購買管理の業務フローとは？フロー図の作成手順や効率化する方法を解説

購買管理を効率化するには、業務フローを把握しておく必要があります。購買管理の業務フローを把握するには、フロー図を作成して、目的やタスクを洗い出すことが大切です。

購買管理を効率化するために、業務フローやフロー図の作成手順を確認しておきましょう。

本記事では、購買管理の業務フローやフロー図の作成手順を詳しく解説します。

購買管理業務における課題や効率化する方法もあわせて解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

購買管理とは

そもそも購買管理とは、企業が必要な資材や物品を、適切な数・タイミングで調達する業務を指します。

企業が製品・サービスを提供するために必要な物資を調達し、適切な部署へ届ける役割があるため、フローを適切に管理することが大切です。

購買管理は、仕入先の選定や在庫の最適化、不要なコストの削減を行う仕事で、効率性と収益性の向上につながります。

また、仕入先の業者との信頼関係を構築したり、過剰在庫や在庫不足による機会損失を防ぐために、市場の需要を予測したりと、コミュニケーションスキルやマーケティングスキルが求められる仕事です。

購買管理で押さえておくべきポイント

購買管理を適切に実施できるよう、下記のポイントを押さえておきましょう。

• 購買管理の5原則
• 明確な購買基準
• 購買管理ルールの設定
• 購買管理規定の作成

それぞれのポイントを押さえておけば、購買管理のルールを設定し、明確な基準の基に適切な条件で資材を調達し、品質も確保できます。

ポイントを押さえて、適切に購買管理を実施しましょう。

購買管理の5原則

購買管理を適切に行うためには、下記の5原則を押さえておくことが大切です。

購買管理の5原則については、下記の記事で詳しく解説しているので、あわせてチェックしておきましょう。

購買管理とは？5原則の基本と規定の重要性、運用のポイントまで解説

明確な購買基準

購買管理において、明確な購買基準を設けることが大切です。資材や部品を購入する基準を明確に設けておけば、購買先の選定と品質を確保できます。

また、品質だけでなく、価格・納期・評判など、さまざまな項目で購買基準を設け、企業のニーズに適した購買先を選定できます。

明確な購買基準を設けておけば、法的規制やコンプライアンス要件も考慮して、購買先を選定できるため、法律・コンプライアンス違反の防止にもつながるのです。

購買管理基準の明確化は、資材調達の適正化とコストカット、企業のブランド保持にもつながるため重要です。

H3：購買管理ルールの設定

購買フローの適正化と透明化、不正防止のために、購買管理ルールの設定が重要です。購買管理に関する承認フローや手続き、予算制限などを含むため、組織全体で購買の指標を取り決められます。

従業員の不正やフロー途中のミスを防ぎ、購買管理の適正化を図るには、組織全体でルールを周知させることが重要です。品質の安定化と業務の属人化を防ぐために、購買管理のルールを設定しましょう。

