生産工程を適切に管理するためには、進捗を把握し業務を効率化できるシステムの導入が必要です。工程管理システムを導入すれば、業務を効率化するだけでなくトラブルを未然に防止し、余分なタスクを削減できます。
自社の生産工程を効率化させたいとお考えの方は、工程管理システムの主な機能を確認して、導入を検討しましょう。
本記事では、工程管理システムの選び方を分かりやすく解説します。導入するメリットやデメリットも網羅していますので、自社に合ったシステム選びの参考にぜひ最後までお読みください。
工程管理システムとは
工程管理システムは、製品の製造やプロジェクトの進行における各工程の計画、進捗、リソース（人員、設備）、原価などを一元的に管理し、可視化するソフトウェアです。主に製造業や建設業、ソフトウェア開発など、複数のタスクが連動して進む業種で使用され、生産活動全体の最適化を目的とします。
導入により管理者はリアルタイムで全体の状況を把握し、問題発生時には迅速な意思決定が可能となります。最終的にはQCD（品質・コスト・納期）の向上にも寄与します。
工程管理の課題
従来のExcelや紙の管理表による工程管理では、情報の「属人化」や「リアルタイム性の欠如」といった課題に直面する企業が少なくありません。手動での情報更新では、現場の最新状況が反映されるまでにタイムラグが生じ、正確な判断が困難になります。
例えば、製造業では急な仕様変更や特急案件が発生した際に、負荷状況や部品在庫を即座に把握できず、適切な生産計画の再調整が行えません。これにより納期遅延や過剰な残業コストが発生します。建設業でも、天候や資材納入の遅れが多く、関連業者との情報共有が遅れることで重大なプロジェクトの遅延を招く問題になります。
また、手作業による管理はデータの蓄積・分析が困難で、過去のプロジェクトのデータを活かすことができません。これが同じ失敗を繰り返す要因となります。これらの課題は企業の競争力を低下させ、工程管理システムの導入が急務とされる背景です。
工程管理システムの種類
工程管理システムは提供形態、機能、対象業種に応じて分類されます。自社の業務内容、規模、予算、IT環境に最も適した種類を選ぶことが、システム導入成功の第一歩です。大きく分けて、導入形態による分類と機能範囲や対象業種による分類があります。
まず、導入形態による分類では、「クラウド型」と「オンプレミス型」が主流です。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用し、初期費用を抑えられ短期間で導入が可能です。一方、オンプレミス型は、自社サーバでシステムを運用し、カスタマイズの自由度があります。最近はクラウド型が中小企業に広がっています。
次に、機能範囲や対象業種による分類には、特定業種に特化した「業界特化型システム」と、さまざまな業界で利用できる「汎用型システム」があります。業界特化型は、その業界で必要な機能がパッケージ化されており、高い効果が期待されます。汎用型はカスタマイズ性があり、業務フローに合わせて柔軟に設定できます。自社の課題が工程管理にとどまらず、広範囲にわたる場合は、ERPや生産管理システムとして管理機能が含まれる製品も選択肢になります。
工程管理システムを導入すべき理由
工程管理システムを導入するべき理由は、主に次の3つです。
- トラブルの防止
- 業務の効率化
- 余分なタスクの軽減
工程管理システムを導入するべきか悩んでいる方は、上記を確認しましょう。
トラブルの防止
工程管理システムが求められている理由として、トラブルの防止が挙げられます。製造工程において、スケジュール遅れやタスク漏れなどは、品質の低下や納期遅れにつながります。
そのため適切に工程管理ができていないと、クライアントの信頼を失い取引停止などの悪影響が発生するため、注意しなければなりません。工程管理システムを導入すれば、スケジュール遅れやタスク漏れなどのトラブルを早期に発見できるようになり、QCDの向上を図ることができます。
なおQCDとは、生産管理における次の重要な要素の頭文字を取った略語です。
- Quality（品質）
- Cost（コスト）
- Delivery（納期）
QCDを高めることで、クライアントの満足度や受注数・お客さまのリピート率を向上させられます。
業務の効率化
工程管理システムを導入すれば、業務の効率化ができます。必要なタスクを可視化し業務工程を管理できるため、無駄を省いて業務を遂行することが可能です。
従業員のリソースやスキルを確認しながら、タスクを振り分けたり業務フローを見直したりできるため、製造工程を効率化できます。
他にも前工程が時間のかかりそうな業務を行っている間に、後工程が別の業務にリソースを回せれば、製造工程全体のリソースを最適化できます。業務を効率化して生産性を向上させるために、工程管理システムの導入がおすすめです。
余分なタスクの削減
