売掛金元帳とは？書き方や活用のポイント、管理のコツを解説

売掛金の管理をするために補助的な役割を果たすのが、売掛金元帳です。

この記事では、書き方や活用のポイント・管理のコツを解説します。

また、具体例を挙げながら実際の売掛金元帳の書き方について解説します。

売掛金元帳とは？

売掛金元帳とは、取引先別に売掛金を管理する補助元帳で、得意先元帳とも呼ばれます。

補助元帳は補助的な役割の帳簿で、勘定項目を取引先別・品目別に分けて記録する台帳です。

本章では、売掛金元帳の記載項目や目的・他の元帳との違いを解説します。

売掛金元帳に記載する項目

売掛金元帳は、発生順に取引内容を記載します。

以下の項目を主に記載します。

• 取引先名
• 取引が発生した日
• 商品名
• 商品単価
• 数量
• 売上金額
• 回収済みの売掛金
• 売掛金の残高

売掛金元帳を作成する目的

売掛金元帳を作成する目的は、売掛金の回収状況を把握するためです。

企業間取引で売掛金は多く用いられていますが、売上発生時と入金の時期にずれが起きるため、管理が複雑になりやすいのが難点です。

入金があったら、該当する取引先やいつの取引分の売上なのかを特定して、管理を行う必要があります。

また、入金日になっても支払いが行われない取引についても把握し、催促を行わなければなりません。

売掛金には時効があり、時効を過ぎると回収できなくなる可能性もあります。

売掛金元帳を作成すれば、取引先ごとに売掛金回収状況の詳細を確認できるため、催促を行うべき取引を迅速に把握可能です。

売掛金元帳と他の元帳の違い

売掛金元帳と混同しやすいものには以下の項目が挙げられます。

• 総勘定元帳
• 補助元帳
• 買掛金元帳

それぞれ違いを解説します。

総勘定元帳

総勘定元帳とは、すべての取引を勘定項目別に記載した帳簿です。

取引が勘定項目ごとに記載されているため、勘定項目それぞれの残高を確認したい際に便利です。

売掛金元帳は売掛金のみをまとめている点、取引先別に作成する点で総勘定元帳と違いがあります。

補助元帳

補助元帳とは、特定の勘定項目について取引先別・品目別に分けて記載する帳簿の総称です。

売掛金元帳・買掛金元帳が主な例です。売掛金元帳は、補助元帳の一種といえます。

買掛金元帳

買掛金元帳は、仕入先別に買掛金を管理するために利用する帳簿で、仕入先元帳とも呼ばれます。

支払うべき買掛金の把握や管理のために活用される、補助的な役割を持つ帳簿です。

売掛金元帳が売上を掛け取引で行った際に用いられるのに対して、買掛金元帳は仕入の際、掛け取引で商品を購入した場合に用いられます。

売掛金元帳の書き方

次に、売掛金元帳の書き方について解説します。

売掛金元帳はExcelなどの表計算ソフトで対応でき、作成は簡単です。

実際の例を挙げながら、ポイントもご紹介します。

売掛金を現金で回収した場合の売掛金元帳の書き方

まず、簡単な例をご紹介します。

売掛金を現金で回収した場合の売掛金元帳の書き方です。

1月6日　AB株式会社へ売上が3,500円発生し、代金を掛けとした

1月30日　AB株式会社より売掛金のうち2,000円分を現金で回収

上記の場合売掛金元帳の記載は、以下の手順で行います。

1. 取引先ごとの売掛金元帳に記入する
2. 取引の日付を記載する
3. 摘要に取引内容を記載する
4. 借方・貸方へそれぞれの取引金額を入力する
   ポイント：売掛金は資産とみなすため、増えた場合は借方、減った場合は貸方
5. 借/貸の欄は売掛金の場合は”借”で良い
6. 売掛金の残高を記載する

