受発注業務とは？基本の流れから現場の課題・改善策まで丁寧に解説

製造業において、受発注業務は日々の生産活動や売上を支える事業の重要な土台です。しかし、非効率な進め方によりミスが多発している、スムーズに受発注業務を進められないなどの課題を抱える組織も少なくありません。

さらにその多くが、業務フローが不透明だったり、属人化が進んでいたりすることで、思うように対策を打てていないのが実情です。本記事では、受発注業務の重要性から基本の流れ、代表的な課題とその改善策まで丁寧に解説します。コスト最適化やミスの削減、生産性向上を実現するガイドとして、ぜひご活用ください。

受発注業務とは？受注・発注それぞれの基本情報

受発注業務とは、自社のサービスや製品、あるいは製造に必要な「資材」や「部品」などの注文をやり取りする、一連の業務プロセス全体を指す言葉です。自社が注文を受ける「受注」と、自社が注文を出す「発注」という、2つのプロセスから成り立っています。

はじめに、それぞれの基本を整理します。

受注業務の基本

受注業務とは、取引先やお客さまから注文を受け取り、納品に向けて処理を進める一連のプロセスです。具体的には、注文内容の確認や自社システムへの入力から始まり、納期の調整、在庫の引き当て、倉庫への出荷指示などを実施します。

受注業務の役割は、単に目の前の注文をさばくことだけではありません。納期遅延を防ぎ、企業の利益を最大化するための起点となる、重要な役目を担っています。なお、実施する工程や流れなどは、扱う製品や業界によって異なる場合があります。

発注業務の基本

一方の発注業務とは、製品を製造するうえで必要な原材料や部品、備品などをサプライヤから調達するプロセスです。受注が「外部からの注文を受け取る」業務であるのに対し、発注は「外部へ注文を出す」業務にあたります。

発注業務において重要となるのが、タイミングと数量の見極めです。これらを見誤れば、過剰在庫や不足が生じ、生産や業務に悪影響を及ぼしかねません。そのため、自社の在庫状況や生産計画を正確に把握し、適切なタイミングで必要な数量だけを注文することが求められます。

受注と発注の違い

受注と発注のもっとも大きな違いは、取引における立場にあります。受注は顧客から注文を受ける側の行為であり、発注はサプライヤへ注文を出す側の行為です。同じ「注文」をやり取りする業務でも、自社がどちらの立場に立つかによって、業務の目的も進め方も変わります。

受注業務は、自社の商品やサービスを得意先やお客さまへ提供するための出口です。これに対して発注業務は、事業活動に必要なモノを外部から調達するための入り口にあたります。両者の違いを下記に整理しました。

実際のビジネスでは、顧客から受注した後に、必要な部品を別の業者へ発注するというように、受注と発注は連動して行われるケースが多くあります。だからこそ両者をひとまとめにして「受発注業務」と呼ぶのです。

なぜいま、受発注業務の見直しが必要なのか

受発注業務の見直しは、いまや多くの製造業にとって先送りできない経営課題です。その背景には、企業を取り巻く事業環境がここ数年で大きく変化してきた事情があります。

従来のやり方のままでは立ち行かなくなりつつある現実を、いくつかの角度から確認していきましょう。

原材料費・コスト圧力の高まり

近年、調達コストをいかに抑えるかが、受発注業務に直結する重要な経営テーマになっています。製造業を中心に、原材料価格やエネルギーコストの構造的な高騰が続いており、事業環境を大きく圧迫しているためです。

こうしたコスト圧力のもとでは、複数のサプライヤからの見積を比較し、もっとも有利な条件で調達して利益率を確保する取り組みが欠かせません。さらに、無駄な在庫を減らして資金繰りを改善し、設備やDXへの「前向きな投資」へリソースを回すためにも、精度の高い受発注管理の構築が急務と言えます。また、工数を削減し、コスト圧縮につなげるためにも受発注業務の見直しと効率化が重要です。

人材不足・属人化リスクの深刻化

少子高齢化を背景に労働力の確保が難しくなる中で、製造現場やバックオフィスでは一人ひとりの担当者が抱える業務量が増大しています。アナログな作業のままでは担当者の負担が限界に達し、手配漏れや入力ミスといったトラブルが起こりやすくなります。