工程管理システムを導入すると、製造工程におけるタスクを可視化できます。これにより余分なタスクを洗い出すことが出来るため、効率的に業務を遂行できます。
例えば、前工程と後工程で重複しているタスクがあれば、片方のタスク量を減らして、より効率的に生産ラインを回せます。他にも全行程を可視化することで、より効率的な生産方法を生み出して、不要なタスクを洗い出すことも可能です。
無駄を省いて業務を遂行できるため、従業員の負担を減らしつつクオリティの高い製品を製造できます。
また工程管理システムの導入により、管理工程に費やす人件費や管理コスト、スケジュール遅れを取り戻すための残業代や追加の人員費用など、余分なコストの削減が可能です。
工程管理システムの主な機能
工程管理システムの主な機能は、次のとおりです。
- タスク管理機能
- 進捗管理機能
- 工程管理機能
- 情報共有機能
- 予算管理機能
- 在庫管理機能
システムによって搭載されている機能は異なりますが、工程管理を効率化する機能が多く備わっています。
工程管理システムに備わっている主な機能を確認して、自社に適したシステムを選ぶ参考にしてください。
タスク管理機能
工程管理システムには、タスク管理機能が備わっています。製造工程におけるタスクの追加や編集・削除を行い、従来であれば従業員が行ってきた管理業務をシステム上で実施することが可能です。
タスクの優先順位をひと目で判断し、工程ごとのスケジュールを把握できるため、タスクの振り分けや業務内容の見直しをスムーズに行えます。
進捗管理機能
工程管理システムの主な機能として、進捗管理機能があります。進捗管理機能とは、作業工程を一覧にし、ガントチャートなどのグラフで可視化することで、各工程やプロジェクト全体の進捗を見やすくする機能です。
タスクの開始日や終了日・各工程のスケジュールが可視化されるため、作業の遅れやその原因を発見し、対策を講じられます。
さらにプロジェクト全体の進捗まで把握できるため、納期遅れがないよう作業量やスケジュールを調整できます。
工程管理機能
工程管理システムに備わっている工程管理機能は、各工程における業務工数を把握する機能です。進捗状況を把握するだけでなく、業務工程を可視化することで、タスクの振り分けを行って従業員の負担を軽減できます。
工程管理機能によって、業務量の偏りや工数の予測ミスを発見できれば、早期に修正してスケジュールどおりにプロジェクトを完遂できます。
さらに工数管理機能に過去のデータが蓄積されるため、使用するたびに予測精度を高めることが可能です。
情報共有機能
情報共有機能とは、組織内での情報共有を円滑化する機能です。具体的には、ファイルやドキュメントをシステム上にアップロードして、参考資料や報告書などのプロジェクトに関する情報を組織内で共有できます。
またチャット機能が備わっている工程管理システムを導入すれば、遠隔でのリアルタイムなコミュニケーションが可能です。リモートワークで働く従業員や社外のクライアントなどとリアルタイムでコミュニケーションを取れるため、情報伝達の齟齬を防止し、疑問点を解消できます。
現在の進捗状況や納期までのスケジュールをシステムで更新すると、プロジェクト全体の進捗状況を関係者間でスムーズに確認できます。
予算管理機能
予算管理機能を使うと、材料費や人件費などのコストを洗い出せます。それを基に、予算内でプロジェクトを進められるかの判断が可能です。システム上で予算を設定しておけば、実際にかかるコストを洗い出し、予算オーバーを防げます。
予算管理機能によってコストの内訳を把握すると、予算の見通しを立てられます。その結果、費用を抑えた製造計画の立案が可能です。
在庫管理機能
在庫管理機能は、原材料や製品の在庫数を登録し、発注や棚卸の業務を効率化する機能です。在庫数に応じて発注および棚卸をすることで、余分なコストや手間を削減し、生産性を向上できます。
製造業において余剰在庫は、保管スペースや管理工数の増加につながるため、在庫管理機能で適切な発注数と在庫数に調整することが大切です。
工程管理システムを導入するメリット
工程管理システムを導入するメリットは、次のとおりです。
- 優先順位を可視化できる
- 作業状況などの情報共有を円滑化できる
- スケジュール管理を簡略化できる
- 従業員のモチベーションを向上できる
- 業務を効率化させ生産性を向上できる
それぞれのメリットを確認して、工程管理システムを導入するべきか検討しましょう。
優先順位を可視化できる
工程管理システムで優先順位を可視化すると、管理者だけでなく作業に携わるすべての従業員が、現在の進捗状況やプロジェクト全体のスケジュールをひと目で確認できます。そのため、目的意識を高く持って作業に取り掛かれます。
さらに各工程の進捗状況と工数を可視化できるため、優先すべきタスクを判断できます。すべての従業員が目標に向かって、業務に取り掛かるためには優先順位の可視化が重要です。
