発注ミスが起きると返品対応に追われたり不要な在庫を抱えたりすることになり、金銭面・業務面の両方で損失が生じます。「発注ミスをなくしたい」と考えているなら、ミスが起きる要因と具体的な解決策を確認しておきましょう。
本記事では、発注ミスを解決する具体的な方法を詳しく解説します。発注ミスが起きる要因とミス削減に成功した事例をあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。
目次
発注ミスとは？誤発注や発注漏れの主な種類
発注ミスとは、商品の数量や内容、納品先などの情報を誤って発注してしまうトラブルのことです。購買・調達業務では、入力ミスや確認不足などが原因で、誤発注や発注漏れが発生することがあります。
その結果、在庫不足や過剰在庫、納期遅延などの問題につながります。
発注業務は手作業が多く、人為的なミスが起こりやすい工程でもあります。例えば、商品数の入力ミスや宛先の誤りなどはヒューマンエラーとしてよく見られるケースです。
こうした発注ミスは、企業の仕入れコスト増加や業務負担の増大を招く可能性があります。そのため、種類を理解して対策する必要があります。
誤発注
誤発注とは、商品名や数量、単価などを誤って発注してしまうミスを指します。例えば、発注書への記載ミスやデータ転記時の入力ミスなどが原因で、本来とは異なる商品を注文してしまうケースが挙げられます。
こうしたミスは在庫不足や過剰在庫を招き、業務効率の低下や仕入れコスト増加につながる可能性があります。
また、誤発注は取引先との信頼関係にも影響を与える恐れがあります。返品対応や再発注などの追加業務が発生し、企業全体の生産性を下げる要因にもなるため注意が必要です。
発注漏れ
発注漏れとは、本来発注するべき商品や原材料を発注し忘れてしまう状態を指します。
発注業務が属人化している場合や、チェック体制が不十分な場合に起こりやすく、必要な物資が納期までに届かない原因となるので注意が必要です。必要な商品が調達できない場合、納品遅延や販売機会の損失につながる可能性もあります。
特に複数の担当者が関わる業務では、誰が発注を担当しているのかが曖昧になり、発注漏れが発生しやすいです。発注業務のフローが明確でない企業では、業務の属人化が原因でミスが発生するケースも少なくありません。
指定ミス
指定ミスとは、納品先や納期、送付先などの指定情報を誤って入力してしまう発注ミスです。
発注内容自体が正しくても、送り先や宛先が間違っていると商品が届かない、あるいは誤った取引先に送られてしまう可能性があります。メールやFAXで発注書を送付する際に、古いアドレスを使用してしまうケースなども代表的な例です。
指定ミスは、単なる業務上のミスにとどまらず、情報漏えいやセキュリティ事故につながるリスクもあります。誤った相手に発注書を送付してしまうことで、取引情報が外部に漏れてしまう可能性があるため注意しましょう。
発注ミスが起きる要因
発注ミスは単なる入力ミスだけでなく、業務フローや組織体制などさまざまな要因が重なって発生します。発注業務は日常的に行われるため、小さな問題が積み重なることで大きなトラブルへと発展するケースも少なくありません。
発注ミスが起きる具体的な要因は、次のとおりです。
- ヒューマンエラー
- 業務の属人化
- コミュニケーションエラー
- アナログな業務体制
- 煩雑な在庫管理
- 社員の教育不足
- 担当者の健康トラブル
ヒューマンエラー
発注ミスの代表的な原因がヒューマンエラーです。
数量の記載・転記ミスや商品コードの誤入力など、ちょっとした確認不足が誤発注につながります。忙しい時間帯や業務が集中しているタイミングでは、どれだけ経験豊富な担当者でもミスが発生する可能性があるため、注意が必要です。
チェック体制に不備がある場合は、ヒューマンエラーに気づけず、誤送付・発注ミスにつながるリスクが高まります。
また、似た名称の商品が多い場合や複雑な発注システムを使用している場合は、入力間違いが起こりやすいため注意が必要です。
業務の属人化
業務が属人化している場合、発注ミスのリスクが高まります。
一部の担当者のみが発注業務を行っている場合、業務が属人化してしまい、急な病欠や離職に対応できません。
発注ノウハウやルールが組織内に蓄積されず、担当者が異動・離職した場合に発注ミスが起きる可能性が高まります。
コミュニケーションエラー
発注ミスは社内外のコミュニケーション不足によっても発生します。
例えば、営業担当者からの発注内容が正確に共有されていない場合や、仕様変更の情報が現場に伝わっていない場合などです。伝達ミスがあると、正しい商品や数量で発注できなくなる可能性があります。
さらに、メールや口頭での指示が曖昧な場合、担当者ごとに解釈が異なり、結果として誤発注につながるケースもあります。