同日に何件も売上が立ったり、まとめて入金される可能性もあるため、適用欄には売上の詳細を簡潔に記載するのも良い方法です。

例を挙げると以下の通りです。

• 納品書番号を入れる
• 注文書ごとに記載する
• 回収時に残高が残る場合には、未回収分の請求書番号等も併せて記載する

前月繰越・次月繰越がある場合の売掛金元帳の書き方

次に、前月繰越・次月繰越がある場合の売掛金元帳の書き方をご紹介します。

企業間取引では次月繰越がある場合も多くあるため、締め切り方を理解しましょう。

1月から 100,000円の繰越あり

2月6日　CD株式会社へ30,000円の売上が発生し、代金を掛けとした

2月25日　CD株式会社より当座振込で50,000円の振込あり

2月28日　月末のため売掛金元帳を締め切る

上記の場合売掛金元帳の記載は、以下の手順で行います。

1. 取引先ごとの売掛金元帳に記入する
2. 取引の日付を記載する
3. 摘要に取引内容を記載する
4. 借方へ前月の繰越金額を記載する
5. 借方・貸方へそれぞれの取引金額を入力する
6. 借/貸の欄は売掛金の場合には”借”を入力する
7. 次月繰越を計算して赤字で記載する
   ポイント：締め切る際には、貸方の合計が借方の合計と同額になるように記入する
8. 二重線を引いて帳簿を締め切る
9. 翌月初日の欄に前月繰越分として、売掛金の残高を記載する

返品があった場合の売掛金元帳の書き方

掛けで販売した商品に返品があった場合の売掛金元帳の書き方をご紹介します。

1月から 20,000円の繰越あり

2月6日　EF株式会社へ10,000円の売上が発生し、代金を掛けとした

2月14日　掛けで売った商品のうち5,000円分が返品された

2月25日　EF株式会社より当座振込で20,000円の振込あり

2月28日　月末のため売掛金元帳を締め切る

上記の場合売掛金元帳の記載は、以下の手順で行います。

1. 取引先ごとの売掛金元帳に記入する
2. 取引の日付を記載する
3. 摘要に取引内容を記載する
4. 借方へ前月の繰越金額を記載する
5. 借方・貸方へそれぞれの取引金額を入力する
6. 借/貸の欄は売掛金の場合には”借”を入力する
7. 返品があった場合には、返品を受け付けた金額を貸方へ記載する
   ポイント：返品があったとしても借/貸の欄は”借”で良い
8. 次月繰越を計算して赤字で記載する
   ポイント：締め切る際には、貸方の合計が借方の合計と同額になるように記入する
9. 二重線を引いて帳簿を締め切る
10. 翌月初日の欄に前月繰越分として、売掛金の残高を記載する

売掛金元帳の管理の流れ

売掛金元帳を管理するには以下のような流れで行います。

1. 請求書を発行する
2. 売上情報を売掛金元帳に記入する
3. 入金されたら売掛金元帳に詳細を記入する
4. 未入金が続く場合には取引先へ催促する

通常の請求業務にひと手間加わるものの、売掛金元帳を作成すれば取引先ごとに管理ができるため、入金確認作業の煩雑さをある程度軽減できます。

売掛金元帳を賢く活用すれば経理業務がスムーズに

売掛金元帳は、売掛金を管理するにあたって補助的な役割を果たす帳簿です。

売上時と入金時のタイミングが異なる売掛金取引において、入金があった際にいつ発生した売上分なのかを把握したり、未入金分の売掛金の管理・催促をする目的で活用されます。

売掛金元帳の書き方のポイントをまとめると以下の通りです。

• 取引先別に作成する
• 金額・日付を正確に記入する
• 発生順に記載する
• 摘要には商品名や注文書番号、回収時の情報などわかりやすく記入する
• 月ごとに管理し、締め切ることで現在の回収状況をわかりやすくする

売掛金管理をスマートに管理する方法として、売掛金管理に優れた会計ソフトの導入や見直しが挙げられます。

以下のような特色がある会計ソフトを選択すると売掛金の管理に効果的です。

• 売掛金元帳の機能が備わっている
• 売掛金と入金のマッチング機能がついている
• 入金の遅延を把握し担当者へ知らせる機能がついている
• 入金催促をしても未入金の場合には督促状を作成できる

売掛金管理が複雑で属人化してしまう課題があれば、会計ソフトの導入・見直しを検討しましょう。

また下記より、財務会計システム導入によるDX最新事例をご紹介しているため、ぜひご一読ください。