購買管理規定の作成

購買管理の精度を標準化し、従業員のヒューマンエラーを防止するには、規定の作成と共有が必要です。購買管理規定では、主に下記のような項目を取り決めます。

• 購買業務の基本原則
• 購買計画
• 取引先
• 発注
• 検収
• 支払い
• 予算
• 承認プロセス
• コンプライアンス要件

購買管理規定を作成する目的は、業務の効率化を図り、購買業務の不正を防止することです。

購買管理の業務フロー

購買管理の業務フローは、次のとおりです。

1. 購買依頼書を申請
2. 購買先を選定
3. 発注
4. 納品・検収
5. 請求書処理・支払い

それぞれの業務フローを確認して、購買管理を適切に行いましょう。

1．購買依頼書を申請

購買管理における初めのフローとして、各部署から購買依頼書の申請が必要です。

各部署が購入を希望する物品やサービスの仕様、数量、使用目的、希望納期などを明確に記載した依頼書を作成し、購買部門に申請します。

初めのフローで、誰でも必要な商品や資材を記入できるよう、申請書の用意や購買管理システムの導入を進めましょう。

購買依頼書の承認フローを明確化しておけば、不正や無駄な購入を防止し、予算管理や経費削減につながります。

購買担当者は申請内容を精査し、業務の必要性や妥当性を評価して承認する必要があります。

2．購買先を選定

購買依頼書が承認した後のフローは、適切な購買先を選定する段階です。

購買先を選定する際は、購買管理の5原則を意識し、複数の候補を比較して仕入先を選びましょう。

複数の購買先を比較検討するために、見積書を作成して相見積もりを依頼してください。

相見積もりによって、品質や価格・納期など購買管理の5原則を意識したうえで、最適な取引先を選定します。

また、仕入先の信頼性や供給安定性、アフターサービスなども選定材料として考慮しましょう。

購買先選定は、企業のコスト削減や生産効率化に直接影響する重要な業務のため、慎重に行うことが必要です。

3．発注

購買先が決定したら、発注のフローに進みます。

発注業務では、下記の内容を記載した発注書を作成し、仕入先に送付します。

• 物品の仕様
• 数量
• 単価
• 納品期日
• 納品場所

送付後は、メールや電話で仕入先に発注書が届いているか確認しておくと安心です。

仕入先からの、発注請書や納期回答を受け取り、双方の認識を一致させておくことが重要です。

発注の際は、仕入先の担当者と納期管理を徹底して、生産やサービス提供に支障が出ないように注意してください。

4．納品・検収

発注業務が済んだ後は、購買先から資材や部品が納品されるため、発注内容に不備がないか検収しましょう。

納品時に、納品書を確認し、発注書と照合しながら数量や仕様に誤りがないか慎重にチェックします。

物品の場合は品質管理の観点から、仕様どおりの品質基準を満たしているか厳しくチェックする必要があります。

検収が完了したら検収書を作成し、納品内容の記録を残しておきましょう。

不具合や不足があった場合は、仕入先に連絡し、返品や交換、追加納品などの対応を依頼してください。

5．請求書処理・支払い

検収が完了した後は、仕入先から請求書が送付されるので、請求書処理・支払いのフローに進みます。

請求書の内容を検収書・発注書と照合し、価格や条件が一致しているか確認してください。

確認が完了したら、会計処理を行い、規定の支払い期日までに遅滞なく支払い処理を完了する必要があります。

適切な請求書処理や支払いのタイミングを守ることで、仕入先との信頼関係を構築し、今後の取引を円滑に進められます。

帳簿記帳や支払い依頼書・予定書の作成と保管を徹底し、支払い記録を正確に管理すれば、購買管理の業務フローを透明化し、企業の財務管理も円滑化できます。

購買管理業務フロー図の作成手順

購買管理の業務フローを可視化するには、フロー図の作成が効果的です。

フロー図とは、自社の購買プロセスを図式化したもので、購買管理業務の流れを把握するために便利です。

情報共有を円滑化するために、購買管理業務のフロー図を作成する手順を確認しておきましょう。

1. 目的を設定する
2. 関連部署と必要書類を洗い出す
3. タスクを洗い出す
4. タスクを整理する
5. フロー図を作成する

それぞれの手順を確認して、自社独自の購買管理業務フロー図を作成しましょう。

目的を設定する

購買管理業務フロー図を作成するために、まずは「なぜ業務フロー図を作成するのか」目的を設定しましょう。

「何のために」「誰に向けた」業務フロー図を作成するのか、目的を設定しておくことで、記載する内容や範囲を明確にでき、実用性が高いフロー図を作成できます。

目的を設定する際は、具体的にどのような目的か言語化し、組織内に共有しましょう。購買管理業務フロー図を作成する目的として、次のようなものがあります。

• 購買管理業務のプロセスを可視化し、現状の流れや課題を把握する
• フロー図によって部署間の相互理解を深める
• 現状の課題を解決するための新しいフローを構築し、購買管理業務を効率化させる

