帳票管理をペーパーレス化！EDI導入によるメリットとは？

働き方改革やテレワークの推進により、ペーパーレス化の必要性が高まっています。しかし、ペーパーレス化の実現にはさまざまな課題があり、ためらう企業も多いです。

本記事では、ペーパーレス化が進んでいない企業の課題とペーパーレス化を容易にする、EDIと呼ばれる電子データ交換システムについてご紹介します。

帳票のペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、紙媒体で運用されていた情報や文書を電子化し、データとして保存・活用・共有することです。

そもそも、ペーパーレス化はただ紙媒体の書類を削減することに限った取り組みではありません。紙媒体の利用によって非効率になっていた業務を整理し、電子化によって業務効率向上を図ることによって、無駄なコストの削減を目指す取り組みでもあります。

帳票のペーパーレス化は、経理部門だけでなく、企業のワークフロー全体を見直すうえで有用な施策です。企業全体の業務をペーパーレス化によって改善することにより、リソースをコア業務に充てられるようになります。

また、後述するように帳票のペーパーレス化は電子帳簿等保存法など、法令を遵守するうえで不可欠な施策です。そのため、紙媒体の帳票を利用している企業にとって、ペーパーレス化は非常に重要です。

帳票のペーパーレス化が求められる時代に

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大によって、社員がオフィスだけでなく自宅や取引先などの場所で仕事を行うことが当たり前になりつつあります。このような働き方に対応するために、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

企業のペーパーレス化を後押しするかのように、令和4年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行されました。今回の改正には、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和が含まれています。このような流れから、今後ますますペーパーレス化への取り組みは加速していくと考えられます。

また、昨今ではSDGsなど環境問題への取り組みが重要視されており、紙資源の削減といった観点からも帳票のペーパーレス化を実現する必要性が高まっています。

一方で、ペーパーレス化の必要性は広く認知されていますが、実際に業務内容に反映できている企業は多くありません。

なお、ペーパーレスはコンプライアンスの観点から見ても重要な施策です。次章では、ペーパーレス化による電子帳簿保存法への対応について解説します。

電子帳簿保存法の義務化

帳票のペーパーレス化は電子帳簿保存法の義務化と密接に関連しています。本章では、電子帳簿等保存法について、あらためて確認していきましょう。

参照：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁
　　　電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
　　　電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税に関係する書類・帳簿などを電子データで保存することを認める法律です。正式には、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と呼ばれます。

電子帳簿保存法は2024年1月に改正され、電子取引データ（請求書・領収書など）の保存が義務化されました。従来は電子取引データを印刷してから保存することが可能でしたが、2024年1月以降は原本（データ）のままで保存しなければなりません。

つまり、帳票のペーパーレス化は電子帳簿保存法の遵守につながる取り組みです。電子取引によって発生した帳簿を印刷して保存していたり、定められた保存要件を満たしていなかったりした場合、法令違反として罰則の対象になる恐れがあります。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法には、以下の3つの区分が設けられています。

参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

上記のとおり、それぞれの区分によって保存義務の有無が異なります。

特に注意すべきは電子取引のデータ保存です。メールやWeb上で受け取った請求書や領収書など、最初からデータで渡された帳票については、印刷せず、データのままで保存しなければなりません。

電子帳簿保存法対応のポイント

電子帳簿保存法に対応する際のポイントは、「真実性の要件」と「可視性の要件」です。
義務化されている電子取引に関連する帳票の保存方法については、この2つの要件を満たす必要があります。

真実性の要件とは、保存されているデータが確かに存在している、または改竄されていないことを示すものです。

真実性の要件を満たすには、以下4点のうち、いずれかの方法を実施する必要があります。

• タイムスタンプが付与されている電子取引データを受領する
• 授受された電子取引データに対し、迅速にタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除ができない、あるいはそれらの行為の履歴が残らないシステムでデータの授受・保存を行う
• 事務処理規程を作成して備え付け、そのルールを遵守する

一方の可視性の要件とは、税務署が求める情報がすぐに確認できる状態であることを示すものです。
具体的には、以下の要件を満たす必要があります。

• 当該電子取引データが保存されている場所に、パソコン・ディスプレイ・プリンタ・プログラムおよび、それらの操作マニュアルが備え付けられている。加えて、整然かつ明瞭な状態で情報を速やかに出力できる状態になっている。
• システムで保存している場合、当該システムの操作マニュアルを備え付ける。
• 当該取引の取引年月日・取引先・取引金額による検索ができる状態になっている。

なお、3つ目の要件については、前々年度の売上高が5,000万円以下で、かつダウンロード要件を満たしている企業であれば対応は不要です。ダウンロード要件とは、税務調査で職員が要求した際に電磁的記録（データ）のダウンロードができる状態であることです。

