図面管理の方法と効率化のポイント｜製造業のデジタル変革を加速させる図面管理術

近年、製造業を取り巻く環境は急速に変化し、競争力強化のためにデジタル化やプロセス改善が不可欠となっています。

その中でも図面管理は、設計から製造、保守に至るまでの一連の業務プロセスの基盤となる重要な要素です。

適切な図面管理は、業務効率の向上やミスの防止、コスト削減、セキュリティの確保に大きく影響します。

しかし多くの製造業では、従来のアナログな管理方法に固執し、膨大な時間とコストを費やしているのが現状です。

そこで本記事では、図面管理の基本から効率化のポイント、そして製造業のデジタル変革を加速させるICT活用まで徹底解説します。

図面管理の方法を模索している方は、ぜひ参考にしてください。

図面管理とは？

図面管理とは、製品の設計、製造、保守に関わる図面や関連ドキュメントを、体系的に整理・保管し、必要な時に必要な担当者が正確かつ迅速に利用できる状態を維持するための一連のプロセスです。

単に図面をファイルとして保存するだけでなく、最新版の維持、版数管理（バージョン管理）、アクセス権の設定、検索性の確保、情報共有の円滑化、そしてセキュリティの担保までを含む、広範な活動を示します。

製造業における図面は、製品の仕様、寸法、材質、加工方法など、モノづくりに必要なあらゆる情報が集約された、いわば「製品の設計思想そのもの」であり、最も重要な技術情報の一つです。

この重要な情報を適切に管理することは、単なる事務作業ではなく、企業の競争力や信頼性を左右する経営戦略上欠かせない取り組みです。

効果的な図面管理体制を構築することは、設計部門だけでなく、製造、購買、品質保証、営業、保守サービスといった関連部署全体の業務効率と生産性向上に直結します。

図面管理における企業が抱える課題

多くの製造業の現場では、図面管理に関してさまざまな課題を抱えています。

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、企業の競争力にも影響を及ぼしかねません。

ここでは、代表的な図面管理における企業が抱える課題をいくつか掘り下げて見ていきましょう。

同じ図面を再度製図してしまう

過去に作成したはずの図面が見つけられず、類似製品のために同じような図面を一から作成してしまった経験はありませんか？

これは、図面の検索性が低い、あるいは過去の資産が有効活用されていない場合に起こりがちです。

結果として、設計工数の浪費、リードタイムの長期化、さらには設計者による微妙な差異が生じ、部品の共通化が進まないといった問題を引き起こします。

どれが最新の図面なのか判別できない

図面の改訂が繰り返される中で、どれが最新版なのかわからなくなる問題は深刻です。

古いバージョンの図面に基づいて部品を手配したり、生産を進めたりしてしまうと、手戻りや不良品の発生に直結します。

特に、紙ベースでの管理やファイルサーバーでの単純な管理では、版管理のルールが徹底されにくく、最新版の特定が困難になりがちです。

関係者間で最新版の認識が異なると、大きな混乱と損害を生む可能性があります。

必要な図面を探すのに時間がかかる

製品の種類や数が増えるにつれて、管理する図面の量は膨大になります。

「あの部品の図面はどこにあるか」「関連する組立図はどれか」といった検索に多くの時間を費やしている現場は少なくありません。

紙の図面棚を探し回ったり、ファイルサーバーのフォルダを一つひとつ確認したりする作業は非効率的です。

必要な情報に迅速にアクセスできないことは、設計変更への対応遅れや問い合わせ対応の遅延など、業務全体のスピード感を損なう原因になります。

図面の情報共有がスムーズにできない

設計部門が作成した図面を、製造、品質管理、購買、保守といった関連部門へスムーズに共有できないことも大きな課題です。

紙の図面をコピーして配布したり、メールで個別に送信したりする方法では、手間がかかる上に、情報伝達の漏れや遅れが発生しやすくなります。

また、出張先や別拠点から必要な図面にアクセスできないといった制約も業務のボトルネックとなり得ます。

部門間の情報連携が滞ると、認識の違いが生じ、生産計画の遅延や品質問題につながりかねません。

保管場所の確保が難しい

特に紙ベースで図面を管理している場合、物理的な保管スペースの確保が問題です。事業規模の拡大や製品数の増加に伴い、図面キャビネットや倉庫スペースは増え続け、オフィスのスペースを圧迫します。

