ガントチャートは、プロジェクトの工程管理において重要な役割を果たします。
ガントチャートを活用すれば、各タスクのスケジュールを一目で把握できるため、進捗状況の管理に有利です。
タスク間の依存関係や遅延リスクを可視化することで、プロジェクト全体のスケジュールを現実的かつ柔軟に調整できます。
本記事では、ガントチャートの基本から応用までを徹底解説し、プロジェクト管理におけるリスク評価、リスクの可視化、遅延予測と対策の立案などの方法を具体的にご紹介します。
ガントチャートを効果的に活用すれば、プロジェクト管理を劇的に改善し、効率的に進める手助けとなるはずです。
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ガントチャートとは
ガントチャートはプロジェクトを管理する上で重要な役割を果たします。
WBSとは異なる視点でプロジェクトを管理し、それぞれが補完的な役割を果たすことで、プロジェクト全体における進捗状況の把握が可能です。
ここでは、ガントチャートの基本概念と歴史、WBSとの違いや関係について詳しく説明します。
ガントチャートの基本
ガントチャート（Gantt chart、Gantt diagram）とは、プロジェクトやプログラムの生産管理・工程管理に使用される棒グラフ形式の表です。
「計画表」「スケジュール表」「進行表」「工程表」とも呼ばれます。
縦軸にはWBS（作業分解構成図）を基にしたタスクや担当者を、横軸には日時や進捗率を記します。さらに各タスクに対して横長の棒グラフ（ガントバー）が伸びており、作業の進捗や期間が示されています。
ガントチャートは20世紀初頭の大量生産体制の中で、進捗管理方法として生み出されました。
アメリカの機械工学者で経営コンサルタントのヘンリー・ガント（Henry Gantt）は、工場で働く労働者が与えられた作業に費やした時間を、現場監督者が進捗状況として把握できるようにこのチャートを考案しました。
ガントの死後、コンサルティングエンジニアのヘンリー・ウォレス・クラークが『The Gantt Chart: A Working Tool of Management』を発表し、ガントチャートの構造や使い方、メリットを説明しました。
クラークの著作により「ガントチャート」という言葉が広まり、現代のマネジメント用語として定着しています。
ガントチャートとWBSの違い
ガントチャートとWBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理において異なる目的を持ち、異なる手法で使用されるツールです。
これらのツールはそれぞれ独自の役割を果たしつつ、互いに補完し合う関係にあります。
WBSは、プロジェクトを成果物やそれを生み出すための作業に分解する手法です。
プロジェクトの全体像を把握しやすくするために、プロジェクトを小さなタスクや作業に分割します。
WBSの主な目的は「何を」するかに焦点を当て、プロジェクトの成果物や作業内容を明確にすることです。
これにより、プロジェクトの各要素が具体的になり、情報が整理されます。
一方、ガントチャートはプロジェクトのスケジュール管理とタスクの進捗状況を視覚化するツールです。
ガントチャートでは、縦軸にタスクや担当者を配置し、横軸には日時や進捗率を示します。
各タスクは横長の棒グラフ（ガントバー）で表され、タスクの開始日と終了日、そして進捗状況を一目で把握できます。
ガントチャートの主な目的は「いつ」「何を」するかを示し、プロジェクトのタイムラインを明確にすることです。
ガントチャートとWBSは異なる役割を持ちますが、しばしば組み合わせて使用されます。
WBSで定義されたタスクは、ガントチャート上で時間軸に沿って配置されます。それによりWBSで分解されたタスクの時間的な関係や重複が明確にでき、プロジェクトの進行をより効果的に管理できます。
WBSはプロジェクトの「何を」するかを明確にし、ガントチャートは「いつ」「何を」するかを視覚的に示すものです。
両者はプロジェクト管理において補完的なツールであり、効果的なプロジェクト管理を実現するためには、両方を適切に組み合わせて使用することが重要です。
ガントチャートの利用シーン
プロジェクト管理の中でガントチャートの利用は多岐にわたります。
プロジェクトを俯瞰し、タスクの進行状況の全般を管理可能です。
特に、大規模なプロジェクトではタスクの数や期間が複雑になるため、ガントチャートによって効率的なスケジュール管理が求められます。
プロジェクト全体の工程管理
ガントチャートは、プロジェクトの開始から終了までにどのようなタスクがあり、各タスクがいつからいつまでの予定であるのかを一覧化する管理方法です。
ガントチャートによって、プロジェクト内のタスクを網羅的に確認できます。
特にプロジェクトが大規模になると、具体的なタスクの数と期間を把握するのは困難になります。
ガントチャートを使用すると、工程全体を俯瞰的に把握し、無理のないスケジュールになっているかが確認可能です。
この視覚的なツールは、プロジェクト全体の進捗状況を一目で把握できるため、計画通りに進行しているかを迅速に確認できます。
また、各タスクの開始日と終了日が明示されるため、タイムライン上でのタスクの重複や遅延のリスクを事前に察知し、適切な対策を検討できます。
ガントチャートは、プロジェクト全体の工程管理において、効率的で効果的な手段です。
全体像を把握しながら、詳細なスケジュール管理を行えば、プロジェクトの成功につながります。
進捗管理
ガントチャートは、タスク一覧の表示とスケジュール管理の二つの役割を担っています。
一部のタスクに遅れが生じた場合に、どの箇所で問題が生じているのか把握しやすいことが特長です。
全タスクが可視化されているため、あるタスクの遅れが後工程にどの程度影響を及ぼすのかを把握しやすくなります。
進捗管理によって、プロジェクト開始後に作業工程の異常をいち早く察知し、対策を講じることが可能です。
