化成品や合成繊維など幅広い製品を手掛ける化学メーカーの「株式会社カネカ様」。同社は国内7ヶ所の事業所で発生する膨大な購買業務を効率化すべく、ペーパーレス化・省力化を目的として調達管理支援システムを導入しました。そこではどのような観点での製品選定が進められたのでしょうか。
本記事では、その経緯や導入後の成果と合わせてご紹介します。
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古いシステムを使い続けることで発生していた無駄な業務
カネカ様は、バイオ医薬品や食品など幅広い事業を展開しており、調達すべき資材も事務用品から工業用プラントまで多岐にわたることが特徴です。これまでも購買業務の省力化を図るために、会計・生産などの基幹系システムに購買機能を搭載するなどしてきました。
ここで当該システムの課題として挙げられていたのが、書類の郵送作業です。各拠点で手書きの発注書を作成し本社に郵送しなければならず、時間や手間がかかりすぎる点が課題視されていました。また、コンプライアンス対応という視点からも改善が求められていたといいます。
同社の資材部 企画管理リームリーダーの徳田氏は当時を振り返り「こうした問題を改善して発注に関わる作業工数を減らし、その時間を購買本来の仕事に注力したい」と話します。このような背景があり、購買システムの刷新を機に、都度購入品の購買についてもシステム化が進められました。
システム選定～運用の課題は？
当初、同社が６社のベンダーから提案を受ける中では、各拠点や取引先の意見も集めつつ、様々な角度から選定を進めました。ここで特に重視されたのが「都度購入品の調達にも柔軟に対応できる機能性」です。
常に同じ製品を購入する「カタログ購買」とは異なり、都度購入品の調達には、複数の取引先から見積を取る必要や、仕様の変更に伴う購入部材の変更などが発生します。そのため、大量生産品向けのシステムを転用したり、自社開発を行ったりしなければ、なかなか要件に対応したシステムが実現できないのです。
そうした中で最終的に選ばれたのが、DAIKO XTECHの「PROCURESUITE」。情報システム部運用管理チーム主任 高島氏は「他社に比べて低コストで導入できるにもかかわらず、数多くの導入経験から、弊社特有の機能にもアドオン対応が可能だったことも大きな魅力でした」と評価します。
システムの導入で解決できた課題
システム稼働当初はアドオンした部分に運用とのギャップがあったものの、DAIKO XTECHとの協同作業で一つひとつ解決していきました。また、現場でシステムを利用する社員や取引先の意見を反映し、毎年細かな改善を重ねることで、社内外から高い安定性・操作性への評価を得ております。
その結果として得られたのが、次に挙げるような成果です。
成果① システム化により工数を3割削減
1つ目は、発注書の作成や本社への郵送作業がなくなったことで、業務の工程数を3割削減できたことです。ここで得られた時間と人的資源は購買記録の分析業務などに振り分けることで、「どのタイミングで、どの取引先に、何を発注すれば高品質の製品を入手できるのか。同時に、どれだけコストを削減できるのか」といったことを導くことをしています。このような活動をできるようになったことで、戦略的な購買を行うための足掛かりができたといいます。
成果② ペーパーレス化で通信費を大幅にカット
2つ目は、通信費の削減です。各拠点と本社を結ぶシステムを導入し、購買業務自体を一本化したことで、これまで発生していた「本社への発注書の郵送業務」の削減に成功。結果として、その分の費用を削減することに成功しました。
成果③ 業務の平準化で誰でも適切な資材調達が可能に
3つ目は、業務の平準化が進んだことです。システム導入以前、購買には一定以上の現場経験が求められることから、その業務は属人的なものにならざるをえませんでした。しかし、システム導入後には蓄積されたデータを活用することで、購買業務の経験が少ない人材でも適切な資材調達が可能になりつつあります。
この現状について、同社の徳田氏は「誰が担当しても『いいモノを安くタイムリーに』調達できるという、理想的な購買業務が実現しました」と自信を込めます。今後同社では、購買管理システムと在庫管理システムなどとの連携を行い、必要な資材の在庫切れ前にアラートを設定するなどして、一層の調達業務の効率化、適正化を図りたいとしています。
業務効率化と戦略的購買を実現する「PROCURESUITE」
今回ご紹介した購買管理システム「PROCURESUITE」は、各拠点で分散して行っていた購買情報の一元管理を実現するソリューションです。各拠点の購買データを一元化することで、発注書など書面がなくても購買情報の共有が実現できます。
また、過去の購買履歴をデータベースに蓄積することで、業務フローの標準化・平準化も可能になります。複数の取引先から見積の取得を求められる「都度購入品」の調達にも最適な仕組みといえます。
業務の効率化と戦略的購買の実現に課題をお持ちの企業様は、ぜひ一度お問い合わせください。
