調達業務とは何か？調達管理の重要性とポイントについて

調達業務とは、自社の製品・サービスに関係する原材料や部品、付属品などの費用を外部に支払い、調達することです。

今回は、重要なコスト管理を担う調達部門の主な業務内容と課題をご紹介します。

調達管理の対象や基本プロセス、課題を効率化する方法をあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

調達管理業務とは

調達管理業務とは、生産計画に基づいて、原材料や部品・設備・消耗品など生産に必要な「モノ」、「人」や「金」の調達を管理する業務です。

ただ資材を調達するだけでなく、「どこから仕入れるのか」「どのタイミングで供給するのか」など、仕入先やタイミングを考慮する必要があります。

価格やロット数・在庫数・市場のニーズなど諸条件を確認して、総合的な視点で最適な調達を行う業務が調達管理です。

購買管理と調達管理の違い

調達管理が生産に必要なモノや人材・資金を調達するのに対して、購買管理は原材料や物品の購入を検討し発注するまでのプロセスを指します。

どちらも原材料や物品の購入を管理するため、混同されやすいですが、主に次のような違いがあります。

購買管理がモノを購入するまで管理するのに対して、調達管理はモノを発注して納品するまで管理することです。

購買管理は、資材を購入して仕入れますが、調達管理では購入だけでなく借入などさまざまな手段で、生産に必要なモノや人・金を共有します。

調達管理の業務内容とは？

調達管理の業務内容は、次のとおりです。

1. 仕入先の選択
2. 仕入価格の交渉
3. 企画・開発・製造など他部門との調整
4. 見積・発注と納期管理
5. 検査・検収

それぞれの業務に必要な資質や能力を解説するため、調達管理を行う際の参考にしてください。

1.仕入先の選択

資材を適切に調達するために、どの業者から仕入れるのか選択します。既存の仕入業者から選択するだけではなく、新規業者を開拓することも重要です。

不測の事態で資材が調達できなくなることも想定して、複数の安定した仕入先を確保しなければなりません。こうした適切な選択・開拓を行うためには、戦略的な視野と経験が求められます。

2.仕入価格の交渉

見積価格が適切か判断し、価格交渉を行うことも調達管理の重要な業務です。品質を確保しながら、より安い価格で仕入れるためには、原価や市場動向に関する正確な知識が求められます。

業者に適切な価格を提示するためには、仕入価格、品質、納期の早さなど、必要な基準を正確に理解して交渉する能力が必要です。

3.企画・開発・製造など他部門との調整

企画・開発・製造など資材を必要とする部門に、適切に届けられるよう調整することが調達管理の重要な業務です。必要な資材の種類、数量、納期、価格を明確にし、業者への発注から部門への引き渡しまでの計画を立てます。

調達業務は多くの関係者とやり取りが必要なため、コミュニケーション能力も重要です。

4.見積・発注と納期管理

計画・調整したスケジュールを元に、仕入業者へ見積を行い発注をかけます。また、発注した資材が期日通り届くかどうか確認を行うことも、調達において欠かせない業務です。

ときにはスケジュールの変更を余儀なくされることもあるため、仕入先や社内の関係者との調整も必要とされます。

5.検査・検収

届いた資材の数や品質に問題がないか、検査・検収を行います。正確な検査・検収を行うためには、品質管理に関する知識や、より専門的な知識を持つ品質管理部門や製造部門などとの連携が重要です。