ガントチャートの作成ステップ
ガントチャートの作成手順は以下の通りです。
- 目的と範囲を定義する
- タスクを洗い出す
- タスクの細分化して順序を決める
- 依存関係の可視化
- タスクの割り当て
それぞれについて解説します。
目的と範囲を定義する
まず、ガントチャートで管理するプロジェクトの目標と期限を明確にします。
この情報がガントチャートの全体構造を決める基本です。
タスクを洗い出す
最初に行うのは、プロジェクトに必要なタスクの洗い出しです。
ただし、無計画にタスクを挙げると抜け漏れが発生して、タスク間の関係把握が困難です。
まずはWBSを作成し、タスクのリストアップや関係性および粒度の整理を行います。
例えば、生産工程における大きなタスクには調達、組み立て、品質検査、梱包、納品などがあります。
さらに調達は、次のタスクに分解可能です。
- 取引先への発注
- 資材検品
- 在庫確認
- 発注数量の決定
- 発注連絡
- 支払い
- 入庫
このようにタスクを細分化すると、タスク間の関係性を整理でき、抜け漏れを防止できます。
また、完成したツリー構造を小さなタスクから確認することで、より正確なWBSを設定できます。
依存関係の可視化
タスクには、他のタスクに関係なく独立して開始できるものと、タスク同士に依存関係があるものがあります。
依存関係とは、タスク間で先行するタスクが後続のタスクに影響を与える関係を指します。
つまり、あるタスクが終了しないと次のタスクに取りかかれない状況です。
例えば、製造業では部品の組み立て作業を行う前に、部品の仕入が完了していなければなりません。
WBSを作成すると、これらの依存関係が明確に可視化されます。
依存関係のあるタスクを順に結んでいったとき、ポイントとなるのがクリティカルパスです。
クリティカルパスとは、プロジェクトを進めていく上で「この作業のスケジュールが遅れると全体のスケジュールに影響が出る」作業経路のことです。
クリティカルパスを早期に把握すれば、プロジェクト全体の遅延を防ぐ対策が立てやすくなります。
タスクの割り当て
タスク間の関係性が明確になったら、各タスクの担当者を決定します。
担当者の名前は、縦軸の作業項目と一緒に記載します。
担当者を決定する際には、負担が偏らないよう注意が必要です。
一つのプロジェクト内でバランスよく負担を分散させるだけではなく、他のプロジェクトとの兼ね合いも考慮する必要があります。
もし、他のプロジェクトで大きな負担を抱えている担当者がいる場合は、その人の負担を軽減させるように調整します。
ガントチャート運用のコツ
ガントチャートを効率良く運用するにはコツがあります。
ここでは主なコツとして、以下の3つを解説します。
- タスクを過度に細分化しない
- タスクの依存関係をわかりやすくする
- 専用ツールを活用する
タスクを過度に細分化しない
正確なスケジュール設計やタスク漏れ防止のために、タスクを細分化しすぎるとガントチャートの更新や確認にかかるリソースが増えてしまいます。
工程の細分化は重要ですが、同じ担当者が行う類似作業がある場合は、まとめて記載するとコントロールしやすくなります。
タスクの依存関係をわかりやすくする
ガントチャートの難点はタスク間の依存関係を表しづらいことです。
そのため、縦軸にWBSを基にしたタスクを記入する際には、同じ親タスクから派生する子タスクは同じ色で表示したり、連続するタスクを矢印で結んだりしましょう。
さらに関連性の高いタスクを並べると、タスクの依存関係がわかりやすくなります。
専用ツールを活用する
ガントチャートで工程管理を行う場合は、専用ツールの活用もおすすめです。
プロジェクトの進行中には、進捗状況やお客さまの要望など、さまざまな要因で計画の変更が必要になる場合があります。
ガントチャート機能のあるデジタルツールを使用すれば、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作でチャートを移動したり、スケジュールを変更したりできます。
ガントチャート専用ツールを活用すると、表計算ソフトウェアで管理する場合と比べて、更新や情報共有に必要な作業時間の短縮が可能です。
ガントチャートによるリスク管理
ガントチャートを活用すると、リスク管理も行えます。
- プロジェクトのリスク評価
- 計画変更への柔軟な対応
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクトのリスク管理
ガントチャートを使用すると、プロジェクトの開始から完了までを整理できるため、リスク管理が容易です。
ガントチャートの活用によって、タスクの進捗状況を一目で把握でき、遅延や問題が発生する箇所を早期に特定できるためです。
さらに、ワークマネジメントソフトウェアを使用してチームのコラボレーションを促進すると、情報共有のミスを防げます。
計画変更への柔軟な対応
ガントチャート上に各タスクのバッファを設けると、計画の変更が必要になった場合にも柔軟に対応可能です。
定期的にガントチャートを見直し、進捗状況を更新すれば、遅延リスクを事前に察知し、迅速に対策を講じられます。
適切な対策の実行で、プロジェクト全体のスケジュールが総崩れになるリスクを防ぎ、スムーズな進行を確保します。
ガントチャートで工程管理を効率化
ガントチャートは、プロジェクトの進捗管理とリスク管理において非常に有効なツールです。
各タスクのスケジュールを可視化すると、プロジェクト全体の工程を俯瞰できるため、計画の遅延やタスクの抜け漏れを防げます。
さらに、タスク間の依存関係を明確にし、適切なバッファを設定すれば、予期しない遅延にも柔軟に対応可能です。
プロジェクト管理ツールや専用のガントチャート作成ツールを活用すると、タスクの割り当てや進捗状況の共有が容易になり、チーム全体のコラボレーションが向上します。
ぜひ、この記事でご紹介した方法を取り入れて、効果的な工程管理を実現してください。