また、受発注業務は「いつもの図面・部品で」といった慣例的な取引が生まれやすく、特定の担当者にしか処理できないブラックボックス状態に陥りがちです。このような状態では、適正なコストで取引できているかも判断できません。加えて、担当者の退職や不在を機に、発注業務の停滞を招くリスクもあります。

納期・スピード要求の高まり

取引先からの納期短縮要求が強まる中、FAXや電話を中心としたアナログな受発注管理は競争力の足かせになりつつあります。

近年インターネットやSNSの普及により顧客ニーズが多様化し、さらにトレンドの移り変わりも激しくなりました。それに伴い、製品の販売・製造を手掛ける業界の競争も激化傾向にあります。

このような状況の中、多くの企業は優位性を確保するために「リードタイム（発注から納品までの時間）の短縮」を強く求めるようになっています。結果として納期やスピードへの要求が高まり、アナログな管理では対応が難しい状況になっているのです。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

新しい法制度への確実かつスムーズな対応、コンプライアンス上のトラブル防止のためには、受発注業務の見直しも欠かせません。

2024年1月に本格化した改正電子帳簿保存法により、メールやEDIなどでやり取りした注文書・請求書は、電子データのまま保存することが義務づけられました。さらに、2023年10月に始まったインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、厳格な要件を満たした「適格請求書」の受領と保存が必須となっています。

これらの要件をクリアしつつ、現場の事務負担を増やさないためには、従来の業務フローや仕組みを根本から見直す必要があります。

【参考】国税庁｜電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について

【参考】適格請求書等保存方式の概要‐インボイス制度の理解のために‐

【関連記事】2024年から義務化！電子帳簿保存法改正の変更点と必要な対応とは？

受発注業務の基本的な流れ

本章では、受発注業務の基本的な流れを整理します。

自社のプロセスの見直しや、無駄・課題の発見にぜひお役立てください。

1.見積

発注側はまず、購入したい製品や部品の価格、数量、納期といった条件について、受注側へ見積を依頼します。製造業における法人間の取引では、原材料の相場により部品の価格がしばしば変動するほか、仕様に合わせた特注品を調達するケースも少なくありません。そのため、発注のたびに見積を取るのが一般的です。

受注側は、はじめに依頼内容を確認し、見積書を作成して提出します。相見積を依頼されている場合は、条件交渉を経て見積書を何度か作り直すケースもあります。なお、同じ資材を継続的に発注するようなケースでは、見積を省いてすぐ発注へ進むことも珍しくありません。

2.契約締結と数量・納期の確認・確定

見積の内容に合意できたら、契約を正式に結ぶ段階へ進みます。まず発注側が、注文内容を記載した注文書（発注書）を受注側へ送付することで、正式な発注が成立します。継続的に取引する相手とは、あらかじめ基本となる購買契約を結んでおくのが一般的です。

注文書を受け取った受注側は、自社の生産状況や在庫を確認し、注文請書や納期回答を発注側へ返します。このとき、希望納期への対応が難しい場合や、数量によって単価が変わる場合などは、両者で改めて交渉を行い、最終的な条件を確定させます。

3.商品の発送・受領

契約内容と納期が固まると、品物の受け渡しに移ります。受注側は指定された納期に向けて製品を用意し、検品や梱包を行います。その後、準備が整った製品は「納品書」とともに発注側へ発送される流れです。

品物を受け取った発注側は、注文した内容と相違がないかを確かめる「受入・検収」を実施します。数量や品質に問題がなければ、発注側から受注側へ受領書や検収書が発行されます。

4.請求・支払い

最後の工程が、代金の請求と支払いです。受注側は納品や検収が終わった後、発注側へ請求書を発行します。請求の方法は、取引ごとに発行する「都度請求」と、一定期間分をまとめて請求する「掛売方式」の2種が主流です。

発注側は、届いた請求書の内容を自社の支払予定と照合し、あらかじめ取り決めた条件と期日に従って代金を支払います。入金を確認した受注側が領収書を発行して発注側へ渡せば、一連の受発注取引はすべて完了です。

