給与明細は、どれだけ働き、どれだけの給料が振り込まれているかを確認する重要な書面です。記載されている内容は基本給だけでなく手当や保険料などの控除額も表示されていて、さまざまな情報を確認することができます。給与明細をペーパーレス化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
給与明細のペーパーレス化によるメリットとデメリット、ペーパーレス化の手順、注意点をご紹介します。
ページコンテンツ
給与明細のペーパーレス化とは
給与明細のペーパーレス化とは、給与明細の配布方法を電子化してメールやクラウド上での配布にすることです。給与明細をペーパーレス化するとどうなるのか、以下で詳しく解説します。
給与明細の紙配布の問題点
給与明細は所得税法により交付が義務付けられており、給与や控除額について計算した金額を社員に通知するために作られます。
社員が多くなれば給与明細の管理業務は膨大になります。これにより、担当者の工数が圧迫され、本来割くべき他の業務に集中できない懸念がありました。また、膨大な業務の中で紙を用いた業務の遂行は現実的ではありません。そこで注目されているのが、給与明細のペーパーレス化です。
給与明細のペーパーレス化は、2006年の税制改正により認められるようになりました。これを受けて、給与明細の発行をペーパーレス化する会社が増加しています。
ペーパーレス化した給与明細の配布方法
国税庁によると、給与明細の電子交付方法として認められているのは以下の３つです。
- 従業員のメールアドレスに給与明細をPDFファイルで送付する方法
- 社内のインターネット等セキュアなクラウド環境を利用して閲覧する方法
- CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法
一般的には、電子メールで送付する方法とクラウド上で交付する方法が多くなっています。
給与明細のペーパーレス化で実現できること
給与明細のペーパーレス化は、従業員がいつでもどこでも給与明細を確認できる、紙の使用量を削減できる、コストを削減できる、業務効率化につながるなどのメリットがあります。また、ペーパーレス化や勤怠管理との連携によって円滑な管理が可能になることも挙げられるでしょう。
では、具体的に給与明細をペーパーレス化することによるメリットやデメリットはどのようなことがあるのでしょうか。次章からは、メリットとデメリットを会社や従業員の立場から解説していきます。
【会社側】給与明細をペーパーレス化するメリット
会社側のメリットは管理の面でいくつかあります。
コスト削減につながる
大きなメリットの一つは、給与明細のコスト削減です。社員が100名いたら、100枚の給与明細を毎月発行しなければいけませんが、システムを導入することで経費を削減できます。また、業務工数という意味でも、印刷の手間や、従業員への配布手続き工数が削減されます。
管理の簡易化により業務効率が上がる
給与明細をペーパーレス化すると、必要な情報を探し出すのが紙の場合に比べて容易になります。情報処理速度が上がるため、効率化を実現できます。
システムで管理すると税率が変動した場合も自動で反映されるため、手動計算での打ち間違いや数式ミスが減り、数字を打ち込むだけで簡単に給与計算ができます。
関連書類の保管が楽になる
給与明細のペーパーレス化により、源泉徴収簿やその他の保管が必要な書類を電子データで保管できます。これにより、紙の場合に気を付けなければならなかった保管場所や管理の手間を削減できるほか、誤廃棄や紛失のリスクを低減し、検索や参照を容易にすることができます。
【受取側】給与明細をペーパーレス化するメリット
給与明細をペーパーレス化するメリットは受取側にも管理の面でいくつかあります。本章では、3つのメリットを受取側の立場でご紹介します。
いつでも明細を確認できる
紙での管理ではなく電子で給与明細を交付した場合、従業員はスマートフォンなどでいつでもどこでも確認ができます。
管理が楽になる
給与明細をペーパーレス化している場合は、いつでも必要なときに過去の明細確認ができ、管理が楽になります。そのため、例えば過去の情報を参照しなければならない確定申告の際に役立ちます。
リスクの軽減
紙の給与明細を自分で管理する場合は紛失してしまうことがあります。個人情報を記載しているので紛失すると悪用される恐れがありますが、データ管理であれば紛失することがないので安心です。
次章では、給与明細をペーパーレス化するデメリットをご紹介します。
【会社側】給与明細をペーパーレス化するデメリット
給与明細のシステム導入を考える場合、これまでと比較した運用のデメリットも把握しておく必要があります。扱うのは従業員の個人情報なので、個人情報保護の面から慎重になると思います。
本章では、会社側の立場から給与明細をペーパーレス化するデメリットをご紹介します。
情報漏えいの危険性
電子上で給与明細を管理するということは、第三者に漏洩してしまう危険性も考えられます。そのために定期的なパスワードの変更や対応ソフトウェアの導入など、最新のセキュリティ対策を実施する必要があります。
既存の方法を変える必要があり対応が大変になる
メール、もしくはクラウドで管理するときに、どのようなソフト・サービスを選択するのかで運用方法が変わります。使い方や管理方法が複雑になったり、毎月パスワードの変更が必要になったりする場合もあります。
またPC操作が苦手な社員に対しても確実に利用可能な状態にする必要も出てくるでしょう。
