同法が定める要件を満たして保存する必要がありますが、宥恕措置として2023年12月末まではプリントアウトした紙での保存が許容されています。その宥恕措置に代わり、令和5年度税制改正大綱で新たに設けられた2024年1月からの猶予措置に該当する事業者の場合は、引き続き緩和された要件でのデータ保存も認められます。
本記事では、2024年からの猶予措置の内容についてご紹介します。
ページコンテンツ
電子帳簿保存制度の概要
電子帳簿等保存制度とは、税法などで保存が必須となっている「帳簿」や「領収書･請求書･決算書などの証憑（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度で、その対象は大きく３つに区分されています。
そして、電子帳簿等保存制度による電子データの保存の要件を法律として定めたものが電子帳簿保存法です。
電子帳簿保存法は1998年7月の施行から、IT技術の進化などを踏まえて改正されてきました。2022年1月以降から適用されている同法の概要は以下の通りです。
電子帳簿等保存（対応任意）
ERPシステムなどで作成した請求書の控えや帳簿は電子データのまま保存ができます（プリントアウトして保存しなくてよい）。
さらに、一定の範囲の帳簿を「優良な電子帳簿」の要件を満たして電子データで保存している場合には、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が５％軽減される措置があります（あらかじめ届出書を提出している必要があります）。
スキャナ保存（対応任意）
取引先から受領した紙の領収書・請求書などは、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。
電子取引データ保存（対応必須）
注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません（内容をプリントアウトした紙による保存は不可）。
このうち、特に多くの企業で課題になっているのは、「３．電子取引データ保存（対応必須）」です。
例えば試験研究の目的で、オンライン書店で購入した書籍に関連した証憑の保存は、その注文内容や請求内容が記載されたメールやPDFファイルをプリントアウトして保存するほうが従来は一般的な対応といえましたが、2022年1月以降は、電子帳簿保存法が定める要件を満たしたデータによる保存がすべての事業者において原則となりました。
電子取引データ保存の要件
電子帳簿保存法が定める、電子取引データ保存の主な要件は以下の通りです。
- 改ざん防止のための措置をとる … 「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」を行うこと（改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて運用する方法でも可）
- 「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにすること
- 電子取引データがいつでも確認できるディスプレイ・プリンタが備え付けられていること
参考：国税庁 電子取引データの保存方法をご確認ください
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf
なお、基準期間（２年(期)前）の売上高が5,000万円以下の事業者や、電子取引データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている事業者においては、上記の要件のうち「⽇付・⾦額・取引先」による検索機能は不要となります。
猶予措置の内容
2024年からの猶予措置は、以下の条件を両方とも満たしている事業者に適用されます。考え方としては2023年に実施された「宥恕措置」の適用をやや厳しくしたような形で定義されています。
猶予措置を受けられる要件（両方とも満たしている必要があります）
- 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
- 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合（宥恕措置では電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じる必要はありませんでしたが、上記⑶の新たな猶予措置では、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに加え、電子取引データについても「ダウンロードの求め」にも応じる必要があります）
猶予措置の内容
- 電子取引データについて改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要とする（単に保存している場合も認められる）
参考：国税庁 電子帳簿保存法の内容が改正されました 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 ～
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf
引き続き電子帳簿保存法への完全対応を図ってコスト削減しよう
以上ご紹介したように2024年にも猶予措置が設定されるものの、例えば「猶予措置を受けられる要件」として「電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合」とされています。
今後、当局は本来の要件への対応を済ませている企業の割合などを勘案しながら、個別に容認しないケースも増えてくる可能性があります。
また、猶予措置の適用を受けようとする場合には、プリントアウトが前提となるため、電子帳簿保存法が本来目的とする、ペーパーレスによる用紙や保管コスト削減、経理などのデジタル化による効率化、意思決定のスピードアップなど、企業経営の高度化を図ることができません。環境負荷軽減についての企業への社会的要請も高まっています。
猶予措置が講じられるとはいえ、できるだけ早く電子帳簿保存法への完全対応を図っていくことが望ましいでしょう。
なお、DAIKO XTECHでは、国税庁公認の機関であるJIIMAによる認証を受けている電子保管サービス「EdiGate DX-Pless」を提供しております。電子取引データの保管を含めた電子帳簿保存法対応に必要な機能を網羅したサービスです。
無料トライアル版で、同法が定める要件である「⽇付・⾦額・取引先」による検索情報とタイムスタンプを付与したPDFデータの保存をお試しいただくこともできます。
電子帳簿保存法への対応が間に合っていない、対応状況が不安であるといったようなお悩みがございましたら、ぜひご相談ください。