多くの現場が直面する受発注業務の課題

受発注業務が円滑に機能していない現場には、いくつか共通したつまずきが見られます。

ここでは、製造業の現場で繰り返し起きている代表的な課題を取り上げ、その根本にある原因を掘り下げていきます。

受発注状況が見えず、過剰在庫や機会損失が生まれる

受発注の状況がリアルタイムで把握できない状態は、過剰在庫や機会損失の発生リスクを大幅に高めます。正確な納期回答や適切な発注判断を下すには、「いま何件の受注があるか」「在庫はどれだけあるか」の確実かつリアルタイムな状況把握が不可欠です。

しかし、システムでデータが一元管理されていないアナログな現場では、必要な数字がすぐに見えません。その結果、すでに発注済みの資材を重複手配してしまい、無駄な在庫を抱える事態がたびたび発生します。さらに、資材が足りていると勘違いして発注が遅れれば、欠品によって生産ラインが止まり、機会損失を招きかねません。

アナログ管理により手配ミスや漏れが多発する

製造業の現場ではいまなお、FAXや電話を利用したアナログな受発注が広く残っているのが実情です。手作業によるシステムへの入力や転記では、聞き間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを完全には避けられません。

受注時のミスは、お客さまへの誤出荷や納期遅れへ直結する恐れがあります。一方、発注時の手配ミスは、部品不足による製造ラインの停止といった深刻な事態を招きかねません。結果として、企業の信用を揺るがすだけでなく、余計な対応コストや機会損失などの実害をもたらすのです。

サプライヤ・顧客との取引が属人化している

受発注業務における「属人化」は、コスト最適化の機会を奪う重大な要因です。特定の担当者しか取引状況を把握していないと、現在の調達金額が本当に妥当なのかを第三者が客観的に検証できません。また、進捗状況が共有されない状況は、判断ミスや確認漏れによる納期遅れ、材料不足などを招くリスクもあります。

対処しなければ、適正なコスト管理が行えず、気づかないうちに損失が積み重なるリスクが高まります。加えて、特定の担当者にノウハウが集中していると、不在や退職、異動による業務の停滞も招きかねません。

受発注対応に追われ、営業・調達がコア業務に集中できない

日々の事務処理に時間を奪われ、本来注力すべきコア業務に手が回らなくなることも見過ごせない課題です。システム化や効率化が進んでいない現場では、アナログな確認作業や問い合わせ対応が、営業や調達の担当者の負担となっているケースも少なくありません。

事務作業に時間を取られるほど、新製品の販促活動や安く良質な資材の開拓、丁寧な条件交渉などの重要な業務が後回しになります。結果として、売上や利益に直結する生産的な活動へリソースを割けなくなり、企業の成長を阻害する悪循環に陥るのです。

受発注業務の課題を解消する3つの改善策

受発注業務の課題を解決へ導くためには、課題の所在を明確化し、的確な対策を打つことが重要です。

ここでは、業務の効率化や受発注ミスの削減に役立つ、3つの改善策をご紹介します。

受発注フローの可視化と整備

課題解決の土台となるのが、現状における受発注フローの「可視化」です。まずは現在の業務手順を整理し、「誰が」「どのような順番で」「何の作業を担当しているのか」というプロセス全容を明確化します。

プロセスを整理することで、ミスが出やすい工程や非効率な業務、重複などを洗い出せます。そのうえで、不要な作業の廃止や承認ルートの整備などを実施すれば、特定した課題の解決に一歩近づけます。

【関連記事】発注ミスを解決する具体的な方法｜要因や改善例を解説

担当者教育と社内ナレッジの共有・標準化

受発注の最適化と属人化の解消には、担当者への教育が欠かせません。適正価格で取引を行うノウハウや、効率的な処理手順を指導することで、コスト削減と業務の標準化を同時に実現できます。

さらに、マニュアル化した作業手順や蓄積したナレッジを明文化し、共有すれば、全員が一定以上のクオリティで業務を遂行できる環境を構築できます。蓄積された情報資産が、担当者交代時の引き継ぎや新人教育をよりスムーズにする点も大きなメリットです。

受発注を支援するシステムの導入

フローの可視化や標準化を継続的に支え、効率化を一段と進めるのが、受発注を支援するシステムの導入です。システムを導入することで手作業による業務負担やミスを削減でき、部門間のリアルタイムな情報共有も実現できます。