また、保管環境によっては、図面の劣化（日焼け、湿気による損傷など）も懸念される事象です。

限られたスペースを有効活用するためにも、物理的な保管場所を必要とする管理方法からの脱却が求められます。

盗難や改ざんのリスクがある

図面は企業の重要な知的財産です。

紙の図面や、セキュリティ対策が不十分なファイルサーバーでの管理は、不正な持ち出し（盗難）や意図的な、あるいは偶発的な改ざんのリスクに常にさらされています。

特に、機密性の高い図面が外部に流出すれば、企業の競争力を著しく損なう事態になりかねません。

アクセス権限の管理や持ち出しの監視が不十分な場合、内部からの情報漏えいリスクも無視できない課題です。

過去の図面を紛失・誤削除してしまう

紙の図面は、経年劣化や災害（火災、水害など）によって消失する可能性があります。

また、ファイルサーバー上の電子データであっても、誤操作による削除やハードウェアの故障によって失われるリスクがあります。

過去の製品のメンテナンスや類似製品の設計に必要な図面が失われることは、事業継続性の観点からも大きな問題です。

図面管理の目的

適切な図面管理体制を構築することは、単に図面を整理整頓するだけでなく、企業の経営基盤を強化する上でさまざまな目的があります。

ここでは、図面管理が目指すべき主要な目的について解説します。

業務効率化

図面管理の最も重要な目的の一つは、業務効率の向上です。

必要な図面を迅速かつ正確に検索・参照できる環境を整備することで、設計時間の短縮、問い合わせ対応の迅速化、部門間の情報共有の円滑化が実現します。

設計者は本来注力すべき創造的な業務に時間を割くことができ、製造部門は最新の正しい情報に基づいてスムーズに生産を進めることが可能です。

その結果は、製品開発から生産までのリードタイム短縮につながります。

品質管理

製品の品質を維持・向上させるためには、常に最新かつ正確な図面に基づいて作業を行うことが不可欠です。

図面管理システムによる厳格な版管理により、旧版図面の誤使用を防ぐだけでなく、設計変更情報を確実にすべての部門へ伝達することが可能になります

そうすることで設計意図が正確に製造現場に伝わり、手戻りや不良品の発生を抑制できます。

また、過去の図面や変更履歴を参照することで、品質問題発生時の原因究明や再発防止策の検討にも効果的です。

コスト削減

図面管理の適正化は、さまざまな側面からコスト削減に貢献します。

例えば、図面を探す時間、再製図する工数、古い図面による手戻りや不良品の廃棄といった無駄なコストを削減できます。

紙ベースの管理であれば、印刷代、保管スペースの賃料、ファイルやキャビネットなどの備品コストも削減可能です。

さらに、部品の標準化・共通化を促進し、購買コストや在庫管理コストの削減にもつながります。

セキュリティ確保

図面は企業の技術情報やノウハウが詰まった機密性の高い資産です。

適切な図面管理システムを導入し、アクセス権限の厳格な管理、操作ログの監視、不正持ち出しの防止策などを講じることで、情報漏えいや改ざんのリスクを大幅に低減できます。

これにより、企業の競争優位性を守り、取引先からの信頼を維持することが可能です。

特に、サプライチェーン全体での情報共有が必要な現代においては、セキュリティ対策の重要性はますます高まっています。

法令遵守

製造業においては、製品の安全性や品質に関わるさまざまな法令や規制、業界標準が存在します。

これらの要求事項を満たすためには、設計・製造プロセスの証跡として、図面や関連文書を適切に管理し、必要な期間保管することが求められる場合があります。

例えば、PL法（製造物責任法）への対応やISOなどの品質マネジメントシステム認証の維持においても、トレーサビリティが確保された図面管理体制は不可欠です。

適切な管理は、コンプライアンスリスクの低減につながります。

各図面管理の方法とメリット・デメリット

図面管理の方法は、大きく分けて「紙ベース」「自社開発システム」「専用システム導入」の3つがあります。

それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社の状況に合った方法を選択、あるいは移行を検討することが重要です。