アナログな業務体制
紙の発注書やFAX、手入力中心の業務体制は、発注ミスを引き起こしやすい要因の一つです。
アナログな運用では情報の転記作業が多くなり、その分だけ入力ミスや確認漏れが発生するリスクが高まります。
また、紙ベースの管理では過去の履歴を確認しづらく、ミスの原因を分析することも難しくなります。
煩雑な在庫管理
在庫管理が煩雑化している場合、発注ミスが起こりやすいです。
具体的には、在庫情報がリアルタイムで更新されていない場合や、複数のシステムで管理されている場合は、発注ミスが発生しやすくなります。
在庫数の把握が不十分だと、必要以上に発注してしまったり、逆に発注漏れが起きたりする可能性があります。
社員の教育不足
発注業務に関する教育が十分に行われていない場合も、発注ミスの原因になるため注意が必要です。
作業手順やシステム操作を正しく理解していないと、確認作業が不十分になり、ミスが発生しやすくなります。新人社員や異動したばかりの担当者は、業務の流れを完全に把握できていないことが多いです。
また、ミスが起きた際に原因分析や改善策が共有されていない組織では、同じミスが繰り返される傾向があります。
担当者の健康トラブル
担当者の体調不良や過度な業務負荷も発注ミスの要因です。
疲労やストレスが蓄積すると集中力が低下し、確認不足や入力ミスが起こりやすくなります。特に繁忙期は業務量が増えるため、普段以上に注意が必要です。
また、長時間労働や人員不足によって担当者の負担が大きくなると、業務品質にも影響が出てしまいます。
発注ミスにより引き起こされる悪影響
発注ミスはさまざまな要因で引き起こされるため、防止策を実施しなければなりません。
発注ミスにより引き起こされる悪影響として、次のようなものが挙げられます。
- 販売機会の損失
- 顧客満足度への悪影響
- 業務負担の増加
販売機会の損失
発注ミスにより必要な部品や原材料が手に入らない場合、販売機会の損失が起きます。
取引先が求める商品を納期までに出荷できず、取引がキャンセルになれば、売上低下につながります。
仮に受注があっても、発注ミスにより販売機会を失えば利益を増やせません。
顧客満足度への悪影響
発注ミスによって取引先が求める商品を出荷できない場合、顧客満足度が低下します。
「必要なときに商品を受け取れない」場合は、競合他社に依頼を切り替えるケースがあり、今後の取引をキャンセルされるリスクがあるため注意が必要です。
「この企業には欲しい商品が揃っていない」と悪い評判が広まる可能性もあります。
業務負担の増加
発注ミスが起きると、不要な商品を返品したり関係者へ謝罪したりと、業務負担が増加します。
発注ミスを起こした担当者が「これ以上ミスできない」と精神的に追い込まれ、パフォーマンスの低下へとつながる可能性もあります。
また、過剰発注により過剰な在庫を抱えてしまった場合、管理工数も増加します。
発注ミスを削減する具体的な方法
発注ミスを削減する具体的な方法は、次のとおりです。
- チェック体制の強化
- データの一元管理
- 作業手順の標準化
- 発注業務のデジタル化
- 発注システムの導入
発注ミスによる悪影響を防ぐために、自社に合った対策を実施しましょう。
チェック体制の強化
発注ミスを削減するために、チェック体制を強化することが大切です。
単独でのチェックでは見抜けないミスも、複数人でチェックすれば防止できる可能性が高まります。
複数人でチェックを行ったりチェックリストを作成したりと、発注ミスが起きないようチェック体制を強化しましょう。
データの一元管理
業務の属人化やチェック体制の不備による発注ミスを減らすため、データの一元管理が効果的です。
データを一元管理すれば担当者以外も在庫管理表や発注書を確認できるため、ミスに気づきやすくなります。
また、組織全体で発注業務を行うことで業務の属人化を解消し、発注ミスのリスクを低下させられます。発注に関わる従業員が簡単に発注内容を確認できるようデータを共有しましょう。
作業手順の標準化
作業手順の標準化も有効です。
手順が作業ごと・従業員ごとにバラバラになっているとイレギュラーな作業が多くなり、発注ミスが生じやすくなります。
手順が標準化されていれば常に同じ方法で作業やチェックを進められるため、発注ミスを減らせます。
発注業務のデジタル化
発注ミスを減らすには、発注業務をデジタル化し、システム上で承認フロー（ワークフロー）を構築することも有効な手段です。
紙の回覧や口頭での確認では見落としがちだった不備も、システム上で購買担当者が入力 した後に上長が承認するワークフローを設けることで、ダブルチェックができます。
また発注作業のデジタル化によって、以下のような履歴（ログ）も残ります。
- 誰が（Who）
