発注管理の効率化は、ビジネスを成功に導く鍵となる要素です。Excelは導入のしやすさから多くの企業が扱いやすいツールであり、適切に活用すれば、業務の効率化に貢献します。
本記事では、Excelを用いた発注管理表の作成方法、作成する際のポイントを分かりやすく解説します。
目次
発注管理表とは
発注管理表は、商品の発注から仕入れに至るプロセスをスムーズにするために必要不可欠なツールとして、多くの企業で活用されています。発注管理表を用いることで、過剰な在庫を抱えるリスクや、品切れによる機会損失を予防できます。
また、発注から納品までのプロセスを確認できるため、業務の進捗状況を一目で把握し、作業の効率化が可能です。
発注管理表をExcelで作成するメリット・デメリット
多くの企業が発注管理システムを導入する前段階として、Excelを使用して発注管理を行うのではないでしょうか。本項では、Excelによる発注管理表作成のメリットとデメリットを解説します。
Excelの発注管理表：メリット
Excelを活用して発注管理表を作成すると、主に以下3つのメリットがあります。
- 低コスト
- 導入しやすい
- 自由度が高い
一つずつ解説します。
低コスト
まず、Excelで発注管理をするのは低コストであるメリットがあります。Excelは事務作業を行う上で広く普及しているソフトウェアであり、多くの企業が追加のコストをかけずに発注管理表を作成できます。
そのため、専用の管理システムを導入するよりも低い初期投資で済む点が魅力です。また、Excelの基本的な機能を使いこなせる人材も多いため、特別なトレーニングを施す必要がありません。
導入しやすい
Excelを用いると、比較的簡単に発注管理表を作成できます。先述したように、Excelの普及の広さは、新たにツールを導入する際の障壁を大きく低減させます。
特に、Excelの操作に慣れている社員が多い企業では、作成された発注管理表にも迅速に適応できます。多数の社員がExcelを日常的に使いこなしているため、操作方法の習得に時間をかけずに、発注管理表を扱えます。企業が新しい発注管理表を活用する際に、従業員に対しての研修も不要です。
Excelの豊富なテンプレートを利用することで、発注管理表を一から作成する手間も省けます。時間の節約にもつながり、スタッフがより生産的な業務へ集中できます。
自由度が高い
Excelで発注管理表を作成すると、柔軟にカスタマイズできます。各企業のニーズに応じて、管理表を自由に調整可能です。
例えば、商品の種類に応じて、さまざまな商品カテゴリごとに発注管理表をカスタマイズできます。さらに、在庫状況を視覚的に把握しやすくするために、色分けもできます。
例えば在庫が豊富な商品は緑色で表示し、在庫が少なくなってきた商品は黄色、在庫切れに近いものは赤色といった具合に、在庫の状態を色分けして示すと在庫状況を読み誤らずに済みます。
また、Excelには豊富な関数やマクロが用意されており、より複雑な計算やデータ処理の自動化も可能です。さらには、Excelのデータは管理システムにアップロードしやすく、部署間で情報の共有や連携をしやすい点が魅力です。
Excelの発注管理表：デメリット
Excelを使用した発注管理表は、多くの企業で採用されていますが、利便性の裏にはいくつかのデメリットが存在します。
- 処理速度が落ちる
- ファイル管理が煩雑化する
- ヒューマンエラーが起きやすい
- データ共有が難しい
- 属人化しやすい
以上の点から、Excelを用いた発注管理は一見すると手軽で便利なツールのようですが、実際には多くのデメリットが潜んでいるといえます。
処理速度が落ちる
Excelを用いた発注管理表の活用において、まずデメリットとして挙げられるのが処理速度の問題です。数千行を超えるような大量のデータを扱う際には、Excelの性能に限界を感じることがあります。
処理速度の低下は、受発注管理の作業の効率を著しく損ないます。例えば、データの入力や更新、検索といった日常的な作業が遅くなるのに伴い発注のタイミングが遅れたり、在庫データに誤差が生じたりするリスクが高まります。
また、最悪のケースでは、Excelが処理に追いつかずエラーメッセージが多発したり、画面が応答しなくなる、いわゆるフリーズを起こしたりすることもあり得ます。このような状況は、業務の停滞を引き起こし、お客さまへの迅速な対応を妨げ、ビジネスチャンスの損失につながる可能性があります。