さらに重要なこととして、書面管理からデータ管理へ移行する場合には従業員の許可が必要になります。許可を得られない場合や、今まで同様、書面でも欲しいと言われる場合には、印刷した給与明細を用意しなければいけません。そのため、電子上での確認と書面での確認の両方を満たす必要があります。
このように、紙での運用方法からペーパーレス化への切り替わり時期には対応に追われる可能性があることを認識しておきましょう。
【受取側】給与明細をペーパーレス化するデメリット
給与明細をペーパーレス化するデメリットは会社のみならず、受取側にもあります。下記の2点がデメリットとして挙げられます。
申請を行わないと印刷された給与明細が手に入らない
給与明細は紙で管理したいという人は必ずいます。今まで申請しなくても紙で受け取っていたのに、毎回申請する必要が出てくると面倒に感じてしまうでしょう。会社も紙の明細が必要な人を把握して管理することは非常に大変です。
自分の都合で破棄できない
紙の給与明細の場合、個人の意思で破棄することができました。システムやクラウド上で管理するということは、自分の意図でデータの破棄ができません。個人情報の管理がすべて会社任せになってしまいます。
給与明細をペーパーレス化する際の注意点
給与明細のペーパーレス化では気を付けるべき点があります。以下、注意点について解説します。
既存の給与計算システムと相性がよいかを確認する
給与明細を発行する際、従業員それぞれの明細を入力していては骨の折れる作業となってしまいます。そこで、給与明細のペーパーレス化を検討する際は、現在業務で用いている給与計算システムやソフトウェアとの互換性を確認し、業務効率化を進めていきましょう。
給与明細ペーパーレス化の手順
給与明細のペーパーレス化について、以下の4つの手順を解説します。
- 電子交付の条件や方法を確認する
- 従業員の同意を取得する
- 給与明細を電子配付するためのシステムを導入する
- 従業員に閲覧方法を説明し配布する
1.電子交付の条件や方法を確認する
給与明細のペーパーレス化を進めるためには、まず電子交付に関する法律や条件を確認する必要があります。国税庁によると、電子交付には以下の3つの方法が認められています。
- 電子メールによる交付
- インターネットを利用した交付
- その他の電子的な方法による交付
これらの方法を検討し、自社の給与計算システムと連携できるかどうかを確認します。連携が難しい場合は、給与計算機能を持つ給与明細電子化システムへの移行も考慮します。
2.従業員の同意を取得する
給与明細の電子交付には、従業員の事前の同意が必要です。以下のような手順で同意を取得しましょう。
- 電子交付に関する説明
従業員に対して、電子交付の方法（例：メール、専用システム）、閲覧方法、セキュリティ対策などを説明します。 - 同意書の取得
電子交付について承諾する旨、承諾日、従業員の氏名の項目を含む同意書を作成し、従業員から署名（または同意の意思表示）を得ます。同意書は、書面、電子メール、または電子契約システムなどを利用して配布・回収することができます。
なお、令和5年度税制改正により、事前に設定した期限内に従業員から同意の意思表示がない場合は電子交付に同意があったとみなせるようになりました。ただし、期限内に回答がない場合は同意とみなす旨は、事前に従業員に明示しなければなりません。
電子交付を希望しない従業員に対しては、引き続き紙の給与明細を提供する必要があります。また、電子化に同意した従業員から紙で給与明細を交付するよう依頼があった場合、企業は対応しなければなりません。
※参考：1. 基本的な事項｜国税庁
3.給与明細を電子配付するためのシステムを導入する
次に、給与明細を電子配付するためのシステムを導入します。導入時には以下の点を確認しましょう。
- 現在の給与計算システムとの連携が可能か
- セキュリティ対策が十分に施されているか
- 操作が簡単で、従業員が容易に利用できるか
クラウドサービスを活用すれば、給与明細の作成・配布が効率化され、コスト削減にもつながります。
4.従業員に閲覧方法を説明し配布する
最後に、従業員に対して給与明細の閲覧方法を説明し、必要な情報を配布します。具体的には以下の手順を踏みます。
- 説明会を開催し、電子交付のメリットや操作方法を説明する
- 問い合わせ窓口を設置し、従業員からの質問に対応する
- ログイン方法や閲覧手順を記載したガイドを配布する
従業員がスムーズに電子給与明細を利用できるよう、サポート体制を整えることが重要です。
これらの手順を踏めば、給与明細のペーパーレス化をスムーズに進められます。
給与明細のペーパーレス化なら「i-Compass」がおすすめ
給与明細は発行されたものを手渡した場合も、ペーパーレス化してシステムやクラウド上で管理した場合も、メリットとデメリットは必ず存在します。管理する側と、受け取る側の両方を考えて、どのようなシステム導入が良いのかを考えましょう。
大事なのは従業員の大事な情報をどのように扱うかということです。多くの社員にとって便利であり、安心して任せられるような管理体制が会社には求められます。
給与明細のペーパーレス化を検討している場合、i-Compassがおすすめです。給与明細や年末調整申告書をWEBで保管し、給与明細の手配や回収にかかる手間・コストを削減できます。以下では、i-Compassの機能や特長をご説明しています。人事・給与関連の業務改善にご関心のある方は、ぜひ一度ご覧ください。
