2022年の1月に電子帳簿保存法の改正が施行されました。今回の改正によって大幅な要件緩和のほか、電子取引を行っている全ての企業でデータの保存が義務付けられるなどの変更がありました。
本記事では、改正電子帳簿保存法に対応するために知っておきたいポイントと必要なシステムの機能についてご紹介します。
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「電子帳簿保存法」で改正されたポイントとは
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。これまでの電子帳簿保存法は税務署の申請と承認が必要であったり、スキャナは原稿台と一体になっている必要があったりするなど、企業にとってハードルが高いものとなっていたことから、実際に適用するのが困難な法律でした。しかし、今回の改正によりさまざまな要件が緩和され、より適用しやすい内容となっています。
詳しい電子帳簿保存法の改正内容についてはこちらをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
ここでは、改正された主な5つのポイントについてご紹介します。
所管税務署の事前承認制度が廃止
１つ目は所管税務署の事前承認制度が廃止されたことです。
これまで電子データを保存するためには３ヶ月前までに税務署への申請と承認を得る必要がありました。事前承認制度が廃止されたことで、企業は電子帳簿保存に必要とされる機器（スキャナや会計システムなど）を揃えて基準を満たせば、すぐに電子帳簿保存を始められるようになりました。
スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
2つ目はスキャナ保存における適正事務処理要件の廃止です。
これまでは不正や不備を防止するため、厳しい基準がありました。この基準を満たすためには社内規定を整備する必要があり、電子データの事務処理についても厳重なチェック体制と定期的な検査が必要でした。
しかし、適正事務処理要件が廃止されたことで、原本を保存しておく必要が無くなりました。また、厳重なチェック体制と定期的な検査の必要がなくなったため、工数の削減が可能です。
タイムスタンプの付与期間が２ヶ月に緩和
これまでの電子帳簿保存法では電子文書の作成から3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、今回の改正によりタイムスタンプの付与期間が最長２ヶ月以内まで延長されました。
また、電子データの修正・削除をしたことをログに残せるシステムで時刻認証機能を備えたクラウドサービス等での保存も可能となりました。
検索要件が3つに緩和
これまでの検索要件には取引年月日、勘定科目、取引金額やその帳簿の種類に応じた主要な記録項目などを設定する必要がありましたが、今回の改正によって「年月日」「金額」「取引先」の3つの条件に緩和されました。
検索要件が緩和されたことで、税務署からの電子データダウンロードの要請に対応できるようにしていた場合には、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能が不要になりました。
優良保存認定制度の新設
新たに優良保存認定制度が設けられた点もポイントです。これまでにご紹介したような、保存用件や検索要件が満たされている状態で作成された帳簿は優良な電子帳簿として認定されます。優良な電子帳簿と認定された場合は、過少申告加算税が5%軽減されるインセンティブが整備されました。
電子取引データの保存の義務化
2022年1月以降は全ての企業に対し、電子取引データを紙で出力保存することが認められなくなる点もポイントです。電子取引データの授受を実施している場合には義務化の対象となりますので、自社で電子取引を行っている企業は認識しておく必要があります。
改正によって要件が緩和されていく一方で、違反時には重加算税10％が課されるなど罰則も強化されています。
次章では不正行為に該当しないためにも、サービスに必要な機能について紹介します。
「電子帳簿保存法」改正でサービスに必要な機能とは
電子帳簿保存法の改正によってサービスにはどのような機能が必要となるのでしょうか。ここでは、必要となる３つの機能について紹介します。
電子データの修正・削除をログに残せるシステム
電子データの真実性を確保するためにも、記録している内容を修正・削除した場合にはその履歴を残しておく必要があるため、ログを残せる機能が必要です。また、帳簿処理に関する業務の期限を過ぎた後の処理であっても、その事実を確認できるような機能も必要です。
「年月日」「金額」「取引先」の３つの検索要件を満たしたシステム
電子帳簿保存法の改正によって検索要件が緩和され、「年月日」「金額」「取引先」の３つの検索要件を満たしていれば良いことになりました。そのため、これら３つの検索要件を満たしているシステムが必要と言えます。
メール等全ての電子取引を保存運用できる環境
電子取引に関する全てのやり取りを保存することが義務化されました。例えば、EDI取引やクラウドサーバ経由のやり取りのほか、請求書等のPDFをメールで送付することや、Webでの請求書発行システム利用なども含めて保存できる環境が必要です。
次章では、改正後の電子帳簿保存法に必要な全ての機能を網羅したシステムについてご紹介します。
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電子帳簿保存法の改正により、変更に対応するためにどのようなシステムを導入したらよいかわからない方も少なくないのではないでしょうか。
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