ファイル管理が煩雑化する
処理速度の低下を回避するためには、データ量を抑える目的で新たに発注管理用のファイルを作成する必要が生じます。新しくファイルを作成すると、情報の参照と更新のスピードが早まります。このアプローチは、Excelの処理速度を維持しつつ、データの整理とアクセスの効率化を図るために重要です。
しかし、新たなファイルを追加すると生じる問題点も無視できません。ファイル数が増加すると管理が煩雑になり、いかにして適切に管理するかという新たな課題をもたらします。古いファイルと新しいファイルが混在する環境では、誤って古いファイルを操作してしまうリスクが高まります。
ファイル管理の煩雑化は、作業の非効率化を招く可能性があるため、これを回避するための工夫も必要です。
ヒューマンエラーが起きやすい
Excelを用いた発注管理は、手動でデータを入力するため、ヒューマンエラーを引き起こすケースが増えます。エラーを未然に防ぐためには、入力データの確認作業を何度も行う必要があり、相応の時間と注意力が要求されます。
日々の確認を繰り返す作業は、結果として作業効率を低下させる要因となり、業務の生産性に影響を与えることが避けられません。
加えて、発注データにおける誤りや漏れは、納期の遅れを引き起こす大きなリスクをはらんでいます。納期遅れは、お客さまの満足度低下を招き、企業の信頼性に傷をつける可能性があります。最悪の場合、お客さまからの重大なクレームへと発展し、長期的なビジネス関係にまで悪影響を及ぼす可能性もあります。そのためデータ入力時には、細心の注意を払い、可能な限りエラーを排除することが求められます。
データ共有が難しい
Excelを使用して発注管理表を活用する場合、社内やチーム間での情報共有において誤解が生じやすいです。Excelはもともと複数人の同時作業には適しておらず、基本的には一人の担当者が管理を担います。
Excelのブック共有機能や共同編集機能にも問題点があります。例えば、ブック共有機能を利用するとピボットテーブルなどの一部機能が制限されてしまい、受発注管理に必要な機能を十分に活用できなくなる可能性があります。
属人化しやすい
Excelで発注管理表を作成する場合、作成者が独自のルールやフォーマットでデータ管理を行うことが少なくありません。例えば、特定のセルに色分けを施したり、独自の計算式を用いたりすることで、作成者は効率的に作業を進められます。
しかし、マニュアルやスタッフ間の情報共有に不備が見られると、属人化する危険性があります。
発注管理表をExcelで作成するポイント
Excelで発注管理表を作成する際のポイントについて、項目の設定、運用ルールの決定、関数・ピボットテーブル・グラフ機能の活用の順にご紹介します。
項目の設定
表のタイトル行には、管理したい内容を網羅する必要項目を設定します。
必要項目の例
- 発注番号:発注ごとに番号を付与。
- 発注日: 発注日を入力。
- 納品予定日: 納品予定日を入力。
- 依頼者: 発注者を入力。
- 品目:発注する品目を入力。
- 商品コード:商品コードを入力。
- 発注数量:発注数量を入力。
- 単価:単価を入力。
- 合計金額:合計金額を入力（数量と単価を掛けた数字）
- 納品先:納品先を入力。
- 現在のステータス:現在の状況を入力
- 備考
上記の項目から、自社の業務に合わせて必要なものを選択します。項目の入力方法は、プルダウンリストと手入力を使い分け、効率よくデータ管理を行いましょう。
運用ルールの決定
発注管理をExcelで行う場合、誰が、いつ、どのようにデータを入力するかなどの明確な運用ルールの策定が重要です。
さらに、並行して変更履歴を有効にしましょう。データがいつ、どのように変更されたかを一目で確認でき、入力ミスがあった際も迅速に対処ができます。適切なルールとExcelの機能を組み合わせることで、発注管理の精度を高められます。
関数の活用
Excelでは、豊富な中から利用目的に応じて関数を選べるため、データの分析や管理を効率化できます。特に、発注管理表の作成においては、正確かつ迅速な計算が求められるため、適切な関数の選択が重要です。以下では、発注管理に特に便利な4つの関数について、その機能と活用方法を具体的にご紹介します。
- SUMIF関数
- VLOOKUP関数
