工程管理表を導入すると、製造プロセス全体をスムーズに進行できます。
スケジュール管理や人員配置を効率化し、生産性の向上やコスト削減、納期の遵守といった多くのメリットがあります。
工程表は、プロジェクトの成功に欠かせないツールです。
しかし、Excelで作成した工程表には、リアルタイムでの更新が難しい、ヒューマンエラーが起きやすい、管理できる範囲が限られるといったデメリットがあります。
これらのデメリットを放置すると、プロジェクトの遅延や予算超過につながる可能性もありますので、一度立ち止まって考えてみてください。
工程管理システムを導入すれば、より信頼性の高い工程管理が可能です。
本記事では、工程管理表の重要性と作り方、工程管理システムのメリットについて詳しく解説します。
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工程管理表の基礎知識
工程管理表を導入すると、効率的なスケジュール管理や人員配置が可能となり、作業効率の向上やコスト削減、納期の遵守につながります。
ここでは、工程管理表の基礎知識について詳しく解説します。
工程管理表とは？
工程管理表は、製造プロセスを管理しやすくするために作成される表です。
原材料の受け入れから製品の加工、検査までの各工程について、完了すべき期限と現在の進捗状況を明確に示します。
製造業では関与する人や工程が多いため、工程管理表を使うことで効率的な管理が可能です。
工程管理表の一般的な形式には、ガントチャートなどがあります。
下記はガントチャートの例です。
これらは、各工程の詳細やスケジュール、進捗を横棒で表現するのが一般的です。
工程管理表は、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトウェアを使用して作成するほか、専用のツールを用いる場合もあります。
工程管理表が必要な理由
工程管理表が必要な主な理由は以下の4つです。
- 共有しやすい
- コスト削減につながる
- 効率化と工期短縮
- 納期を守れる
それぞれ具体的に解説します。
共有しやすい
製造業では、一つの製品を作るために素材の準備、組み立て、加工など多くの工程があり、多くの人が関わります。
作業を円滑に進めるためには、各工程のスケジュールを共有することが重要です。
前の工程がいつ完了するのかを正確に把握できなければ、適切な人員の配置ができません。
工程管理表を作成すると、各工程の進捗状況やスケジュールを視覚化し、製造の関係者が情報を共有できるため、製造工程の効率化が可能です。
スケジュールが明確になるため、従業員は働きやすくなり、作業効率の向上にもつながります。
コスト削減につながる
無駄な工程や不適切な人員配置をなくすことは、コスト削減に直結します。
理由は、1日に生産できる製品の数を正確に把握することで、過剰な原材料の発注を防げるためです。
また、製造工程を低コストで見直せるため、全体的なコスト削減にも役立ちます。
効率化と工期短縮
工程管理表があると、スケジュール管理や人員配置が容易になり、作業効率が向上します。
省ける工程や少ない人員で対応できる工程が明確になることは大きなメリットです。
例えば、複数の製品を生産する工場では、各工程の実施順序によって生産効率が異なります。
従来の順序では、洗浄や取り替え工程に60分かかっていたところを、順序を変更することで30分に短縮できる場合があります。
このように、工程管理表を利用することで、過剰に時間がかかっている部分を特定し、生産性向上のための解決策を見つけやすくなるのです。
納期を守れる
工程管理表に基づいて業務を進めると、納期を遵守しやすくなります。
予定通りに進んでいない作業も一目で把握でき、各工程ごとに完了期限を設けると、問題が発生した際に早期対応が可能です。
迅速な対応により納期に遅れる事態を防げます。
また、予期せぬトラブルにより期日までの納品が難しい場合も、早期に取引先と相談できるため、信頼関係を損なわずに対応できます。
工程管理表が製造業で必要な理由
工程管理表の重要性は、設計図なしで家を建てることや、フライトプランなしで夜間飛行をすることに例えられます。
もし工程管理表がなければ、製造プロセス全体のスムーズな進行は困難です。
まず、工程管理表を共有すると、製造プロセス全体を全社で把握できるため、スケジュールの最適化や遅延の防止が可能です。
さらに、工程管理表によって各工程を可視化すると、手順や人員配置の最適化ができる上、各工程および全体の数値管理も行えます。
例えば、ある食品メーカーが社長の経験に頼っていた工程管理をやめて、工程管理表を導入したところ、原料在庫の適正化が進み、廃棄ロスの削減と製造時間の短縮を実現しました。
工程管理表を活用すれば、生産性の向上や納期の遵守が可能です。
作業効率が高まることで製品の品質が向上し、お客さまの満足度も上がります。
また、在庫管理や仕入の最適化も期待できます。
このように、工程管理表は製造業者にとって不可欠なツールです。
工程管理表の種類と特長
工程管理表には、以下の3種類の形式があります。
それぞれの特長を理解し、生産計画に適した形式を選ぶことが重要です。
バーチャート式工程表
- 特長：縦軸に作業内容、横軸に日時を示し、「いつ始まりいつ終わるのか」が一目でわかる形式
- 用途：主に建築工事で、工事の依頼主や施工職人などとのスケジュール管理に使用
- 注意点:：タスク間の関連性がわかりづらいため、見せ方の工夫が必要
ガントチャート式工程表
- 特長：縦軸に作業内容、横軸に進捗率を示し、進捗が一目でわかる形式
- 用途：複数の作業を同時進行する場合の進捗管理に最適で、タスク遅れをすぐに発見できる
- 注意点：進捗率を出すにはExcelの数式や専用アプリが必要で、ITに不慣れな人には困難な上、無料テンプレートが少ないため、表作成の手間がかかる
グラフ式工程表
- 特長：ガントチャートとバーチャートの要素を組み合わせ、縦軸が進捗率、横軸が日数を示す形式
- 用途：各作業の進捗の変化を時間の経緯に沿って把握可能
- 注意点：全体像を把握しづらい。無料テンプレートが少なく、一から自作することが必要
工程管理表について以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
