製造現場のプロジェクト管理においては、情報共有のスムーズさやタスクの進行管理の見える化が重要です。そこで注目されているのがクラウド型の工程管理システムです。この記事では、工程管理の基礎から、クラウド型工程管理のメリット・デメリット、さらにシステムの選び方についてわかりやすく解説します。
工程管理の基本
工程管理の基礎や重要性、主な工程管理の手法をご紹介します。ぜひ自社の抱えている問題と照らし合わせながら、読み進めてみてください。
工程管理とは？
工程管理は、製造の各段階での進捗を把握し、納期を守りながら効率的に作業を進めるための管理手法です。材料の仕入れから最終検査までの全工程を対象に、タスクの調整や計画を行います。
製品の質を保ちつつ生産性を向上させることで、管理にかかるコスト削減にも寄与します。多くの場合、Excelや専用の管理システムを活用してスケジュールを明確にし、情報をリアルタイムで共有する手法を用います。
工程管理の目的と重要性
プロジェクトの効率のよい推進と、正確な進捗状況の把握のために、生産現場において工程管理は欠かせません。
工程管理が不十分な場合、どの作業にどれだけのリソースを割り当てるべきかも不明確です。そのため、結果として少人数で足りる作業に余計な人員を割り当てたり、必要以上の材料を発注してコストオーバーになったりして、効率が悪くなる可能性があります。
さらに、生産スケジュールは機械の故障や人員不足などの予期せぬ事態に左右されることも多く、臨機応変に対応するためにも常に更新する必要があります。
生産現場の無駄をなくし、効率を高めるためにも、適切な工程管理は重要な役割を持ちます。
工程管理の方法
工程管理の方法としては、以下の2つが挙げられます。
- Excelやスプレッドシートを利用する方法
- 工程管理システムを利用する方法
一つずつ解説します。
Excelやスプレッドシートを利用する方法
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトウェアを用いた工程管理には、以下のようなメリット・デメリットが見られます。
- 豊富な関数やマクロ機能により入力時間を短縮できる
- クラウドを活用すると自動でデータを保存できる
- 入力ミスなどの人的ミスが起こしやすい
- ファイル内の情報量が増えると開く際に時間がかかる
工程管理システムを利用する方法
一方、専用のシステムを活用した工程管理の特長として、以下が挙げられます。
- スケジュールやタスク、進捗情報を正確に把握できる
- アラート機能を用いて作業漏れや納品遅れを防止できる
- リアルタイムに情報共有ができる
- 情報セキュリティを強化できる
管理する製造工程の規模によっては、従来のExcelやスプレッドシートを利用する方法には限界があるため、工程管理システムの導入がおすすめです。
従来の工程管理の課題
従来のExcelやスプレッドシートを利用する方法には、主に情報共有や工程確認に関しての問題点が挙げられます。
社内・外部との情報共有
社内の部門間やお客さまとの間でも情報共有が必要である場合、Excelやスプレッドシートでの管理では情報を把握して整理する際に時間を要します。さらに情報を整理し、報告用の資料作成もしなければなりません。
その結果として情報の共有が遅れて、生産性が低下する可能性があります。
リアルタイムの工程確認
Excelやスプレッドシートでの工程管理は、情報更新の遅れによりリアルタイムに情報を共有することが難しい場合があります。Excelは人による手入力となるため、常時更新し続けるのは困難です。しかし、情報更新にタイムラグが生じると、現場の作業指示が適切に行えず、生産性の低下やミスの原因になり得ます。
クラウドを活用した工程管理
クラウド型工程管理システムは、情報の透明性を高め、プロジェクトの管理をよりスムーズに行うためのツールです。ここでは、工程管理システムの種類やメリット、デメリットを紹介します。
工程管理システムの種類
工程管理システムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種があります。それぞれの特長を説明します。
オンプレミス型工程管理システム
オンプレミス型の工程管理システムは、一部インターネット経由でアクセスしてもらう可能性もありますが、主に企業が自社の施設内にサーバを設置し、自ら管理・運用するシステムです。
さらに、高いカスタマイズ性もオンプレミス型工程管理システムの特長として挙げられます。企業独自のニーズや特定の工程に合わせて、システムを細かく調整できるため、業務の効率化を進めることが可能です。
一方で、導入の際の初期投資が大きくなるデメリットもあります。自社でサーバや関連機器を購入し、運用・保守のための人員の確保が必要なためです。また、システムのアップデートやメンテナンスにも専用の技術が必要となり、ITスキルを持った社員が求められます。
クラウド型工程管理システム
クラウド型工程管理システムは、外部のクラウドサーバを活用して運用します。以前は紙やExcelの表計算ソフトに頼っていた工程管理を、オンライン上で一元的に行うことが可能です。
クラウド型工程管理システムを利用すると、社内だけでなく取引先とも迅速に情報を共有できます。また、クラウドサーバ上で情報がリアルタイムに更新されるため、どこにいても最新の情報を確認できます。
クラウド型工程管理のメリット
クラウド型工程管理システムを利用すると、リアルタイムに工程の進捗を確認ができる他、コストや納期の遅延、従業員の負担を減らせるメリットがあります。
リアルタイムに工程の進捗状況を確認ができる
クラウド型工程管理システムを導入すると、情報をリアルタイムで共有できます。スマートフォンやタブレットの使用により、現場で得た情報をその場で確認したうえで、データの更新が可能です。