組織内だけで公開するのか、業務マニュアルを兼ねたフロー図にするかなど「どのようなフロー図を作成したいのか」目的を設定することが大切です。

関連部署と必要書類を洗い出す

業務フロー図を作成する目的が定まったら、関連部署と必要書類を洗い出してください。

フロー図を共有する関連部署と関連書類を洗い出すことで、購買管理業務の詳細な業務内容と役割を把握できます。

書類を作成する部署や提出先、各書類の役割を洗い出し、関連部署と必要書類を把握する作業が必要です。

タスクを洗い出す

購買管理業務の関連部署と必要書類を洗い出した後は、各業務タスクをリストアップしましょう。

具体的にどのようなタスクが生じるかを洗い出し、フロー図に記載できるよう準備してください。

なお、タスクを洗い出す際は、条件やトラブルによってフローが変わる可能性があるため、各タスクの関連性を明記することが大切です。

タスクの開始から終了までの詳しい手順や、タスクを実施する場所、実施する担当者、前後タスクとの関連性を洗い出しましょう。

タスクを整理する

洗い出したタスクを、時系列順に整理することで、購買管理業務フローを把握できます。

担当部署や関連タスクとのつながりを、わかりやすく可視化するために、部署ごとにタスクを整理しましょう。

洗い出したタスクや関連部署の情報を基に、タスク同士の関連性を明確化し、時系列順に整理することが大切です。

なお、タスクを整理する作業は、現状の業務プロセスを見直す機会にもなるため、改善点や課題の特定も同時に行いましょう。

フロー図を作成する

関連部署と必要書類、整理したタスクの情報を基に、Excelなどを活用してフロー図を作成しましょう。

作図に決まった方法はありませんが、矢印や図を活用して、誰が見ても理解しやすいフロー図を作成することが大切です。

文字だけで作成されたフロー図は、説明書のように見えてしまい、完読する難易度が高まります。

関連部署の従業員全員が内容を理解できるフロー図を作成することで、購買管理業務の効率化につながります。

購買管理業務における課題

購買管理業務における課題は、次のとおりです。

• タスクが膨大化する
• 過剰在庫が発生する
• 不要なコストの増加
• 発注ミスによる機会損失
• 業務の属人化

各課題を把握しておけば、購買管理業務をスムーズに進められ、不正やミスの発生を抑制できます。

それぞれの課題を確認し、自社で実施できる対処法を検討しましょう。

タスクが膨大化する

購買管理業務は、購買依頼の処理や購買先の選定、発注管理、検収、請求処理など、さまざまなタスクが発生します。

取り扱う物品やサービスが増加すると、比例して業務量が膨れ上がり、購買担当者の負担が増大してしまうのです。

タスクが膨大化すると、担当者の業務効率が低下し、ミスや遅延の発生が誘発されます。

そのため、タスクの明確化や優先順位付けを行い、業務フロー図によって購買管理プロセスを可視化することが大切です。

また、購買管理システムを導入して、業務負荷を軽減すればタスク処理を楽に済ませられます。

他にも、一部の業務をアウトソーシングするなど、購買管理業務を効率化し、全体の業務負担を軽減する取り組みが必要です。

過剰在庫が発生する

購買管理業務は、在庫を適切に管理する役割もあり、在庫数を適正化できない場合は過剰在庫が発生するリスクがあります。

過剰在庫は、倉庫の保管スペースを圧迫し、保管コストの増加や商品の劣化につながる課題です。

過剰在庫が起きる原因としては、需要予測の精度不足や、在庫管理システムの欠如、発注数量の計算ミスなどが挙げられます。

過剰在庫を防ぐには、需要予測の精度を高めるために、過去の発注・販売データを分析し、最適な在庫水準を設定する必要があります。

また、リアルタイムで在庫情報を確認できる購買管理システムを導入し、継続的なモニタリングと在庫調整を行う方法も効果的です。

不要なコストの増加

購買管理業務の中で、不要なコストが増加することも重要な課題です。コスト増加の原因としては、下記のような理由が挙げられます。

• 購買先の選定が不適切
• 発注ロットが過大化
• 納期遅延による緊急発注の増加

不要なコストを抑制するためには、定期的に仕入先を評価し、より競争力のある取引先へと仕入先を見直す必要があります。

また、発注数量や発注タイミングを最適化し、コスト削減につなげることも大切です。

さらに、契約内容の見直しや購買管理システムの活用などで、購買管理業務を効率化すれば、コスト管理を徹底できます。

発注ミスによる機会損失

購買管理業務で、適切に需要を予測できない場合は過剰在庫を抱えるリスクがありますが、発注ミスによる機会損失も注意しなければなりません。

発注数量や仕様のミスによる納期遅延や、資材不足による生産停止、お客さまへの納品遅れなどのトラブルは、収益性を低下させる機会損失につながります。

発注ミスが繰り返されると、企業の信頼性が低下し、取引先やお客さまを失うリスクがあります。

発注ミスを防ぐためには、発注プロセスを明確化するために、フロー図を作成し、複数人でのチェック体制や購買管理システムの導入が効果的です。

購買管理システムで、発注内容の確認や異常検知を自動化させれば、ヒューマンエラーを防止し機会損失の抑制につながります。