工程管理をエクセルで行う方法｜工程表の種類から作成方法を徹底解説
工程管理表の作り方のコツ
工程管理表の作り方にはコツがあります。
- 各工程を正確に区分
- 誰でもわかるようにする
- 関係者全員で共有
- 管理者をアサイン
それぞれ詳しく解説します。
各工程を正確に区分
最も重要なポイントは、各工程をできるだけ正確に区分することです。
工程が重なる場合は分けて表示し、実際の進行状況を明確にする必要があります。
さらに、検査や承認といった中間作業も含めると、すべてのプロセスを把握しやすくなります。
誰でもわかるようにする
次に重要なことは、誰が見ても理解できるように作成することです。
特に、実際の作業担当者がわからないような専門用語や難解な表現は避けるべきです。
関係者全員で共有
工程管理表を可能な限りオンラインで作成し、関係者全員と共有することも重要です。
特に、修正や変更が頻繁に発生する現場では、紙の工程管理表では最新情報の更新が困難です。
オンラインで共有すれば、迅速なアップデートが可能になり、関係者全員が最新情報を容易に把握できます。
管理者をアサイン
最後に重要なのは、工程管理表の管理者を任命することです。
特に、オンラインで作成・共有する場合には、全体を統括し、アップデートの権限を持つ管理者の指定が必要です。
Excelによる工程管理表の注意点
Excelで工程管理表を作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- リアルタイム更新ができない
- ミスが発生しやすい
- 管理できる範囲が限られる
上記の3つについて、詳しく解説します。
リアルタイム更新ができない
Excelで工程管理を行う際の一つ目の注意点は、現場で作業する全メンバーがリアルタイムで情報を共有できない点です。
工程管理では、計画に基づいて実際の作業状況を記録し、状況に応じて各所の調整を行います。
しかし、記録が漏れたり共有が遅れたりすると、正確な工程管理が難しくなります。
計画と実務にズレが生じれば、工程管理が失敗する原因となりかねません。
そのため、Excelを使用する場合は情報の更新タイミングについて予めルールを決めることが重要です。
ミスが発生しやすい
Excelに不慣れなメンバーが多いと、入力ミスが発生しやすくなります。
例えば、誤って入力してはならないセルにデータを入力してしまい、その結果として数式が崩れ、正しい値が工程表に反映されないなどのエラーが生じる場合があります。
Excelに詳しくない人が多い場合、人為的ミスが起こりやすくなる点は、Excelを使った工程管理表の大きなデメリットです。
管理できる範囲が限られる
Excelで作成した工程表のデメリットとして、一つのシートで管理できる内容がスケジュールに限定される点が挙げられます。
生産管理や経費管理を行う場合、別のシートを使用する必要があるため、工程の進捗に必要な情報を一括で管理しづらくなります。
工程管理システムを活用するメリット
工程管理システムの活用は、Excelを用いる場合に比べて多くのメリットがあります。
工程管理システムでは複数のタスクのスケジュール、担当者、進行状況などを一目で可視化できます。
計画に変更が生じたり、予期しない事態が発生したりした場合でも、迅速に詳細情報を共有でき、即座に対応策を講じることが可能です。
特に、メンバーが休んだり、急な退職があったりしても、タスクの引継ぎがスムーズに行えます。
また、管理項目のフォーマット化が可能で、担当者ごとの記入内容や方法のばらつきを防げます。
情報の一貫性が保たれ、全員が同じ基準でデータを入力するための基盤整備が可能です。
さらに、チェック項目を設定すれば、ヌケモレを防ぎ、常に一定以上の品質を確保しながら工程を管理できます。
以上の理由から、Excelに比べてシステムを使用する方が、より効率的で信頼性の高い工程管理を行えます。
工程管理システムはハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」がおすすめ
工程管理システムを選ぶなら、ハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」が特におすすめです。
ハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」は個別受注生産や多品種少量生産を行う企業を支援するために開発された生産管理システムです。
引合管理、見積、受注管理、債権管理機能を備えた販売管理システムと、『製番管理』や『統合部品表』による生産管理システムを兼ね備えた、製販一体型のパッケージとなっています。
適切な生産管理のサポートにより、生産性向上と業務効率化が期待できます。
ハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」はパッケージの標準導入だけでなく、お客さまの要望に応じた業務コンサルティングを行い、システムのカスタマイズが可能です。
オプションやテンプレート、連携ソリューションを豊富に取り揃えているため、さまざまな業務課題に柔軟に対応できます。
導入から本稼働まで、サポートがしっかりしているので安心です。
Excelで作成した工程管理表には限界がある
ここまで説明してきた通り、Excelを使って工程管理表を作成できますが、限界があります。
Excelの限界を克服するためには、工程管理システムの利用が効果的です。
例えば、ハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」は個別受注生産や多品種少量生産を行う企業向けに開発された生産管理システムです。
ハイブリッド販売・生産管理システム「rBOM」を導入すると、モノづくりに関わるすべての情報をリアルタイムで共有・可視化でき、適切な生産管理と経営課題の解決をサポートします。
また、業務コンサルティングを通じてシステムをカスタマイズすることも可能であり、さまざまな業務課題に対応可能です。
したがって、生産工程を網羅的に効率化したい場合は、Excelの代わりに工程管理システムを導入することをおすすめします。
