テレワークの急速な広まりは、企業のバックオフィス業務に大きな変化をもたらしました。「電子契約」もその一つ。オフィスに足を運ばなくても滞りなく契約業務を進められることは、これからの時代の必須要件となりつつあります。
では、電子契約のシステムを導入するにあたり、どのようなメリットや注意点があるのでしょうか。本記事では、そのポイントや必要ステップをご紹介します。
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普及が進む電子契約サービス
国内における電子契約サービス市場は、新型コロナウイルス感染症の流行により、2020年時点で大幅に成長しており、コロナ禍におけるテレワークの急速な普及に合わせ、電子契約サービスも今後急速に普及していくことが予想されます。
従来の書面契約は、取引先・得意先とオフィス間での郵送のやり取りが必要になるため、テレワークには不向きといえます。また、書類の印刷や押印、封入、郵送といった作業を伴うため、従業員は契約業務のためだけに出社しなければなりません。
しかし、電子契約を導入すれば契約業務のためだけに出社することも不要になります。また、業務効率化や郵送代の削減といったコストメリットも得られるため、改めて注目を浴びているのです。感染症対策に加えて働き方の見直しが続く中、政府も契約書への押印不要の見解を示すなど、普及に向けた後押しも進んでいます。
電子契約システムを導入するメリット
電子契約システムを導入することの代表的なメリットには、次の４点が挙げられます。
紙業務ならではの手間が省けるため、業務効率が上がる
１つ目は、契約書類の作成、印刷、封入といった作業を効率化できる点です。電子契約システムを利用すれば、各社の契約業務に関わる担当者はPCやスマートフォンを利用してやり取りをできるようになるため、従来発生していた手間を省くことができます。
契約管理コストが削減できる
２つ目は、管理コストの削減です。従来型の契約業務では、印紙代・郵送代・封筒代・インク代に加えて、書類保管のための費用や人件費も発生します。しかし、電子契約システムを導入すれば、これらのコストは不要です。
ミスが生じてもすぐに対応できる
３つ目は、ミスが生じた際のリカバリーのしやすさです。契約書面にミスがあった場合、訂正印が必要になったり、契約書面自体を作り直す必要性が出てきたりします。しかし、電子契約システムであればシステム上での修正で済むため、ミスが生じても速やかな対応が可能です。
契約書を一元管理することで、コンプライアンスの強化につながる
４つ目は、コンプライアンス・リスクの抑制です。従来、契約書類は改ざんや紛失を防ぐために厳重に保管されています。ここで万が一のトラブルが起きた場合、その原因調査や再発防止策には限界があるでしょう。しかし、電子契約システムのデータベースに契約書を一元管理すれば、高いセキュリティ環境のもと、利用したユーザーの履歴も保存できるため、コンプライアンスの強化も実現することができるのです。
電子契約システム導入の前に気をつけること
前述のように様々なメリットが挙げられる電子契約システム。では、導入前の注意点としてはどのようなことがあるのでしょうか。
現在の業務フローを整理する
契約業務は一般的に、現場担当者や承認者など複数名が関わります。そのため、現在の社内の契約管理体制を把握していなければ、適切な電子契約システムの選定は難しいでしょう。導入に際しては、自社の業務フローの整理や改善箇所の洗い出しが欠かせないのです。
電子契約のメリットを社内に説明をする
契約業務の電子化を進めることは、単にシステムを導入することではありません。電子化に伴う業務フローや社内ルール変更の告知、利用方法の教育など様々な対応が求められます。だからこそ、電子契約のメリットを社内に説明するプロセスは必須になります。
取引先の理解を得るために説明をする
社内への説明に加えて、取引先への説明も欠かせないでしょう。不便を強いることが無いように事前の説明を行うことに加え、不明点が発生した際には質疑応答やサポートに対応できる体制づくりが求められます。
電子契約のルールを前もって決めておく
電子契約システムのメリットとして、契約業務の進捗を可視化できることが挙げられます。だからこそ、その業務全体の流れや承認フローをあらかじめ決める必要があります。そのため、電子契約システム導入のタイミングで電子契約のルールを新たに決めたり、再構築したりすることが望ましいでしょう。
このように、従来の契約業務があるからこそ、電子契約システムの導入に際しては様々な注意点を伴います。そして、こうした導入前の注意点をスムーズに解決できる仕組みが電子契約システム「DD-CONNECT」です。
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