調達業務とは、自社の製品・サービスに関係する原材料や部品、付属品などの費用を外部に支払い、調達することです。
今回は、重要なコスト管理を担う調達部門の主な業務内容と課題をご紹介します。
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調達管理の業務内容とは？
調達管理部門が行う主な業務内容と、業務を遂行するために必要な資質・能力について紹介します。
1.仕入先の選択
資材を適切に調達するために、どの業者から仕入れるのか選択します。既存の仕入業者から選択するだけではなく、新規業者を開拓することも重要です。
不測の事態で資材が調達できなくなることも想定して、複数の安定した仕入先を確保しなければなりません。こうした適切な選択・開拓を行うためには、戦略的な視野と経験が求められます。
2.仕入価格の交渉
見積価格が適切か判断し、価格交渉を行うことも調達管理の重要な業務です。品質を確保しながら、より安い価格で仕入れるためには、原価や市場動向に関する正確な知識が求められます。
業者に適切な価格を提示するためには、仕入価格、品質、納期の早さなど、必要な基準を正確に理解して交渉する能力が必要です。
3.企画・開発・製造など他部門との調整
企画・開発・製造など資材を必要とする部門に、適切に届けられるよう調整することが調達管理の重要な業務です。必要な資材の種類、数量、納期、価格を明確にし、業者への発注から部門への引き渡しまでの計画を立てます。
調達業務は多くの関係者とやり取りが必要なため、コミュニケーション能力も重要です。
4.見積・発注と納期管理
計画・調整したスケジュールを元に、仕入業者へ見積を行い発注をかけます。また、発注した資材が期日通り届くかどうか確認を行うことも、調達において欠かせない業務です。
ときにはスケジュールの変更を余儀なくされることもあるため、仕入先や社内の関係者との調整も必要とされます。
5.検査・検収
届いた資材の数や品質に問題がないか、検査・検収を行います。正確な検査・検収を行うためには、品質管理に関する知識や、より専門的な知識を持つ品質管理部門や製造部門などとの連携が重要です。
調達業務の課題
企業の業績を上げていくために、調達業務にも効率化が必要です。より効率的な業務を行うために、4つの課題を取り上げます。
1．コストダウン
幅広く買い付けを行い、支出を管理する調達部門では、コストダウンが最重要の課題です。調達部門でコストダウンを図るためには、状況に応じた仕入価格が求められます。仕入価格は時間や状況によって大きく変化していくため、常に適切な価格で調達することが重要です。
調達時の仕入れ価格の妥当性を担保するためには、過去の仕入データを管理・分析し、必要に応じて提示できる仕組みが重要となります。
2．反復業務の効率化
調達業務において、見積書や発注書の作成や送付、納期の確認などルーチンワークが多いことも課題です。特に事務用品などの消耗品は品種が多く、各部門から要求されるため、見積りや発注が煩雑になりやすい性質があります。そのため、プロセスの簡略化やシステム導入による効率化が必要です。
業務の無駄なリソースを減らすことで、仕入交渉などの戦略的な調達に専念できるようになります。
3．ノウハウの属人化を防ぐ
仕入利益や見積書・発注書の様式や管理などが共有されておらず、非効率になっていることもよくあるケースです。このようにノウハウが属人化していると、担当者の急な欠勤や離職が起こったときに、対処しきれない場面も多くなります。
この課題の対策方法として、情報の一元的な管理と共有が必要です。
4．全体の流れを把握する
納期遅れや無駄な在庫の発生を防ぐためには、社内全体の情報共有が必要です。担当者が各関係者に確認を取るのは、時間がかかり、情報伝達のミスも発生しやすくなります。
こうした課題を解決するには、調達管理部門だけを見直すのではなく、社内の業務フロー全般を見直すことが必要です。
調達業務にもシステム化が必要
調達管理は、他の業務を円滑に行うために欠かせない業務です。さらに購入費用などのコストに直結する業務でもあるため、戦略的な視野が求められる業務でもあり、多くの課題を解決しなければなりません。
そして調達管理が抱える課題を解決するためには、システム化が必要です。情報を適切に管理し、他部門とも連携できるシステムを選び、より効率的な業務を実現しましょう。
