購買業務を効率化すれば、生産性向上やコスト削減など、企業にとって大きなメリットを得られます。
しかし、購買業務効率化に向けて「実際何から始めれば良いのか」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では購買業務効率化を実現するための手順や施策を詳しく解説します。
記事後半では、購買業務効率化を実現する購買管理システムの選び方まで併せて解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
購買業務効率化の基本の流れ
購買業務効率化を実現するには、基本的な流れを理解しておくことが大切です。
以下の流れに沿って、購買業務効率化を実現しましょう。
- 現状の課題を把握する
- 目標を設定する
- 業務効率化の方法を検討する
- 業務効率化に向けたシステム・体制を導入する
- 結果を評価する
購買業務効率化は、課題を見つけるための現状分析から始まります。
次に具体的な目標を設定し、達成に向けた施策を考案し、その後、購買業務効率化を実現するために、必要なシステム・体制を導入し、効果測定します。
大切なポイントは、ただ施策を実行・システム導入して終わりではなく、PDCAサイクルを回して継続的に効率化を図ることです。
購買業務効率化のために企業が取り組むべき施策
購買業務は「必要なものを、必要なときに、できるだけ安く仕入れる」ことが求められます。そのためには、社内ネットワークの強化と仕入先との関係構築が欠かせません。各部門・工場からの依頼がある中で手配の進捗や過去の発注履歴といった必要な情報が見つけにくい環境では、管理制度の質や業務効率が低下します。
社内、社外両方の購買業務効率化に向けて取り組むべき施策を6つご紹介します。
- 購買のフローを見える化する
- 購買データを可視化・分析する
- 発注手続きや決裁ルールを標準化する
- ペーパーレス化を推進する
- 部署間の情報共有と連携体制を強化する
- 購買管理システムを導入する
購買のフローを見える化する
購買業務は、以下のように複数のプロセスが発生するため、フローの過程を可視化できていないケースが多い傾向です。
- 購買要求（起案）計画立案
- 見積依頼
- サプライヤ選定納入先選定
- 発注
- 納品
- 検収
- 支払い
「どこで時間がかかっているのか」「ボトルネックがどこにあるのか」など課題を把握できなければ、業務効率化に向けた改善施策を打ち出せません。
まずは現状のフローを棚卸し、担当部署・ステップ・必要な承認などを整理することが大切です。
購買のフローを可視化すれば、二重入力や過剰な確認、属人化などの非効率が明らかとなり、改善ポイントを具体的に検討できます。
また、購買ルールが明確になることで担当者間の作業品質が標準化され、引き継ぎや教育コストの削減にもつながります。
購買データを可視化・分析する
購買情報が紙やExcelで分散管理されていると、購入金額・仕入先・支払い条件・契約情報のデータを集計できず、分析・改善が困難です。
購買データを一元管理し「誰が・いつ・どこから・いくらで」購入しているのかを可視化すれば、無駄な支出や過剰仕入れ・用途不明の出費を発見できます。
また、カテゴリー別支出額の分析や、仕入先別の価格比較から、コスト削減やサプライヤの見直しにつながる重要な判断材料が得られます。
近年では、BIやダッシュボードを活用したリアルタイム分析も普及しているため、購買部門が経営に対して戦略的な示唆を提供する役割を担っているのです。
発注手続きや決裁ルールを標準化する
部署ごとに異なる手続きや承認基準が存在すると、発注ルールの形骸化や不正購買のリスクが高まります。
申請経路・決裁金額の条件・承認者の範囲などを共通ルールとして明確化し、不必要な発注や重複発注、非承認の支出を防ぎましょう。
さらに、稟議プロセスを標準化すれば承認のスピードが向上し、購買リードタイムの短縮につながります。
標準化したルールをシステム上に組み込めば、担当者の判断に依存しない統制が可能です。
ペーパーレス化を推進する
紙の申請書や見積書、請求書の管理は保管・確認・検索に手間がかかり、業務のスピードを低下させます。
ペーパーレス化を促進すれば、物理的な保管コストを削減できるだけでなく、書類検索・確認の手間を軽減し、処理の抜け漏れや承認遅延を防止できます。
また、電子印鑑・電子契約サービスと組み合わせれば、承認フローをオンラインで完結できるため、テレワーク環境にも対応可能です。
ペーパーレス化の促進は、ミス防止や内部統制を強化するメリットがあるため、購買業務効率化を実現する際に実施しましょう。
部署間の情報共有と連携体制を強化する
購買は単独部門の業務ではなく、経・総務・各事業部など複数の部署が関与します。