ここまで解説した、真実性の要件と可視性の要件を満たすことが、電子帳簿保存法に対応するうえで重要なポイントになります。しかし、自社の運用だけで確認することは容易ではありません。

法的要件を満たしているか確認する際は、JIIMA認証を活用しましょう。JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証です。

JIIMA認証を受けたソフトウェア・システムは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることが客観的に評価されています。そのため、導入するだけでも法令に準拠した税務処理・会計処理が可能です。

また、導入・運用のハードルを大きく下げられるため、現場にかかる負担を削減できる点もメリットです。

ペーパーレス化が進んでいない企業の業務・電子化における課題

ペーパーレス化が進んでいないことで企業にはどのような課題があるのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化が進んでいない企業の業務・電子化における4つの課題をご紹介します。

取引先のみがペーパーレス化しており、対応が煩雑に

自社がペーパーレス化を実現できておらず、取引先のみがペーパーレス化している場合には、取引先にかかる負担が課題です。

請求書や支払い明細などのやり取りに際して、自社と取引先の双方がペーパーレス化を実現できていれば手間無くスムーズにやり取りができます。しかし、自社が対応できていない場合、取引先に紙面で手続きをしてもらう必要があるため、取引先の工数を増やす結果となってしまいます。

データの入出力や送受信に手間がかかり、ミスが起きやすい

ペーパーレス化が一部のみ行われている、もしくはペーパーレス化していないなど、不十分であった場合の課題として、無駄な工程が増えてしまうことによるミスが挙げられます。

紙でのやり取りが残っている不十分なペーパーレス化では、紙で受け取った書類をスキャンしたり、データで受け取った書類を印刷したりする手間が生まれてしまいます。このようにデータ化のための工程が多いほど手間が多くかかり、数字の記入や保管でのミスも発生しやすくなってしまいます。

電子化の手間やコストに対し、ペーパーレス化のメリットが見合うか不明

ペーパーレス化を実現するためには多くの手間やコストがかかるため、ペーパーレス化のメリットが曖昧であると実現は難しくなってしまいます。

複合機やモバイル端末などの導入やクラウドサービスなどの導入の際には費用だけでなく費用対効果も算出しておく必要があります。しかし、費用は把握できても効果（メリット）は具体的に算出しにくいため、ペーパーレス化を躊躇してしまうケースもあります。

法改正への対応が面倒

改正電子帳簿保存法では要件が緩和されたこともあり、ペーパーレス化を促進する内容となっています。一方で、電子取引データの紙出力等保存の廃止により、電子での保存が義務づけられるデータもあります。

このように、法改正の内容を正確に把握したうえで電子帳簿を採用することは心理的ハードルが高く、法改正への対応が面倒だと感じてしまう方も多いのが現状です。

なお、手書きで帳票などの書類を作成している企業の場合、紙媒体の書類を電子化することで電子帳簿保存法に対応することが検討されます。次章では、スキャナを利用したペーパーレス化について解説します。

手書きの帳票をペーパーレス化する際のルールと手順

手書きの帳票をペーパーレス化する際、もっとも有効な方法はスキャナ保存です。紙媒体の書類をスキャナで電子化して保存する方法であり、必要な機器があれば手軽に実行できます。

電子帳簿保存法において、スキャナ保存は義務化されていませんが、手書きの帳票を電子化することで保管スペースや管理コストを削減できます。ただし、以下のルールを遵守しなければなりません。

参照：はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

なお、一般的なスキャナ保存の実施手順は以下のとおりです。

1. スキャナ・専用ソフトウェア・データを格納するシステムを用意
2. 保存する原本をチェック
3. スキャナ保存を実行、同時に要件の漏れがないか確認
4. タイムスタンプを付与（不要なケースあり）
5. スキャナ保存したデータの完全性をチェック
6. アクセス権限を確認した後、所定の格納場所にて保存

スキャナ保存した書類を廃棄する際は、社内規定にしたがって廃棄しましょう。
また、廃棄に関する記録も保存することが重要です。

ペーパーレス化を容易にするEDI

EDIを利用すれば、前章でご紹介したような課題を解消しつつ、ペーパーレス化を実現することが可能です。

EDIとは、Electronic Data Interchangeの略称で、電子データ交換とも呼ばれます。EDIは企業間の商取引を電子的に行えるシステムで、以下の4つの条件を満たしている必要があります。

1. 「商取引のためのデータ」であること
2. 「通信回線」を使うこと
3. データは「標準的な規約」に基づいてやり取りすること
4. 「コンピュータ（端末を含む）間で交換」すること

EDIを導入することで、企業間のメール・FAX・郵送などによる帳票のやり取りを自動化できるため、ペーパーレス化を容易に進めることができます。

EDI導入の4つのメリット

EDIを導入するメリットは主に4つあります。

取引先との容易なデータ共有

EDIを導入すると、作成した帳票類は電子データとしてやり取りを行うため共有が容易になります。また、基幹システムと連携することで帳票を自動作成でき、データの素早い受け渡しが行えます。

