大企業や歴史が長い企業には、レガシーな購買管理システムを長期にわたり運用しているケースが見受けられます。中には、そのシステムが自社の業務要件に適合していないにも関わらず、切り替えのタイミングを逃してしまい、やむを得なく使い続けているケースも。
本記事では、システムの切り替えを検討する際に見直すべきポイントをご紹介します。
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管理システムの乗り換えは業務効率化・コスト削減のチャンス
業務効率化のために利用するのが管理システムですが、自社の業務要件に合わないシステムを無理に使い続けてしまっているためExcelなどを併用せざるを得ず、結果として煩雑な運用になってしまっている企業は思いのほか多いものです。レガシーなシステムの中には、メンテナンス性が低いために高額な保守費用が発生しているものや、拡張性が低いことで追加開発が困難なものも存在します。
このようなシステムの見直しは労力がかかるように思えるかもしれません。しかし、自社にとって適切な管理システムに切り替えることによって、そのコスト以上のリターンが得られることは極めて多いといえます。技術の発展やソフトウェアの進歩が著しい昨今、自社の業務要件に合ったシステムを利用することで、現場の生産性が格段に向上するケースも珍しくないのです。
では、購買管理システムの見直しを行う場合には、どのようなポイントが挙げられるのでしょうか。
購買管理システム見直しのポイント
購買管理システムというと、社外からの資材調達などのデータを管理することから、購買部門の生命線ともいえる仕組みです。そこでは、次の３つの観点をシビアに見極めることが求められます。
必要な機能は備わっているか
１つ目は、業務に必要な機能の精査です。業務に必要な機能は個社ごとに異なるため、基本的には自社の業務要件を洗い出したうえで比較検討を行う必要があります。購買や調達部門向けのパッケージ製品であれば、ある程度の機能は網羅されている傾向にあります。
例えば、必要な機能だけをスクラッチで開発し続け長年運用してきた結果、「メンテナンス・管理の難易度が高い」「システムの全容を理解できている担当者がいない」などの課題が発生してしまうことがあります。その場合はパッケージ製品を基準に検討を進め、必要に応じて機能のカスタマイズを行う、などすることが効率的といえます。
例えば、化成品や合成繊維を手掛ける化学メーカーの「株式会社カネカ様」は、調達管理支援システムを導入する際、パッケージ製品に自社特有の機能要件に対応したアドオン（拡張機能）をすることで、システムによる業務効率化を実現しました。
【関連記事】 購買管理システムで業務効率化と戦略的購買を実現した事例「株式会社カネカ様」
現在のものよりコスト削減ができるか
２つ目は、システムに関わるトータルコストの削減です。保守費を始めとするシステム自体のコストはもちろんのこと、新システム導入による運用コストの削減、集中購買の実現による購買コストの削減、間接的に生じる人件費の削減という具合に、幅広い視点からコスト削減を見極めることが大切です。
管理・運用が手軽にできるか
３つ目は、システムを管理・運用するにあたっての手軽さです。レガシーなシステムには管理機能が十分に備わっていないこともあり、システムの提供元の会社や特定の人物でないと設定変更を行えないことがあります。中には、システムを構成している開発言語を扱える人物がおらず、細かな変更やカスタマイズができないことも。システム自体が属人的になってしまうことを避けるうえでも、予め管理・運用面の手軽さを見極めることは大切です。
乗り換え前に注意すべきポイントは？
続いて、乗り換え先のシステムを決定した後に注意すべきポイントについてです。
現場とすり合わせる
１つ目は、システムを利用する部門と十分にすり合わせを行うことです。これまでに使用していたシステムから乗り換えをする場合、業務の継続に必須な要件、使用感、今後求められる新たな要件を十分に確認する必要があります。
特に、新システムでできること・できないことを予め明確にしておくことで、業務遂行中に発生しうるトラブルを事前に回避することが大切です。また、反対意見が発生した際には、システム導入によるメリット（現状の業務がどれだけ効率化できるのか、どれほどのコスト削減が実現するのか）を具体的に伝えることで、理解を得られるように努めましょう。
アドオンする内容を整理する
２つ目は、拡張機能にあたる「アドオン」の整理です。システムにできることに合わせて業務フローを構築し直すといった視点も重要ですが、自社の業務上で必要な機能がどうしても満たされていない場合、システムベンダーと議論を行い、必要なアドオンを整理する必要があります。
しかし、やみくもにアドオンを追加することは決して望ましくはありません。アドオンを追加すると開発費用や保守費用も増加することがあるため、自社の業務上必要な機能はどれか、十分に検討したうえで意思決定することが求められます。
定着には導入後の改善も必要
最後にシステムを切り替え、運用が始まった後に必要な視点です。
システムを現場に定着させるためには、ユーザービリティはもちろんのこと、現状の業務フローに照らして新たな改善点が出てきていないか、現場社員からの聞き取りや検証を行うことが必要です。その過程では、システムベンダーと共同で改善を重ね、両社が一体となって取り組みを進めることが重要なため、サポートの手厚いベンダーであるかといった点も重要なポイントとなります。
業務効率化・コスト削減を実現する「PROCURESUITE」
DAIKO XTECHが提供する購買管理システム「PROCURESUITE」は、充実した標準機能と拡張性の高さから、数多くの購買・調達部門から選ばれている仕組みです。見積・発注・承認処理などの購買業務の効率化はもちろん、調達コストを含むトータルコストの削減も期待できます。
PROCURESUITEを導入した企業には、調達業務の人件費を1/3に削減（導入前：650万円/月→導入後：250万円/月）した成功事例も有しており、製造・流通・インフラなど様々な業種の調達部門で導入が進んでいます。
システムのリプレイスを機に業務効率化・コスト削減を進めたいとお考えの企業様は、ぜひ一度お問い合わせください。
また、下記記事では、購買管理システムを導入する4つのメリットと3つの選び方もご紹介していますので、是非ご覧ください。
システム切り替えを機に業務効率化・コスト削減を実現！購買管理システム「PROCURESUITE」
当社の購買管理システム「PROCURESUITE」については、下記よりご覧いただけます。