しかし、各部署が独自の判断で発注を行っていると、組織全体での最適な購買戦略が取れません。
組織的に最適な購買戦略を実現するために、部署間で仕入先情報や契約条件・購買ルールなどを共有し、部門横断での運用ルールを整備しましょう。
さらに、月次のレビューや購買会議を設けて、支出状況やコスト削減の取り組みを継続的にチェックし、戦略購買に向けた体制を構築することが大切です。
購買管理システムを導入する
購買業務を根本から効率化するためには、購買管理システムの導入が効果的です。
購買管理システムを導入することで、購買フローを一括管理でき、手作業や属人化のリスクを大幅に削減できます。
また、購買データが自動的に蓄積されるため、分析やコスト改善に直結する情報基盤を構築できます。
近年では、ワークフローやAIを活用した発注予測、分析ダッシュボードなど高度な機能を備えるクラウド型システムも増えており、低コストで導入しやすい傾向にあります。
購買業務効率化を実現する購買管理システムの選び方
購買業務効率化を実現するには、自社に適した購買管理システムの選定が欠かせません。
自社に適した購買管理システムを選ぶために、以下のポイントを重視して、複数のシステムを比較検討しましょう。
- 自社の課題と要件を整理する
- 自社に適した提供形態を見極める
- 必要機能の優先順位をつける
- 導入後のコスト対効果と拡張性を評価する
- 使いやすさ・サポート体制・導入実績を確認する
自社の課題と要件を整理する
購買管理システムを選ぶ際は、現在の購買プロセスにおける課題と要件を整理しましょう。
現状の課題を洗い出し、「必須要件」と「あれば便利な機能」に分けて整理すれば、システムをスムーズに比較できます。
また、自社の購買頻度・仕入先数・部署構成などから、「どこまで自動化したいのか」「どこを可視化したいか」など希望を定義しておくと、最適なシステムが見つかりやすいです。
自社に適した提供形態を見極める
システムの提供形態は、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれます。
クラウド型は初期コストが低く、導入や運用が比較的手軽で、リモートワークや複数拠点対応が必要な企業にも適しています。
対して、オンプレミス型は自社運用のためカスタマイズ性・セキュリティ面で優れる反面、初期費用や運用コストがかかりやすいです。
自社の規模や予算、社内体制に応じて、どちらの提供形態が適しているか判断しましょう。
必要機能の優先順位をつける
購買管理システムには多くの機能がありますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。
すべての機能を備えたシステムは高額な傾向があり、不要な機能分までコストを負担しないためにも、自社に必要な機能を見極めることが大切です。
必要機能の優先順位をつけて、「どの機能を重視するべきか」判断基準を設けて、複数のシステムを比較しましょう。
導入後のコスト対効果と拡張性を評価する
購買管理システムを導入する際は、導入コストだけでなく、ランニングコストを含めたトータルコストで選びましょう。
さらに、将来的に組織が拡大した際の機能追加・ユーザー増加に対応できるか、他システムとの連携性が可能かも重要な比較材料です。
初期費用だけで判断せずに、費用対効果と拡張性の高さを重視しましょう。
使いやすさ・サポート体制・導入実績を確認する
購買管理システムがどれだけ高機能でも、現場に浸透しなければ効果を発揮できません。
現場で使いやすい購買管理システムを導入するために、以下のポイントを確認しておきましょう。
- 操作性（UI／UX）
- 導入時のサポート体制
- 問い合わせ対応
- 導入後のアップデートやトラブル対応の有無
- 自社と同じ業種・規模での導入実績
情報共有による購買業務の改善
業務規模が拡大するにつれ、購買業務は複雑化していきます。業務を効率化し、利益につなげるには情報の一元化・見える化が大切です。購買業務の効率化に成功すればコスト削減など財務状況の改善にも効果が期待できます。ぜひ自社の購買業務が効率化されているか、今一度見直しを行ってみてはいかがでしょうか。
また、下記記事では、購買管理システムを導入する4つのメリットと3つの選び方もご紹介していますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。
自社に合ったシステムを選んで購買業務の効率化を図ろう
購買業務効率化には、自社に合う購買管理システムの導入が効果的です。
数多く存在する購買管理システムの中から、自社に合うシステムを選ぶために、現状の課題や目標・求める機能などを洗い出しましょう。
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