企業の競争力と収益性を向上させるプロキュアメント。品質、価格、納期のバランスを取りながら最適な調達戦略を実現するために、購買管理システムの導入が効果的です。この記事では、プロキュアメントの基礎知識から、購買管理システムのメリット、選び方まで、わかりやすく解説します。
ページコンテンツ
プロキュアメントとは
プロキュアメントは企業活動の根幹を支える重要な機能です。まずはプロキュアメントとは何か、またどのような役割があるのか解説します。
製造・販売に必要な人員や資材の調達業務
プロキュアメントとは、製造や販売に必要な人員や資材などを調達・整備する業務全般です。製造業における部品調達や小売業の商品仕入だけでなく、人員調整や設備投資も含まれます。
主な業務内容は、仕入先選定、価格交渉、納期管理、在庫管理など多岐にわたります。
プロキュアメントの重要な役割
プロキュアメントは品質と価格のバランスを保ちながら最適な資材やサービスを調達して、コスト削減と品質向上を両立させて企業の競争力強化に貢献します。安定供給やリスク管理を通じて、円滑な事業運営を支える役割も担っています。
プロキュアメントと関連する用語
プロキュアメントと近い概念に「パーチェシング」や「ソーシング」「eプロキュアメント」があります。
プロキュアメントは、調達・購買・ソーシングといった複数の業務プロセスを含む包括的な概念です。
一方、パーチェシングは、商品購入の発注・検収・支払といった具体的な購買行為を指し、プロキュアメントの一部に含まれているといえます。
ソーシングは、業者選定・価格決定・契約といった契約プロセスを指し、こちらもプロキュアメントに含まれる業務です。
eプロキュアメントは、インターネットを活用した調達システムであり、プロキュアメント業務を効率化・自動化するためのツールです。
上記の用語は調達業務に関わる点で共通していますが、それぞれが指す範囲や具体的な内容に違いがあります。
プロキュアメントを理解するための重要キーワード
プロキュアメントは、企業の調達活動における根幹を支える重要な業務であり、プロセスの最適化は企業の競争力向上に直結します。しかし、プロキュアメント業務は多岐にわたり、専門用語も多く存在するため、理解を深めるためには重要なキーワードを押さえる必要があります。
直接材と間接材
プロキュアメントにおいて、調達対象の理解は非常に重要です。中でも特に重要なキーワードが直接材と間接材です。
直接材とは、企業の製品やサービスの生産に直接的に関わる原材料や部品、資材などを指します。例えば、自動車メーカーであれば、鋼板やタイヤ、エンジンなどが直接材に該当します。直接材の調達は、製品の品質やコストに直接影響を与えるため、専門の調達部門が担当する場合が多いです。
一方、間接材とは、製品の生産には直接的には関わらないものの、企業活動に必要な物品やサービスを指します。事務用品、消耗品、燃料、ITサービス（利用料）などが間接材の例です。間接材は、企業の運営を支えるために必要不可欠ですが、製品の原価には直接計上されません。間接材の調達は、総務部や管理部などが担当する場合が一般的ですが、近年では専門部署を設ける企業も増えてきています。
直接材と間接材は、調達プロセスや管理方法が異なる場合があります。直接材は、品質や納期が厳しく管理される一方、間接材は、コスト削減や効率化が重視されるためです。
プロキュアメント担当者は、直接材と間接材の違いを理解し、それぞれの特性に合わせた調達戦略を立てる必要があります。
調達と購買
プロキュアメントを理解する上で、調達と購買の違いを把握するのは重要です。
購買は、必要な資材を安定的に安く仕入れる業務であり、仕入に焦点を当てています。一方、調達は生産計画に基づいて、仕入先の選定から現場への安定供給までを包括的に管理する業務です。調達は、納入物の品質や納期を重視し、購入だけでなくレンタルやリースといった手段も活用します。調達の対象は資材だけでなく、人材や資金調達なども対象となります。
購買は調達業務の一部であり、調達はより広範な視点から、企業活動に必要な資源を確保する役割を担っています。
購買におけるプロキュアメントの主要業務