作業遅れや業務量の偏りを修正しながら、プロジェクト完遂に向けて作業を進めることで、組織内のチームワークを強化して効率的に業務を遂行できます。
作業状況などの情報共有を円滑化できる
工程管理システムを導入して、プロジェクトの変更や欠員などの情報をリアルタイムに共有すると、急な仕様変更やタスクの振り分けにも対応できます。例えばExcelで工程管理をしていた場合は、情報が反映されるまでにタイムラグが発生し、適切な情報共有が難しいです。
工程管理システムを導入すれば、作業状況などの情報共有を円滑化し、急なトラブルにも対処できます。
スケジュール管理を簡略化できる
3つ目のメリットは、スケジュール管理を簡略化できることです。進捗管理機能や工程管理機能によってスケジュール管理を簡略化すると、プロジェクト全体のスケジュールを把握し各工程の進捗を可視化できます。その結果、スケジュール管理にかかる工数の削減が可能です。
各工程の業務量や作業スピードを把握できるため、臨機応変にタスクの分配や見直しを行えます。さらに日報や進捗会議など、従来のスケジュール管理に必要な業務を簡略化できるため、管理業務にかかる工数を削減することが可能です。
工程管理システムを導入すれば、従業員ごとのタスク量とスケジュール全体の進捗を一括管理できるため、スケジュール管理にかかる工数を削減し管理業務を効率化できます。
従業員のモチベーションを向上できる
工程管理システムを導入すると、プロジェクトの進捗状況をひと目で把握できます。そのため「現在プロジェクトがどこまで進んでいるか」「後どのくらいで達成できるか」などを把握でき、モチベーションを維持しやすいです。
従業員がモチベーションを維持できると高いパフォーマンスを発揮しやすくなるため、生産性向上にもつながります。
業務を効率化させ生産性を向上できる
工程管理システムを導入して、工程管理をシステム上で行うと、管理業務を自動化や進捗状況の可視化、不要なタスクの削減が可能です。
従来の管理方法では工程管理にかかるタスクが煩雑で、作業遅れや確認漏れなどを発見できない事態も発生していました。工程管理システムを導入すれば管理業務の簡略化につながるため、作業遅れや確認漏れなどによって発生するトラブルを未然に防げます。
工程管理システムを導入するデメリット
工程管理システムを導入するデメリットは、次のとおりです。
- コストがかかる
- ITリテラシーが求められる
- 運用・定着までに時間がかかる
それぞれのデメリットを確認して、工程管理システムの導入を検討する判断材料にしてください。
コストがかかる
工程管理システムを導入するデメリットは、コストがかかることです。無料で導入できる工程管理システムもありますが、機能が制限されていたり有料のシステムに比べて機能性が劣ったりします。
有料の工程管理システムを利用するには、導入費用や月額の利用料金を支払う必要があり、予算と相談して導入を検討しなければなりません。他にも別システムとデータ連携するために、システム構築を行う際にも費用がかかります。
そのため、単独で利用するのではなく、他システムとの連携を前提とした工程管理システムを選べば、費用対効果が高く生産管理システムとも相性が良いです。
ITリテラシーが求められる
工程管理システムを導入する際は、ITリテラシーが求められます。優れた機能を備えた工程管理システムを導入しても、使いこなせなければ業務を効率化できません。
また上位システムとの連携やマスタ設定を行うためにも、一定のスキルが求められます。工程管理システムを導入して適切に運用するためには、ITリテラシーが高い人材の確保や、操作方法を習熟するための研修が必要です。
運用・定着までに時間がかかる
工程管理システムを導入するデメリットは、運用・定着までに時間がかかることです。新しいシステムを導入する際には、適切に運用するための環境づくりや従業員への研修が必要です。
従業員に操作方法や使用マニュアルを熟知させ、操作に慣れるまでには一定の時間がかかります。工程管理システムを導入しても、すぐに成果が上がらない可能性を考慮して、導入するタイミングを検討してください。
工程管理システムを選ぶときに確認しておくべきポイント
工程管理システムは、無料版や有料版などさまざまなシステムが市場に出回っています。数多くのシステムの中から、自社に適した工程管理システムを選ぶために、次のポイントを確認しましょう。
- 導入形態
- 搭載されている機能
- 料金形態
- アフターフォローの充実度
- 操作性
- 対応言語
それぞれのポイントを確認して、自社の課題を解消できる最適な工程管理を導入しましょう。
導入形態
工程管理システムを選ぶ際には、導入形態を確認することが大切です。主な形態は、次の2種類です。
|
導入形態 |
クラウド型 |
オンプレミス型 |
|
メリット |
・導入コストを抑えられる ・システム構築やメンテナンスをベンダーが行ってくれる |
・カスタマイズ性が高い ・社内のセキュリティ規約などにも対応しやすい |