- INDIRECT関数
- ROUND関数
上記の関数を組み合わせることで、発注管理表作成の効率は大幅に向上し、より複雑なデータ処理も容易にこなせます。便利な関数について、一つずつ解説します。
SUMIF関数
Excelで発注管理表を作成する際は、SUMIF関数が役立ちます。SUMIF関数は、特定の条件を満たすセルのみの値を合算する機能を持っています。
例えば、発注先ごと、あるいは商品ごとに発注金額の合計を出したい場合に有効です。SUMIF関数を使うことで、必要なデータを正確に集計できます。
SUMIF関数の基本形は「SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])」です。
- 範囲: 条件を適用するセルの範囲を設定します。
- 条件: 合計の対象とする特定の条件を設定します。
- [合計範囲]: 合算するセルの範囲を指定します。この引数はオプションで、省略した場合は「範囲」と同じ範囲が合計されます。
SUMIF関数を駆使し、発注管理表の作成と更新をスムーズに行えるようになります。
VLOCKUP関数
VLOOKUP関数を使用すると、縦方向に並んだデータの中から特定の値を見つけ、関連する他の列のデータを取り出せます。例えば、商品コードや取引先コードを設定しておけば、入力するだけで関連する商品情報や企業情報を瞬時に参照できます。
VLOOKUP関数の形式は「VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [範囲検索])」です。
- 検索値: 検索する値を指定します。
- 範囲: 検索値を含む表の範囲を指定します。
- 列番号: 検索値に対応するデータがある列の番号を指定します。
- [範囲検索]: 真（TRUE）または偽（FALSE）を指定して、近似検索か完全一致検索かを決めます。省略すると真（TRUE）が適用されます。
VLOOKUP関数を使いこなすことで、購買管理表の作成や更新作業をより迅速かつ正確に行うことができ、日々の業務効率が大幅に向上します。
INDIRECT関数
INDIRECT関数は、文字列で指定したセル参照や範囲を実際のセル参照として評価する機能を持っています。例えば、異なるシートにあるデータを参照したい場合や、動的なセル参照が必要な場合に役立ちます。
INDIRECT関数の基本的な使い方は「INDIRECT(“参照文字列”)」です。
“参照文字列”で、実際に参照したいセルや範囲を文字列で指定します。この文字列が関数によってセル参照として解釈されます。
INDIRECT関数を使いこなすことで、発注管理表の作成やメンテナンスがより柔軟に、そして効率的に行えます。
ROUND関数
ROUND関数は、指定した桁数に基づいて数値を丸める機能です。
例えば、小数点以下を特定の桁数で統一したい場合や、見積計算で小数点以下を切り捨てたいときに役立ちます。ROUND関数を使うことで、データの精度をコントロールしつつ、見た目を整えることも可能です。
ROUND関数の基本的な使い方は「ROUND(数値, 桁数)」の形式です。
- 数値: 丸め処理をする対象の数値を指定します。
- 桁数: どの桁で丸めるかを指定します。正の値を指定すると小数点以下の桁数を、負の値を指定すると整数部の桁数を指定します。
ROUND関数を活用すると、数値データの取り扱いがより効率的かつ正確に行えます。
ピボットテーブルの活用
ピボットテーブル機能は、大量のデータを効率良く集計し、分析するために便利です。機能を活用することにより、膨大な量のデータから必要な情報を抽出し、集約して視覚的に分かりやすい形で表示できます。例えば、売上データが含まれる数千行に及ぶ表から、特定の期間や地域、商品カテゴリごとに発注数の把握が可能です。
さらに、ピボットテーブルでは、データのドリルダウンが行えるため、集計結果の背後にある詳細な情報に簡単にアクセスできます。特定の月に発注数が急増した原因を探る際に、その月の特定の日付や顧客に関するデータを迅速に調査できます。
グラフ機能の活用
Excelで発注データを分析したい場合は、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフといったさまざまなタイプのグラフを選択可能です。