情報の入力も簡単で、システムを直接操作してデータ入力できるため、毎回Excelのデータをアップロードする手間も省けます。また、見積りから実行予算の作成に至るまで、全データを一元管理できるため、プロジェクトの進捗管理がスムーズに行えます。
コスト削減につながる
クラウド型工程管理システムはオンプレミス型と比較して初期投資を抑えられるのも、利点の一つです。また、メンテナンスの手間も省けます。
クラウド型工程管理システムは、利用する期間や量、アクセスユーザー数に応じて月単位や年単位で費用を支払うのが一般的です。
納期遅れを減らせる
工程管理システムの利用により、計画の策定や進捗状況のチェックを効率的に行えます。業務スピードと品質の双方が向上し、納期が厳しい案件への対応も可能です。
従業員の経験や勘に頼るのではなく、工程管理システムを使用して作業員や機械の稼働状況を正確に把握でき、より精度の高い納期を提示できます。
万が一納期に遅れが出る場合にも、客観的な遅延理由や対策を伝えられる利点もあります。
従業員の負担が軽減できる
クラウド型工程管理システムでは、作業担当者が進捗状況や必要な報告事項を直接システムに入力するため、管理者が個別に情報を集める手間が省けます。
さらに、工程管理システムを確認するだけで作業の進捗具合の把握が可能で、進捗を報告し合うためのミーティングの時間も短縮が可能です。また、日々の報告のためにオフィスに戻るといった移動も不要なため、従業員の負担を減らせます。
クラウド型工程管理のデメリット
初期投資費用を抑えられる反面、ランニングコストがかかります。必要な機能やサポート範囲を明確にするとコストパフォーマンスの良いシステムを選べます。
また、システム自体が使いにくかったり、余計な機能が多すぎたりなどして、導入がうまくいかない可能性もあります。全面的に導入するのではなく、段階的に拡張していくのが良いでしょう。
クラウド型工程管理システムの選び方
クラウド型の工程管理システムを導入する際に重視すべきポイントは以下の4点です。
- 機能性はどうか
- 自社に合っているか
- サポート体制はあるか
- セキュリティ面はどうか
一つずつ説明します。
機能性はどうか
クラウド型工程管理システムを導入する際には、進捗管理、品質管理など、現場のニーズに対応した機能が実装されているかどうかの確認が必要です。
また、事業の成長や変化に合わせて将来的に必要な機能をスムーズに拡張できるかどうかも、システム選定の際に考慮する必要があります。
自社に合ってるか
デモンストレーションやシミュレーションを活用し、自社に最適なシステムかどうかをしっかりと見極めましょう。実際の業務に問題なく適用できるか、必要のない機能や足りない機能がないかどうかを検証すると、実際に運用を始めた後の予期せぬトラブルを回避できます。
サポート体制はあるか
クラウド型の工程管理システムを導入し、実際に運用を開始した際には、思わぬ疑問や問題が発生する可能性があります。その際に、迅速かつ適切な対応が受けられるよう、サポート体制が万全であるかどうかを導入前に確認しておくことをおすすめします。
サポートの質や対応時間、連絡手段など、具体的なサービス内容を把握しておくことで、安心してシステムを利用できます。
セキュリティ面はどうか
近年、多くのクラウド型工程管理システムにおいてセキュリティの質が担保されていますが、自社にとって十分かどうかは事前に確認と検討が必要です。
例えば、ログイン時にパスワード以外の認証情報も求められる多要素認証の機能や、パスワードが変更された際に通知が届く機能の有無を確認しましょう。
クラウド型工程管理の導入ステップ
クラウド型工程管理システムを導入する際の3ステップを解説します。適切なステップを踏むことで、スムーズにシステムを導入できます。
導入の目的を明確にする
システム導入の前には、まず課題と目的の明確化が大切です。曖昧なまま導入の検討を進めてしまうと、自社に最適なシステムの選択が困難になり、導入後の成果も感じにくいです。
導入前には自社の現在の工程管理を分析し、どのようなシステムであれば課題を解決できるのかを検討しましょう。
システムを比較・検討する
数多くのシステムが存在する中で、自社に最適なものはどれかを比較し、慎重に検討する必要があります。
例えば、進捗を細かく追跡したい場合は、進捗管理機能に優れたシステムを、プロジェクト全体を把握するのが重要であれば、その機能を提供するシステムを選ぶことが、システム導入を成功に導く鍵です。
システムを比較・検討する
デモンストレーションやシミュレーションを通じ、システムに足りない部分や不適切な点を発見したら、改善するための措置を取ります。システム提供企業と連携を取りながら、システムを自社のニーズに合わせて調整していくことが大切です。
ただし、パッケージとして提供されているシステムの場合、カスタマイズが難しい場合もあるので、事前に確認しておくことも重要です。
クラウド型工程管理で業務効率をUPさせよう！
この記事では、工程管理の基礎からクラウド型工程管理システムがもたらすメリット・デメリットについてご紹介しました。情報の一元管理やリアルタイムでの進捗確認が可能となり、初期導入費用も抑えられるクラウド型工程管理システムは、作業の効率化を促進するための強力なツールです。
適切なシステムを選び、運用することで、今ある課題を克服し、業務の質とスピードを同時に向上させることができるでしょう。
工程管理のクラウド化以外にも、製造業ではさまざまなITソリューションが生み出されています。アナログな生産管理から脱却して、情報共有の円滑化と業務効率化を目指しましょう。
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