|
デメリット |
・カスタマイズ性が低い ・インターネット環境が必要 |
・初期コストが高い ・メンテナンスを自社で行う必要がある |
クラウド型は、ベンダーがクラウド上に構築したシステムを利用する導入形態です。
アップロードやメンテナンスもベンダーが行ってくれるため、システム管理にかかる工数やコストが少ないメリットがあります。ただしベンダーが構築したシステムを使用するため、自社好みの仕様や求める機能が備わっていない可能性があるため、システム選びは慎重に行わなければなりません。
対してオンプレミス型は、自社のサーバ内にシステムを構築する導入形態です。高い導入コストが必要ですが、自社の課題やセキュリティ性に適した仕様・機能でシステムを構築できます。
しかし、システムのアップロードやメンテナンスを自社で行う手間が発生するため、クラウド型より運用にかかる負担が大きいです。
搭載されている機能
工程管理システムを選ぶ際には、搭載されている機能を確認しておきましょう。システムによって搭載されている機能が異なるため、自社が求める機能が備わっているか確認しておく必要があります。
関係者間でリアルタイムなコミュニケーションを実現したいならチャット機能が備わったシステムを、QCDを向上させたいならタスク管理機能や予算管理機能が備わったシステムがおすすめです。自社の課題やシステムを導入する目的を明確化して、必要な機能を書き出しましょう。
料金形態
工程管理システムの選び方として、料金形態を確認することが大切です。工程管理システムを利用するには、導入コストやランニングコストがかかるため、予算内で運用できるシステムを選ぶ必要があります。
見積りでは予算内に収まっていても、追加オプションによって料金が増えて、予算をオーバーしないよう注意しましょう。また予算を抑えすぎると、使用できる機能が制限される可能性があるため要注意です。
アフターフォローの充実度
工程管理システムを選ぶときは、アフターフォローの充実度を確認しておきましょう。サポート体制が整っていないシステムを選んだ場合、操作に慣れるまで時間がかかり、生産性が低下するケースもあります。
導入後の疑問点について相談できるサポート体制が整っていれば、操作に慣れるまでの期間もスムーズにシステムを活用できます。工程管理システムを導入して生産性を向上させるために、アフターフォローが充実しているシステムを選んでください。
操作性
工程管理システムを導入する際には、操作性の高さを確認しておくことが大切です。操作が複雑すぎるは、ITリテラシーが低い従業員にとって、使いにくく敬遠してしまいます。
せっかく導入コストを支払っても、使いにくいシステムでは前向きに利用しようとは思えません。
誰が利用しても操作しやすく、すぐに慣れるシステムであれば、導入してから短期間で効果を発揮できます。導入前にトライアル期間があれば利用して、工程管理システムの操作性を確認しておきましょう。
対応言語
工程管理システムを選ぶ際は、対応言語を確認する必要があります。日本語対応しているシステムを選ばないと、マニュアルや操作方法を熟知しにくく、操作に慣れるまで時間がかかります。
特に海外で開発されたシステムは、日本語に対応していないことがあるため注意が必要です。海外で制作されたシステムを活用する際は、日本語対応しているかどうかを確認しましょう。
工程管理をあわせて行える生産管理システム「rBOM」がおすすめ
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工程管理システムを選ぶなら生産管理システムと併用したほうが、生産工程全体を管理できるため使いやすいです。
個別受注生産システムである「rBOM」を導入すれば、業務の身の丈に合ったシステムを構築できます。
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工程管理システムに関するよくある質問（FAQ）
システム導入を検討する際、多くの担当者が抱く疑問があります。ここでは特に頻繁に寄せられる質問とその回答を整理しました。システム選定や導入計画の参考にしてください。
自社に合う工程管理システムを導入して業務効率を向上させよう
自社に合う工程管理システムを選ぶためには、導入形態や料金形態・搭載されている機能などを比較検討する必要があります。
工程管理システムは、業務を効率化させるだけでなく機会損失を防ぐ効果もあるため、生産性・売上の向上につながります。
ただし運用・定着まで時間がかかるデメリットがあるため、操作性が高くアフターフォローが充実しているシステムを選ぶことが大切です。
工程管理システムの中には、チャット機能や予算管理機能が備わっているケースもあるため、必要な機能が備わっているシステムを選んでください。
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