購買におけるプロキュアメント業務は、企業の生産活動を支える重要な役割を担っています。製品やサービスの品質を維持し、お客さま満足度を高めるためには、適切な資材を適切なタイミングで調達することが不可欠です。プロキュアメント業務は、大きく分けて以下の3つのプロセスで構成されています。
- 調達に必要な条件の整理
- 仕入先の選定
- 資材の供給
これらのプロセスは相互に密接に関連しており、いずれのプロセスも疎かにはできません。それぞれのプロセスについて詳しく解説していきます。
調達に必要な条件の整理
調達に必要な条件の整理は、プロキュアメントを成功させるための基礎となるプロセスです。具体的には、どのような資材を調達するのか、いつのタイミングで仕入れるのか、資材はいくつ必要なのかといった、調達に関する詳細な条件の明確化を指します。
条件は、最適な仕入先や外注先の選定基準となるため、曖昧なままでは必要な品質・数量の確保や、適切なタイミングでの資材供給が困難です。結果として、生産計画の遅延や再策定などを招き、企業業績に悪影響を及ぼす可能性があります。
調達要件を整理する際には、事前に各部署・現場の状況把握や仕入先候補の経営・稼働状態など、必要な情報の収集、精査が重要です。
仕入先の選定
仕入先の選定は、プロキュアメントの成否を大きく左右する重要なプロセスです。仕入先の品質が自社製品・サービスの品質に直結するため、慎重に進める必要があります。
既存の仕入先だけでなく、常に適切な仕入先を選定することも重要です。既存の仕入先でトラブルが発生した際の代替先を確保できるだけでなく、より品質・価格が優れた企業と出会える可能性もあります。
資材の供給
資材の供給はプロキュアメントの最終目標であり、企業の生産活動を支える重要な役割を担います。適切な資材を、必要なタイミングで、必要な場所に供給するためには、各部署との連携が不可欠です。
資材供給先の部署がどのような資材を、どのくらいの量で、いつ必要としているのかを把握し、必要なときに必要な資材を必要なだけ供給できる体制を構築する必要があります。そのためには各部署や現場の生産計画を共有し、不明な点があれば現場担当者に都度確認するなど、円滑なコミュニケーション体制の構築が重要です。
仕入先の評価基準
最適な仕入先の選定と良好な関係維持は、企業の安定的な事業運営に不可欠です。そのためには明確な評価基準を設定し、客観的な視点から仕入先を評価しなければなりません。
ここでは、仕入先評価における主要な3つの基準、品質、価格、納期について詳しく解説します。基準を理解し、適切な評価を行えば、最適な仕入先を選定し、長期的なパートナーシップを築けます。
品質
品質は、プロキュアメントにおける仕入先評価の重要な基準の一つです。調達する資材の品質は、最終製品の品質に直接影響を与えるため、厳格な評価が必要です。
品質評価は、単に資材そのものを見るだけでなく、仕入先の生産プロセス、梱包仕様、品質管理体制など、多角的な視点から行わなければなりません。たとえ高品質な資材であっても、輸送中の破損や保管中の品質劣化があれば、生産計画に支障をきたす可能性があります。品質管理部門との連携や仕入先への監査なども必要に応じて実施し、品質に関するリスクを抑えることが重要です。
既存の仕入先であっても、常に品質管理体制や生産プロセスに変化がないかを確認し、品質維持に努めているかを見極める必要があります。いつも利用しているから大丈夫、との安易な判断は避け、常に客観的な視点で評価を行ってください。
価格
価格もまた、仕入先評価において大事な要素です。高品質な資材であっても、価格が高すぎれば予算を超過し、利益を圧迫する可能性があります。
価格評価においては単に提示された価格を見るだけでなく、市場価格との比較や、価格交渉への対応なども考慮しなければなりません。
ただし、価格交渉は一方的に自社の要求を押し付けるのではなく、仕入先の状況も理解し、双方が納得できる着地点を見つけることが重要です。長期的な関係構築を視野に入れ、Win-Winの関係構築が、安定的な資材調達とコスト削減につながります。
納期
納期は、生産計画を円滑に進める上で品質や価格と同様に重要な要素です。必要な資材が納期通りに届かなければ生産ラインが停止したり、作業遅延が発生するなど、多大な損失を招く可能性があります。