紙ベースでの管理

紙ベースでの管理は、最も古くから行われている方法です。

導入コストが低く、誰でも扱える手軽さがメリットと言えます。

しかし、図面枚数が増えるにつれて、検索性の低下、保管スペースの圧迫、情報共有の非効率さといった点がデメリットです。

特に、版管理の徹底が難しく、最新情報の共有漏れは品質問題に直結するリスクがあります。

セキュリティ面や災害時のバックアップ体制にも課題があり、現代のビジネススピードに対応するには限界があると言わざるを得ない方法です。

自社システムで独自に管理

ファイルサーバーやデータベースを活用し、自社で独自の図面管理システムを構築・運用する方法です。

最大のメリットは、自社の特殊な業務フローや独自の管理ルールに合わせて、システムを最適化できる点にあります。

しかし、その開発には相応のコスト、時間、そして高度なITスキルが求められます。

また、完成後のシステムの維持管理、法改正やOSアップデートへの対応、機能改善にも継続的なリソース投入が必要です。

さらに、開発担当者の異動や退職によってシステムがブラックボックス化し、改修が困難になる「属人化」のリスクも常に伴うため注意が必要です。

専用の図面管理システムを導入

市場で提供されている図面管理専用のソフトウェアパッケージやクラウドサービスを導入する方法です。

図面管理に必要な機能（高度な検索、厳密な版管理、ワークフロー、セキュリティなど）が網羅されており、比較的短期間で高度な管理体制が構築可能です。

また、システム保守や機能アップデートは基本的にベンダーが行うため、自社での維持管理負担を軽減できます。

導入にはコストがかかり、操作に慣れるための教育も必要ですが、多くの場合、導入による業務効率化やリスク低減効果により、これらのコストを上回ります。

特に、昨今のDX推進の流れの中で、多くの企業がこの方法を選択する傾向にあるおすすめの方法です。

図面管理システムに備わっている機能例

専用の図面管理システムには、紙ベースや自社開発システムでは実現が難しい、業務効率化や管理レベル向上に貢献するさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、図面管理システムに備わっている代表的な機能とそのメリットをご紹介します。

これらの機能は、システムによって搭載状況や詳細な仕様が異なります。

自社の課題解決や業務効率化にどの機能が重要かを検討し、システム選定を行いましょう。

自社に最適な図面管理システムの選び方

図面管理システムの導入効果を最大化するためには、自社の状況や目的に合ったシステムを選ぶことが極めて重要です。

ここでは、図面管理システムの選定における重要なポイントを解説します。

ニーズを明確にする

まず、なぜ図面管理システムを導入したいのか、現状の課題は何か、そしてシステム導入によって何を実現したいのか（目的）を明確にすることが最も重要です。

• 「図面検索に時間がかかりすぎている」
• 「版管理が徹底できず、手戻りが多い」
• 「設計変更情報の共有が遅れがち」
• 「セキュリティを強化したい」
• 「ペーパーレス化を進めたい」

といった具体的な課題や要望を洗い出し、優先順位をつけましょう。

このニーズ定義が曖昧なままシステム選定を進めると、導入後に「使わない機能が多い」「本当に欲しかった機能がない」といったミスマッチが生じる可能性があります。

関係部署へのヒアリングを行い、現場の声を集めることも有効です。

オンプレミスかクラウドか選択する

システムの提供形態として、自社サーバーにシステムを構築する「オンプレミス型」と、インターネット経由でサービスを利用する「クラウド型」があります。

それぞれの特性を理解し、自社のIT方針や運用体制に合った形態を選択しましょう。

近年は、導入のしやすさや運用の手軽さからクラウド型を選択する企業が増加傾向にありますが、機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ要件や既存システムとの連携などを考慮し、慎重に比較検討することが重要です。

自社に必要な機能があるか確認する

先に明確にした自社のニーズ（課題と目的）に基づいて、システムに搭載されている機能が要件を満たしているかを確認します。

以下のような項目について確認しましょう。

• 版管理機能（版改訂の履歴、最新版の自動識別、旧版参照）は十分か
• 検索機能（キーワード検索、属性検索、全文検索など）は使いやすいか
• アクセス権限設定は、自社の組織や役割に合わせて柔軟に設定できるか
• 電子承認ワークフローは、自社の承認プロセスに合わせて構築できるか
• 管理したいファイル形式（CADの種類、Office文書、PDFなど）に対応しているか
• 関連文書（仕様書、BOMなど）との紐付けは容易か
• 既存のCADソフトウェアや他の基幹システムとの連携は可能か

多機能なシステムほど高価になる傾向があります。

自社にとって本当に必要な機能を見極め、過不足のないシステムを選ぶことがコストパフォーマンスの観点からも重要です。

デモンストレーションやトライアル利用を通じて、実際の機能を確認することをおすすめします。

操作性を確認する

システムは導入して終わりではなく、現場の担当者が日々利用するものです。

直感的でわかりやすいインターフェースか、操作にストレスがないかを確認することは、導入後の定着と活用において非常に重要です。

以下の点を参考に操作性を確認してみましょう。

• デモンストレーションで実際の操作画面を見せてもらう
• 可能であれば、トライアル環境で実際に操作して見る
• 検索、登録、版管理、承認などの主要な操作がスムーズに行えるか確認する
• マニュアルやヘルプ機能が充実しているか確認する