- いつ（When）
- 何を発注・承認したのか（What）
そのため、万が一ミスが発生した際にも原因の特定や再発防止策の立案がスムーズにできるのです。
発注システムの導入
発注ミスを削減するために、発注システムを導入しましょう。発注システムは、発注業務を自動化し従業員の負担を軽減します。
またリアルタイムでの在庫情報を確認したり、発注内容や取引先へのメール送信履歴をチェックしたりすることで、発注ミスを防止できます。
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発注ミス削減の成功事例
実際に発注ミスを削減した企業の成功事例をご紹介します。
この企業では購買システムを導入していたものの手作業による発注が必要で、新たな支援システムを求めていました。
発注業務を効率化する打開策として、調達支援システム「PROCURESUITE」を導入し、次のような効果を得ています。
- システム化による工数削減
- ペーパーレス化で通信コストをカット
- 業務の標準化により属人化を解消
発注ミスにつながる要因を解消したことで、発注ミスの削減だけでなく業務の効率化とコストカットも実現した成功事例です。
発注ミスが起きた際の対処法
どれだけ注意していても、発注ミスを完全にゼロにすることは難しいものです。重要なのは、発注ミスが発覚した際に迅速かつ適切な対応を行い、被害を最小限に抑えることです。
対応が遅れるほど取引先との信頼関係に影響が出る可能性があるため、社内で予め対処フローを決めておきましょう。
発注ミスが発生した際に取るべき基本的な対応ステップは、以下のとおりです。
- 迅速な状況報告と詳細の共有
- 取引先への連絡とお詫び
- 原因追求と再発防止策の検討と実施
STEP1：迅速な状況報告と詳細の共有
発注ミスが判明した場合は、まず社内で迅速に状況を報告し、関係者と情報を共有することが大切です。担当者だけで判断せず、上司や関係部署に早い段階で報告することで、適切な対応策を検討しやすくなります。
具体的には、「いつ」「どの取引先に」「どのような発注内容を」「どの部分で誤ったのか」といった詳細情報を整理して共有しましょう。情報が曖昧なままだと対応が遅れ、結果として被害が拡大してしまう可能性があります。
また、社内での共有を徹底しておけば、同じ発注ミスによる二次的なトラブルを防ぐことにもつながります。
発注ミスを減らすために、早期報告の文化を組織内に根付かせましょう。
STEP2：取引先への連絡とお詫び
社内で状況を整理した後は、できるだけ早く取引先へ連絡しましょう。
発注ミスを隠そうとしたり、対応を後回しにしたりすると、信頼関係に大きな影響を与える可能性があります。迅速かつ誠実な対応が、取引先からの信用を維持するためのポイントです。
連絡する際は、まず発注ミスの事実を正確に伝え、謝罪の意を示したうえで、現在の状況や今後の対応方針を説明しましょう。例えば、商品の返品や再手配、納期の再調整など、具体的な対応策を提示することで、相手の不安を軽減できます。
電話やオンライン会議など、直接コミュニケーションが取れる方法を選ぶと、誠意が伝わりやすくなります。その後、再発防止・取引先に誠意を示す意味でも、正式な文書やメールで内容を記録として残しておくよう徹底しておきましょう。
STEP3：原因追求と再発防止策の検討と実施
発注ミスへの対応が完了したら、原因分析を行い、再発防止策を検討しましょう。
同じミスを繰り返さないためには、担当者個人の問題として片付けるのではなく、業務フローや管理体制に改善点がないかを確認することが重要です。
例えば、チェック体制の見直しや承認フローの追加、発注管理システムの導入など、組織的な対策を検討することでミスの発生率を下げられます。また、改善内容はマニュアルや社内共有資料として残し、全社員が確認できる状態にしておくと効果的です。
発注ミスは企業にとってリスクである一方、業務改善のきっかけにもなります。トラブルを学びに変え、継続的に業務プロセスを改善していく姿勢が必要です。
発注ミスを防ぐために購買管理システムを導入しよう
発注ミスを防ぐために、発注システムや購買管理システムなどITツールの導入がおすすめです。
人の手による発注業務では、どうしてもヒューマンエラーが起きる可能性が高まります。
発注ミスを防止するためにチェック体制を強化する場合も人件費がかかり、生産性の低下へとつながります。
購買管理システムを導入すれば、発注業務の自動化による発注ミス防止と従業員の負担軽減を同時に達成できます。機会損失や顧客満足度への悪影響を防ぐために、発注ミスを削減する対策を実施しましょう。
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