納期評価においては、仕入先の生産能力や納期遵守率だけでなく、急な発注や納期変更への対応力なども考慮が必要です。そのため、複数の仕入先を確保するなどのリスクヘッジも重要です。
プロキュアメントを効率化する購買管理システム
プロキュアメント業務は、企業の競争力を左右する重要な要素です。しかし、複雑さや煩雑さから、多くの企業が課題を抱えています。購買管理システムは、課題を解決し、プロキュアメント業務を効率化・最適化するための強力なツールです。
購買管理システムを導入すれば、業務効率の向上、コスト削減、リスク管理の強化など、さまざまなメリットが得られます。
以下では、購買管理システム導入のメリット、主な機能、選び方のポイントについて詳しく解説していきます。
購買管理システムを導入するメリット
購買管理システムの導入は、プロキュアメント業務の効率化と最適化に大きく貢献します。購買管理システムには、以下のようなメリットがあります。
- コストの削減：発注から納品、支払までのプロセスをシステム上で一元管理できるため、手作業による管理の工数が削減できます。購買実績データの分析により取引先との価格交渉や社内の購買業務が改善でき、新たなコスト削減の余地も見つけ出せます。
- ミスや不正の防止：発注履歴や納期、納入状況などをシステム上で確認できるため、人為的なミスや不正行為を防止できます。
- 在庫切れや過剰発注の防止：資材や在庫の可視化により正確な数量をリアルタイムで把握できるため、在庫切れや過剰な発注を防げます。
購買管理システムの主な機能
購買管理システムには、プロキュアメントを支援するためのさまざまな機能が搭載されています。
購買管理機能では、必要な資材や部品の取引先、納期、数量、価格などを可視化し、購買情報の一元管理が可能です。仕入先管理機能では、仕入実績や今後の購買予定を管理し、コスト最適化や新規仕入先探索に役立ちます。調達管理機能では、見積や契約に関する情報を電子化し、過去の取引も簡単に閲覧できます。
カタログ購買機能は、頻繁に購入する物品をシステムに登録し、オリジナルカタログを作成して購買効率を高めることが可能です。
購買管理システムの選び方
購買管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要な点に注意しましょう。
まず、部門間の連携が取れるシステムであるかどうかが重要です。購買管理は他の業務とも密接に関わるため、他部門のシステムと連携できるか、共通して使えるシステムであるかを確認してください。
また、業種や製品に適したシステムを選ぶ必要があります。取り扱う製品数や種類に応じて、適切な機能を持つシステムを選択してください。
多言語サポート機能を搭載しているシステムもあり、海外拠点での利用も可能です。
導入実績が多いシステムを選ぶのも大切です。導入実績が多いシステムは、さまざまな企業のニーズに対応してきた経験があり、カスタマイズやサポートの幅も広い可能性があります。導入事例を参考に、自社に合ったシステムかどうかを判断しましょう。
システムの導入でプロキュアメントを最適化しよう
企業活動において欠かせないプロキュアメントは、製品やサービスに必要な資源を最適な条件で調達し、企業の競争力と収益性を向上させる役割を担います。品質、価格、納期のバランスを取りながら、最適な調達戦略を立案・実行しなければなりません。
プロキュアメント業務の効率化と最適化には、購買管理システムの導入が有効です。業務効率向上、コスト削減、リスク管理強化などのメリットがあり、購買計画、仕入先管理、調達管理などの機能が搭載されています。システム導入の際は、部門間の連携、業種や製品との適合性、導入実績などを考慮し、自社に最適なシステムの選択が重要です。
「PROCURESUITE」は、調達プロセスを見える化し、コスト削減と業務効率向上を実現します。最適な価格での購買、紙業務の削減、不正防止、ノウハウの共有など、さまざまな課題を解決し、企業のさらなる成長を支援します。
「PROCURESUITE」を活用し、プロキュアメント業務を最適化し、企業の競争力強化を目指してください。