これらのグラフを適切に用いることにより、データのトレンドや変動を直感的に理解しやすくなります。発注管理においてグラフを用いることで、現在の受注状況や市場の動向を一目で把握できます。さらに、年間の発注数・発注額の変遷なども簡単に追跡が可能です。
発注管理の効率化はシステム導入もおすすめ
長らくExcelが発注管理の主要なツールとして使用されてきました。しかし、ビジネスが拡大し、取引量が増えるにつれて、Excelでの管理には限界が見えてきます。
課題に直面した際には、発注管理システムの導入の検討をおすすめします。発注管理システムは、発注プロセスを自動化やデータの一元管理を可能にし、業務の効率化を図れます。
ここでは、発注管理を効率的に行うためのポイントと、発注管理システムのメリットについて説明します。
発注管理をより効率的に行うために
Excelだけでの管理が限界に達した場合、発注管理システムの導入をおすすめします。発注管理システムとは、発注プロセスを効率化し、情報の見える化を実現するシステムです。製品によってさまざまな機能が搭載されており、一般的には取引先の情報管理、リマインダー機能、在庫管理などが含まれます。
また、仕入や売上データに基づき、リアルタイムで在庫状況を把握できるシステムも存在します。在庫が不足している商品を自動で識別し、欠品のリスクを低減できる機能や、保管場所ごとの在庫数を明確にする機能もあります。
さらに、どこからでも発注の確認や承認が行えるため、迅速な発注作業が可能になり、発注業務全体のスピードアップと効率化が実現します。
発注管理システム導入のメリット
発注管理システムを導入する主なメリットは、ヒューマンエラーの削減、作業時間の短縮です。自社のビジネスモデルに適したシステムを選べば、メリットを最大限に享受できます。
ヒューマンエラーの削減
発注管理システムを導入すると、ヒューマンエラーを大幅に減らす効果が期待できます。例えばExcelの場合、ミスを見落としてしまい、誤った発注をしてしまうことで組織に損害を与えてしまう可能性もあります。システム導入で、このような人為的なミスの予防が可能です。
また、バーコードスキャナーの使用や、データベースとExcelを連携させることで、手動入力の必要性も低減できます。システムを導入すると、発注管理作業の精度と速度の向上につながり、結果として企業の競争力向上を実現できます。
作業時間の短縮
発注管理システムを利用すると、手作業による作業時間が大幅に短縮されるため、業務の効率化が期待できます。従来の方法では時間を要していた在庫の管理や発注の手続きがシステムの導入により自動化され、リアルタイムでの在庫状況の把握が実現します。結果として、在庫過多や品切れといったリスクを最小限に抑えられます。
また、システムを通じた情報共有の効率化は、部門間の連携を強化し、組織全体の意思決定のスピードを高める効果をもたらします。例えば、営業部門がお客さまからの要望を受けた際に、即座に在庫状況を確認できるため、製造部門と調整を行うことも容易です。
さらに、繰り返し行われる取引先とのやり取りにおいて、過去の取引履歴や評価を即座に参照できるため、最適な取引先を選択できるメリットがあります。システム内に取引先の情報を事前に登録しておくことで、発注先の選定作業の迅速化をサポートします。
また、過去の取引データを基にした費用の見積も迅速に実施できるため、予算策定やコスト管理においても精度の高い計画が可能です。
システムを導入して発注管理を効率化しよう！
Excelは、受注管理にも有効に活用できるソフトウェアとして、多くの企業で採用されています。複雑なデータを整理し、分析するための簡易的な機能を備えており、小規模な発注管理に対応します。
カスタマイズ可能なテンプレートや、数式を使用した自動計算機能などは、発注データの管理を効率化する上で大きな役割を果たしています。
しかしながら、品目や取引先、数量が増えて発注管理が複雑化すると、Excelの処理では追いつかなくなります。
そのような場合は、発注管理システムの導入をおすすめします。発注管理システムは、発注管理におけるプロセスを一元化し、自動化することで、ミスを減少させ、作業の効率を大幅に向上させることが期待できます。また、リアルタイムでの在庫管理や受注状況の把握も容易です。
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