日々の購買業務に課題を感じ、購買管理の体制を整えたいとお思いの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
購買管理の仕組みを整え、購買業務の効果を高めるためには「購買管理の5原則」について把握しておく必要があります。
基本的なルールともいえる購買管理の5原則について把握しておけば、自社の取り組みにおいてどこを変更すればよいかを見つけやすくなるでしょう。
この記事では、購買管理の5原則とはなにか、購買管理の5原則に着手するまえにしておくべき準備、購買管理の必要性と規定の重要性、膨大なデータを扱う購買業務を効率的に進めるために役立つシステムについてなどを解説します。
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購買管理とは
購買管理とは企業が製品やサービスを生産するために必要な資源を、適切なタイミングとコストで確保するための活動全般を指します。
必要な商品やサービスの選定から、供給者との交渉、購入契約、発注、受領、検査、支払いまで、一連のプロセスが含まれます。
目的は、「必要なものを、必要な時に、必要な量だけ、適正な品質と価格で調達する」ことです。
そのため、購買計画の策定、仕入先選定、発注管理、原価確認、納期管理などを実施します。
購買管理は、企業の利益や現場の作業効率に大きく影響するため、慎重かつ正しい管理・運用が求められる重要な業務です。
購買管理の5原則とは
企業の経営に直結する購買管理の根幹を成すのが「購買管理の5原則」です。
購買管理の5原則は製造業で重視されるQCD（品質、コスト、納期）に加え、取引先選定と数量管理を網羅した5つの基本ルールです。
適切な取引先から、適切な品質・数量のものを、適切な納期・価格で購入するための指針となります。
5原則を意識することで、QCDのバランスを保ちつつ、安定供給、リスク低減を実現し、企業の競争力強化につながります。
具体的に以下がクリアできていれば、5原則を満たしています。
- 適切な取引先の選定・確保
- 適正な品質の確認・確保
- 適切な数量の確認・確保
- 的確な納期の設定・確保
- 適切な価格の決定・履行
それぞれ詳しく解説します。
適切な取引先の選定・確保
購買業務では、資材の供給先となるサプライヤーの働きが重要となります。サプライヤー都合で納品が滞るようでは生産計画に大きな影響があるため、適切なサプライヤーの選定することも購買管理として重要なポイントです。
適正な品質の確認・確保
納期通りに納品しても、品質が不十分であれば顧客への信頼に関わるため、納品された資材の品質を厳しくチェックし、悪ければ是正勧告などをして対策することも購買管理として行う必要があります。
適切な数量の確認・確保
購買業務では、購入した資材が生産計画に足りないことはもちろん、購入しすぎて在庫過多になることも予算管理や在庫管理に大きな影響を及ぼします。購買管理を徹底し、常に適切な量の資材を確保することが大切です。
的確な納期の設定・確保
購買業務においては、サプライヤーとの協力体制が重要となります。納期が遅れがちであれば、部員を派遣して改善活動を支援するなどして納期を遵守してもらうことも必要となります。
適切な価格の決定・履行
資材を安く購入することで営業利益を高めることができるため、原価低減活動は重要な業務のひとつとなります。しかし安く購入することを重視しすぎた結果品質が損なわれるようなことはあってはなりません。品質を維持しつつコストダウンを図っていくことも購買管理の重要なポイントです。
購買管理の必要性
中小企業製造業の『製造原価に占める材料費』は平均として、40～50％だといわれています。原価の約半分を占める資材原価を下げることができれば、当然利益は向上するでしょう。そのためには仕入先を選定して、最適な品質とコストで調達する必要があります。
仕入れは安ければ良いというわけではなく、一定水準以上の品質が求められます。コストと品質のバランスを考え、仕入先を選定するのも購買管理の仕事になります。
また、価格だけでなく購買管理によってリードタイムの削減も可能です。原材料・部品の調達から製造、販売までモノづくりの流れは鎖のようにつながっています。仕入れに時間がかかってしまうと、製造が予定通りに進みません。逆に仕入れを予定より早く済ませることができれば、納期を短縮することも可能です。
購買管理は、モノづくりの起点として重要な役割を持っています。
購買管理には規定が重要