調達管理の対象となる資材や資源

調達管理の対象となる資材や資源は、主に次のとおりです。

原材料や部品、仕掛品などの「直接材」は売上や利益に直結します。対して、副資材やエネルギーなどの「間接材」は、業務を進める上で必要な資材・資源です。

調達管理の対象となる資材や資源は、大きく分けて「直接材」と「間接材」に分類されます。

調達管理業務の基本プロセス

調達管理業務の基本プロセスは、次のとおりです。

1. 調達管理計画の策定
2. 調達の実施
3. 調達の管理
4. 検収

それぞれの基本プロセスを確認して、調達管理を適切に行いましょう。

1.調達管理計画の策定

調達品目情報や調達方法を決めるために、調達管理計画を策定します。

調達品目を整理するためには、プロジェクトマネジメント計画書や要求事項文書から内製と外注のどちらが適しているか検討する必要があります。

外注の場合は、調達の進め方をまとめた「調達マネジメント計画書」と、要件に関して取り決めた「調達作業範囲記述書」を作成しましょう。

外注を依頼する際の文書として、下記の4種類を活用してください。

上記の文書を活用すれば、外注先とスムーズに取引を進められます。

2.調達の実施

調達管理計画を策定した後は、計画書に基づいて発注先を選定しましょう。自社が求める条件に合った発注先と交渉を進め、契約を締結させてください。

発注先を選定する際は、調達する対象によって選定基準が異なります。

例えば、製造に必要な部品を調達する際は、複数のサプライヤーに見積依頼して、QCD（品質・コスト・納期）の観点から最適な発注先を見極めましょう。

ソフトウェアを調達する際は、複数のサプライヤーから提案を受けられるよう、コンペ方式で発注先を選定してください。

発注先と交渉を行った上で、合意書を交わしてから調達を実施しましょう。

3.調達の管理

発注先と契約を締結した後は、契約通りに調達が実施されているか管理する必要があります。

サプライヤーに進行をまかせていると、納期遅れなどのトラブルが発生する可能性があるため、進捗管理や品質管理を行います。

スケジュール通りに調達が進んでいるか、注文数や納品数が合っているかを確認し、計画通りに納品されるようサプライヤーの進捗を管理してください。

4.検収

資材や資源が納品された後は、作業と成果物を確認して検収しましょう。調達した資材がモノの場合は、品質・納期・数量などをチェックします。

ソフトウェアやエネルギー資源を調達した場合は、希望どおりの仕様と合っているか確認する必要があります。

検収で成果物が不合格の場合は、納入者に連絡して資材の納品や修正を依頼します。

調達業務に求められる能力

調達業務に求められる能力は、次のとおりです。

• 市場動向のリサーチ力
• コミュニケーション力・交渉力
• スケジュール管理能力
• 課題解決力

それぞれの能力を確認して、調達業務を効率化しましょう。

市場動向のリサーチ力

調達業務において、市場動向のリサーチ力は欠かせません。

原材料やサービスの価格変動、供給の安定性、業界のトレンドを正確に把握するリサーチ力は、調達業務を進める上で必要なスキルです。

市場動向をリサーチして、自社に合った調達先を選定し、適切なタイミングで調達を依頼できるため、QCD維持・向上につながります。

コミュニケーション力・交渉力

調達業務を円滑に進める上で、コミュニケーション力や交渉力が重要です。

調達担当者には、サプライヤーや社内の関係者と良好な関係を築き、円滑に業務を進めるためコミュニケーションを頻繁に取ります。

また、価格交渉や納期調整の場面では、相手を説得し合意を得る交渉力が求められます。

高いコミュニケーション力と交渉力があれば、調達条件を最適化することが可能です。

スケジュール管理能力

調達業務では、納期を守るための進捗管理・スケジュール管理能力が重要です。

必要な資材やサービスを適切なタイミングで確保するためには、サプライヤーの進捗状況を管理し納品スケジュールを調整する必要があります。

スケジュール管理能力には、納期遅延を防ぐためのリスク管理や柔軟な対応力も含まれます。

課題解決力

調達プロセスには、予期せぬ問題が発生するケースがあるため、課題解決力が必要です。

サプライヤーのトラブルや市場の変動に対応するために、原因を分析し代替案を提案できる課題解決力が求められます。

これらの能力を身につければ、調達業務の効率化と品質向上を実現することができます。

調達業務の課題

調達業務をスムーズに進めるためには、下記の調達業務の課題を解決する必要があります。

1. コストダウン
2. 反復業務の効率化
3. ノウハウの属人化を防ぐ
4. 全体の流れを把握する

調達業務を効率的に進めるため、上記の課題を確認して対策しましょう。

1．コストダウン

幅広く買い付けを行い、支出を管理する調達部門では、コストダウンが最重要の課題です。調達部門でコストダウンを図るためには、状況に応じた仕入価格が求められます。仕入価格は時間や状況によって大きく変化していくため、常に適切な価格で調達することが重要です。

調達時の仕入れ価格の妥当性を担保するためには、過去の仕入データを管理・分析し、必要に応じて提示できる仕組みが重要となります。

2．反復業務の効率化

調達業務において、見積書や発注書の作成や送付、納期の確認などルーチンワークが多いことも課題です。特に事務用品などの消耗品は品種が多く、各部門から要求されるため、見積りや発注が煩雑になりやすい性質があります。そのため、プロセスの簡略化やシステム導入による効率化が必要です。

業務の無駄なリソースを減らすことで、仕入交渉などの戦略的な調達に専念できるようになります。

3．ノウハウの属人化を防ぐ

仕入利益や見積書・発注書の様式や管理などが共有されておらず、非効率になっていることもよくあるケースです。このようにノウハウが属人化していると、担当者の急な欠勤や離職が起こったときに、対処しきれない場面も多くなります。

この課題の対策方法として、情報の一元的な管理と共有が必要です。

4．全体の流れを把握する

納期遅れや無駄な在庫の発生を防ぐためには、社内全体の情報共有が必要です。担当者が各関係者に確認を取るのは、時間がかかり、情報伝達のミスも発生しやすくなります。

こうした課題を解決するには、調達管理部門だけを見直すのではなく、社内の業務フロー全般を見直すことが必要です。

調達業務を効率化する方法

調達業務の課題を解決するには、調達業務をシステム化することが効果的です。

調達業務のシステム化によって、全体フローを可視化し調達業務に関するデータを収集・分析することで、調達業務を最適化できます。

調達支援システムを導入すれば、適切な在庫管理・調達管理によって過剰在庫や在庫切れ、納品遅れなどのリスクを軽減できます。

システム導入を検討する際には、予算や自社が求める機能・仕様に合ったシステムを選定するため、複数のベンダーから相見積を取りましょう。

調達管理業務をシステム化で効率化しよう

調達管理は、他の業務を円滑に行うために欠かせない業務です。さらに購入費用などのコストに直結する業務でもあるため、戦略的な視野が求められる業務でもあり、多くの課題を解決しなければなりません。

調達管理をシステム化すれば、業務効率を向上させて従業員の負担を軽減できます。、調達管理に不慣れな担当者でも簡単に情報管理・スケジュール管理ができるシステムを導入すれば、業務の属人化を防止できます。

管理システムを導入する際は、他部門とも連携できるシステムを選び、より効率的な業務を実現しましょう。

調達支援システム「PROCURE SUITE」を活用すれば、調達プロセスを可視化し業務コスト・工数を削減できます。

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