このような容易かつ円滑なデータ共有は、自社と取引先のタイムラグがなくなり、リードタイムの短縮が期待できます。

データの入出力や送受信の省略によりヒューマンエラーを防止

EDIでは手作業での帳票記入やデータ入力が不要です。取り込んだデータの送受信も自動で行うため、ヒューマンエラーを防げます。このようにEDIによる処理は、データの品質や信頼度の向上にも寄与します。

リードタイムの短縮による生産性向上とコストの削減

EDIはリードタイム短縮が期待できるため、在庫の増加を抑制しながら滞留在庫を減らし、生産性を向上させます。

また、紙での書類をやり取りする際にかかっていた印刷または郵送のコストを削減できます。印刷なら機器と用紙代・インク代、郵送の場合なら郵送代や封筒の費用、これらの作業に割く人件費を削減でき、業務効率化が可能です。

法改正への素早い対応

EDIは情報システムでデータを管理している場合が多いため、業務プロセスが明確です。今回のように法改正があった場合も、電子帳簿保存に対応したEDIシステムを活用することで素早く対応することができます。

帳票ペーパーレス化でよくある質問

本章では、帳票のペーパーレス化でよくある質問にお答えします。ペーパーレス化を実施する際の参考にしてください。

帳票ペーパーレス化はどんな企業に向いていますか？

帳票のペーパーレス化に適した企業は以下のとおりです。

小規模企業・少人数でも帳票ペーパーレス化できますか？

小規模企業・少人数でも帳票のペーパーレス化は可能です。むしろ、高額な専用システムが不要なうえに、帳票の数量が少なければ、スムーズにペーパーレス化を推進できます。

また、前々年度の売上が5,000万円以下であれば、可視化の要件が一部緩和されるため、電子帳簿保存法への対応も進めやすくなります。

紙運用と比べて、どれくらいコスト削減できますか？

具体的な金額は企業によって変わりますが、帳票をペーパーレス化すると、最低でも以下のコストが削減できます。

• コピー用紙代
• インク代
• 印刷代
• 切手代
• 封筒代
• 印紙代
• 郵送代

日常的に大量の帳票を紙媒体でやり取りしている企業の場合、上記のコストを削減するだけでも、年間で数十万円以上の経費が節約できる可能性があります。また、紙運用によって発生していた人件費も減らせるため、さらなるコストダウンも期待できます。

帳票を電子化すると情報漏えいのリスクは高まりませんか？

適切な対策を実行していなければ、電子化による情報漏えいのリスクは高まるため注意が必要です。

電子化した帳票を保管する際、セキュリティ性が低いクラウドサービスなどに保管すると、不正アクセスを受けて情報が漏えいする可能性があります。また、リモートワークをする従業員が電子化した帳票を持ち出したことで、外部にデータが漏えいしたり、誤送信などで外部に送信されたりするリスクも無視できません。

帳票を電子化する際は、サイバーセキュリティの強化や、データの取り扱いに関するルールの周知・遵守の徹底なども課題です。

アクセス権限や操作ログは管理できますか？

帳簿の電子化に対応したシステムを導入すれば、アクセス権限や操作ログを管理できます。

電子帳簿保存法における真実性の要件を満たすうえで、アクセス権限やログの管理は非常に重要です。例えば、「電子化された帳票へのアクセス権限は経理関係者や一部役職に限定する」「アクセス時の操作ログを必ず残す」などの取り組みを実施すれば、データの改竄や削除を防止できます。

ペーパーレス化のために「EdiGate DX-Pless」の導入を！

「EdiGate DX-Pless」はインボイスの保存や電子請求データの配信など、ペーパーレス化に対応したソリューションです。

JIIMA認証を取得しているため、改正電子帳簿保存法へ対応していることはもちろん、同シリーズの「EdiGate/POST」と連携すれば、取引先毎への自動配信も可能です。また、PDF形式のほかCSV形式にも対応しているため、多くの取引先とのシステム連携も容易に実現できます。

「EdiGate DX-Pless」についての詳細は、以下URLでも解説していますので、ペーパーレス化を検討中の方は是非ご覧ください。

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電子保管サービスEdiGate DX-Plessについては下記よりご覧いただけます。

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この記事を監修した人

購買システムや電子契約システム、電帳法に対応するシステムの推進マイスターとして、企業のお悩みごとに対する解決提案を中心に活躍。
展示会やセミナーでの活動に加え、ソリューション営業として多岐分野のシステム提案活動に従事。

DAIKO XTECH株式会社
ビジネスクエスト本部
ICTソリューション推進部
ペーパレスソリューション課

保谷 一穂