どのような高機能なシステムでも、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。

特に、ITツールに不慣れな従業員がいる場合も考慮し、誰でも比較的容易に扱えるシステムを選ぶことが、導入効果を最大化するためのポイントです。

セキュリティを確認する

図面は企業の機密情報であるため、システムのセキュリティ対策が十分であるかを確認することは必須です。

セキュリティでは、以下の点について確認しましょう。

• アクセス権限設定の細かさ（ユーザー/グループ単位、フォルダ/ファイル単位、操作（参照/編集/削除/印刷など）単位）
• 不正アクセス対策（IPアドレス制限、二要素認証など）
• 通信やデータの暗号化
• 操作ログの記録と監視機能
• データのバックアップ体制と災害時の復旧計画（特にクラウドの場合）
• 第三者認証（ISMS認証など）の取得状況

オンプレミス型の場合は自社での対策が中心となりますが、クラウド型の場合はベンダーのセキュリティレベルを確認することが重要です。

契約前に、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているか、SLA（サービス品質保証）の内容などを詳細に確認しましょう。

図面管理する際の注意点

高機能な図面管理システムを導入したとしても、それだけですべての課題が解決するわけではありません。

システムを効果的に活用し、図面管理のレベルを向上させるためには、運用面での注意点を理解し、実践することが不可欠です。

以下では、図面管理を運用するうえでの注意点について解説します。

バージョン管理を適切に運用すること

図面管理システム導入の成果は、バージョン管理（版管理）の的確な運用が重要です。

システムが持つ版管理機能を最大限に活かすには、まず版番号の命名規則や設計変更履歴の記録方法、そして正式な承認プロセスといった明確なルールを定めることが不可欠です。

これらのルールを策定し、関係者全員がそれを遵守する体制を構築しなければ、せっかくシステムを導入しても「どれが最新の正しい図面かわからない」という混乱を招き、旧版図面の使用による手戻りや不適合のリスクを排除できません。

ルールを形骸化させず、常に最新かつ正確な図面が流通する仕組みを維持することが、業務効率化と品質向上に直結します。

運用ルールと教育の徹底を実施すること

高機能な図面管理システムも、それを使う人がルールを理解し、正しく操作できなければ期待した効果は得られません。

システム導入を成功に導くためには、図面の登録や更新、承認ワークフローの手順、アクセス権限の考え方など、具体的な運用ルールを明確に定める必要があります。

そして最も重要なのは、そのルールを関係部署の従業員一人ひとりに確実に周知し、理解してもらうための教育を徹底することです。

導入時の研修だけでなく、運用開始後も継続的にフォローアップを行い、ルール遵守の意識を組織全体に浸透させることが、システムのスムーズな定着と活用促進につながります。

データバックアップと復旧体制を整えること

図面データは、企業の設計思想や技術ノウハウが凝縮された極めて重要な経営資産です。

万が一のシステム障害やサイバー攻撃、あるいは火災や地震といった災害により、これらの貴重なデータが失われる事態は絶対に避けなければなりません。

そのためには、図面管理システムのデータを定期的かつ確実にバックアップする仕組みを構築することが不可欠です。

さらに、バックアップデータを安全な場所に保管し、有事の際に迅速かつ確実にデータを復旧させるための手順を確立し、日頃からテストしておく必要があります。

事業継続の観点からも、データ保護体制の構築は最重要課題の一つとして取り組みましょう。

製造業のDXを加速させるPLMで業務を効率化させよう

製造業を取り巻く環境は日々変化し、競争力を維持するためには業務プロセスの効率化とモノづくり体制の強化が不可欠です。

PLM（Product Lifecycle Management）は、製品の企画から設計、製造、販売、保守、廃棄までの全ライフサイクルを一元管理することで、これらの課題解決を実現します。

PLMを導入することで得られる主な効果は以下の通りです。

• 部門間のデータ連携による情報共有の円滑化
• 設計変更履歴の正確な管理による品質向上
• 図面探索時間の削減による業務効率の向上
• 3Dデータ活用によるモノづくりプロセスの革新

特に近年は、IoTやAIといったデジタル技術との連携により、製品の稼働データをリアルタイムで収集・分析し、次世代製品の設計に迅速に反映することも可能になっています。

製造業のDXを加速させ、市場の変化に柔軟に対応できる体制を構築するには、PLMの導入が効果的な選択肢です。

貴社の製品ライフサイクル管理の課題解決と業務効率化についてのご相談は、DAIKO XTECH株式会社のPLMソリューションをぜひご検討ください。