さらに、具体的な金額や履歴も残るため、ブラックボックス化の解消や受発注コストの検討にも大いに役立ちます。代表的なものは、以下の3システムです。

• 生産管理システム：社内の受注情報や製造計画・在庫状況を管理する
• 調達支援システム：仕入先への発注や調達業務を一元管理する
• EDI：取引先と注文データを電子的にやり取りする

これら3つは連携して動き、生産管理システムが持つ部品表や購入依頼情報をに、調達支援システムやEDIを通じて発注が行われます。

【関連記事】製造業の受発注をシステム化するメリットや課題とは？

【事例】受発注システムの導入で業務効率化・コスト削減を達成した企業のケース

ここでは、システム導入により受発注業務を最適化し、コストと工数の削減に成功した企業のケースをご紹介します。

システム導入の具体的な効果や事例を確認したい方は、ぜひ参考にしてください。

月20時間を超える残業削減と業務平準化を実現

最初にご紹介するのは、流体ろ過の技術を強みとするフィルターメーカー、株式会社キッツマイクロフィルターの事例です。

同社は、購買業務の事務工数に課題を感じていました。そこで、購買業務のペーパーレス化と工数削減を目指して調達支援システム「PROCURESUITE」を導入しました。

システムによって調達フローを効率化した結果、月20時間を超える残業の削減と、業務の平準化を実現しています。

【関連ページ】購買業務におけるペーパーレス化と工数削減を目指し調達システムを導入。生成AI活用による購買調査も視野に

業務プロセスを削減し、全体工数が1/2に

きのこの研究開発から生産、販売までを手掛けるホクト株式会社は、Excelによる煩雑な購買管理に課題を感じていました。そこで同社は「PROCURESUITE」を導入。全国の拠点や工場へ段階的に展開し、導入から3年を経て活用を深化させています。

【関連ページ】導入から3年で活用を深化。PROCURESUITEで間接材購入価格を250万円/年削減

受発注の仕組みを変えるなら、まずは「現場の言い訳（既存のやり方への執着）」に向き合うことが一番の近道です。

FAXや電話によるアナログ管理が残るのは、結局のところ現場にとって「慣れたやり方がもっともスムーズに感じる」からです。「いつもの部品」というような業務の属人化も、変化によるリスクを避けたいという心理の表れと言えます。

だからこそ、システム導入を進める前に、現状のやり方に潜むリスクを現場としっかり共有することが不可欠です。記事にあるフローの可視化も、データという事実を基に課題を浮き彫りにしてこそ効果を発揮します。ツール導入と地道な意識改革をセットで進めることこそが、真の業務効率化につながります。

DAIKO XTECHなら受発注業務の課題解決をワンストップで支援可能

受発注業務の改善にはシステムの導入が効果的です。DAIKO XTECHは、調達・EDI分野の豊富な実績、多様なソリューションで、お客さまごとの課題に合わせた最適解のご提案が可能です。

調達支援システム「PROCURESUITE」は、購入依頼から見積、発注、検収までの購買プロセスを一気通貫でカバーするのが特長です。設計・製造を伴う個別受注生産には、引合から保守までを統合部品表（BOM）で一元管理する生産管理システム「rBOM」が役立ちます。

取引先との帳票のやり取りや納期回答を電子化し、コスト削減とヒューマンエラーの防止を実現したいなら、クラウド型WEB-EDIサービス「EdiGate/POST」も有効です。また、専門スタッフによる丁寧なサポートを提供しているため、IT活用に不安のある組織でも安心して導入・運用を進められます。

システム導入により受発注業務の課題を解決したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。

受発注業務の効率化が、サプライヤ・顧客との強固な関係を築く

受発注業務を効率化すると、ミスの防止と対応スピードの向上を高められます。こうした正確で迅速な取引の積み重ねが、サプライヤとの円滑な連携や取引先への納期遵守を実現し、強固な信頼関係を築きます。担当者の負担軽減やコストの最適化につながる点も、見逃せないメリットです。

まずは、業務フローを見直し、課題を洗い出すところからはじめてみましょう。そのうえで、業務フローの整備やナレッジ共有、システム導入など、課題解決につながる対策を複合的に実施すれば、着実に効率化を推進できます。

また、システム導入に不安がある方、ツール選定で迷っている方は、幅広いソリューションを扱うDAIKO XTECHにご相談ください。

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