企業の中でも重要な役割を担う購買業務は、お金が絡むことから不正が起きやすい部門だともされています。内部統制を行い不正が起きないようにするためには、購買管理規定が必要となります。
購買管理規定は購買業務を進める中で禁止事項や業務フローを記したルールであり、企業自身が社内の実情に合わせて制定します。購買管理規定は主に総則、購買計画、取引先、発注、検収、支払いなどの項目に分けられます。
購買管理規定は不正を防止するために制定されますが、業務を効率化する目的としても重要です。規定がなければ担当者は自身の裁量で業務を進めることがあり、効率を犠牲にしていることがあります。購買管理規定では適切とされる品質、量、納期、金額設定、承認フローなどが記されるため、整ったルールの中で業務を進めることが可能となります。また、初めにルール化していれば効率化のための改善活動も行いやすくなります。
購買管理規定の整備は、企業の健全な発展に不可欠です。コンプライアンス遵守、コスト削減、業務効率化など、多岐にわたるメリットを享受するためにも、自社に最適な規定を策定し、継続的な改善を心がける必要があります。
購買管理の業務フロー
代表的な購買管理の業務では、「見積・発注」、「受入・検収」といった業務フローが発生します。それぞれの内容を簡単にご説明します。
見積・発注
まずは仕入先を選定し、見積を依頼、届いた内容を比較検討し、より条件の良い取引先に資材を発注します。その際、適切な取引をするために契約書を取り交わし、相互に取引条件の確認をした上で、取引期間や納期、支払い条件などを明記します。資材を発注した後、納品が遅れた場合には、必要に応じて納期遵守を催促します。
この段階で購買方法が担当者ごとに異なっていると業務が属人化し、情報の共有や引き継ぎでトラブルが生じやすくなります。担当者が変わってもスムーズに購買業務ができるよう、購買方法の統一・標準化を行うことが重要です。
受入・検収
届いた資材が注文通りの品質・数量であるかを確認します。もし、届いた資材に問題がある場合は、仕入先に連絡し、代替品を送ってもらうなどの対応が必要です。検収後に問題がなければ、契約に基づき仕入先へ支払いを行います。
品質や仕入先の対応の早さといった購買データも、企業の財産となります。情報を一元管理し、担当者がいつでも見られる環境にしておけば、次回以降の発注で事務工数の大幅な削減が可能です。
モノづくりを滞りなく行うための購買業務のポイント
購買業務においては、次にご紹介する3つのポイントが重要となります。
チェックフロー、承認フローの設定
お金が絡み、不正が起きやすい購買業務においては、あらゆる面でチェック体制を構築することが大切です。発注書や納品書、検収報告書などを照合するフローを設け、不正が発生しても第三者が発見できる体制を構築します。
また、規定に基づいた承認フローを設けることも重要です。値引きや割戻しなどは不正のきっかけになることもあるため、担当者の一存ではなく、責任者が規定に基づいた内容になっているかどうかを承認するフローを構築します。
職務分掌の徹底
職務を適切に配分し、担当者ごとの担当業務と責任の所在を明確にすることを「職務分掌」と言います。購買業務においては、例えば発注業務と検収業務がそれぞれ独立した職務であり、分掌することが大切です。これらの業務を1人の担当者が兼任すると、サプライヤーに発注した資材の検収も同じ人が行うことになり、不正が容易に発生する環境となってしまいます。
サプライヤーとの癒着の防止
お金が絡む業務であり、サプライヤーの営業担当から営業を受けるため、サプライヤー側から不正を持ちかけられるケースも考えられます。このような癒着を防ぐためには、定期的な人事異動が有効な対策の一つです。
購買管理が適切に行われることで、スムーズな生産やコスト削減が可能になります。ただし、事業規模が大きくなるほど、購買管理は難しくなります。さらに、購買業務は自社だけでなく、仕入先の状況にも影響されます。
早めに購買管理業務の改善に取り組まなければ、無駄な作業の増加やミスの発生が大きな問題となるかもしれません。そのため、購買管理業務をサポートするためのシステム導入が必要になる可能性もあります。
常日頃から情報を共有し、購買管理を適切に行うことで、企業の収益力拡大も可能です。トラブルを未然に防ぎ、モノづくりのプロセスをスムーズに進めるためにも、購買管理の改善・強化に積極的に取り組みましょう。
また、下記記事では、購買管理システムを導入する4つのメリットと3つの選び方もご紹介していますので、ご興味のある方は是非ご覧ください。