業務の属人化

購買管理業務において、業務が特定の個人に集中し属人化すると、組織内にノウハウが蓄積されません。

業務が属人化すると、担当者が不在になった際に業務が停滞し、情報共有不足によって購買管理業務フロー全体での生産性が低下します。

業務が属人化する原因として、以下の理由が挙げられます。

• 業務手順やノウハウが文書化されていない
• 情報共有の仕組みが整っていない
• 人材育成・採用ができていない

属人化の課題を解消するには、業務マニュアルを作成し、社内で共有化を進める対処法が必要です。

また、購買管理システムの導入で、業務手順の標準化や情報の一元管理を図ることも大切です。

定期的なローテーションやジョブトレーニングで、複数人が業務を担当できる体制を作れば、業務の属人化を防止できます。

購買管理の業務フローを効率化する方法

購買管理の業務フローを効率化する方法は、次のとおりです。

• 外部へアウトソーシングする
• 購買管理システムを導入する

購買管理業務フローのタスクを軽減し、生産性を高めるためにも、それぞれの方法を確認しておきましょう。

外部へアウトソーシングする

購買管理業務フローを効率化する手段として、業務の一部を外部へアウトソーシングする方法があります。

ルーティン化された業務や、専門性が必要な購買先の選定・交渉、納期管理、請求書処理などを、アウトソーシング業者に委託すれば、自社の担当者は戦略的な購買管理や業務改善に集中できます。

外部のアウトソーシング業者は、豊富な経験と専門知識を持っているため、ミスやトラブルの発生率を低下させ、品質の向上が期待できます。

さらに、アウトソーシングを通じて、購買管理業務フロー全体でかかるコストを透明化すれば、不要な経費を削減することが可能です。

外部へのアウトソーシングを検討する際は、信頼できるパートナー選定と、業務範囲や責任範囲を明確化することが大切です。

購買管理システムを導入する

購買管理業務フローを効率化するために、購買管理システムの導入がおすすめです。

購買管理システムの導入により、業務フロー全体を一元管理し、リアルタイムでの情報共有や進捗管理を実現できます。

購買管理システムを導入すれば、ヒューマンエラーの削減と、在庫管理の精度向上、過剰在庫や不要な発注を抑える効果が期待できます。

また、業務フローの標準化を促進し、属人化を防ぐ効果もあるため、購買管理業務の課題解消にも効果的です。

購買管理システムを選ぶ際は、自社の業務規模や特性に合った機能を備えているものを選び、従業員へのトレーニングや定期的な改善・メンテナンスを実施しましょう。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムを導入するメリットは、次のとおりです。

• 過去データを把握できる
• リアルタイムで情報共有できる
• 複数拠点のデータを一元化できる
• 現状把握により業務を効率化できる
• ペーパーレス化を実現できる
• 業務の属人化を防げる

それぞれのメリットを確認して、購買管理システムの導入を検討しましょう。

過去データを把握できる

購買管理システムを導入すれば、過去の発注履歴や納品情報、購買価格の推移などをデータ化し、業務改善に役立てられます。

蓄積された過去データを分析すれば、適正な発注量の見極めや、高精度な需要予測などにより、無駄な発注や過剰在庫を防げます。

また、過去の購買先との取引実績を把握できるため、取引条件を交渉する材料として提示し、購買コストを削減することも可能です。

リアルタイムで情報共有できる

購買管理システムの導入により、購買管理業務フローの各プロセスをリアルタイムで可視化できるため、関係者間で情報共有をスムーズに行えます。

リアルタイムでの情報共有を実現すれば、納期遅延や在庫不足などの問題を早期発見・対処することが可能です。

また、購買業務の進捗状況をリアルタイムで把握し、部署間のコミュニケーションを円滑化すれば、意思決定を迅速化できます。

仕入先やお客さまとのコミュニケーションをシステム上で管理できれば、連絡漏れや発注ミスなどのトラブルを防止し、良好な関係性を構築できます。

部門間の情報連携が希薄で、業務フロー全体の生産性が上がらず悩んでいる企業は、購買管理システムを導入して、リアルタイムでの情報共有を実現しましょう。

複数拠点のデータを一元化できる

購買管理システムを導入すれば、複数の拠点や事業所で発生する購買関連データを一元管理できます。

各拠点での購買状況をリアルタイムで把握すれば、組織全体での購買計画や在庫調整を効率化につながるのです。

また、拠点間での情報の不整合や、重複発注などの問題を防止し、購買管理体制の透明性を高められます。

複数拠点のデータを一元化すれば、業務の効率化とコスト削減を実現できるため、生産性の向上につながります。

現状把握により業務を効率化できる

購買管理システムを導入すれば、購買管理業務フロー全体を可視化し、リアルタイムで現状を把握することが可能です。

現状把握により、業務プロセスにおける無駄や課題を特定・改善すれば、業務の効率化につながります。

また、担当者が自身の業務を客観的に評価し、優先順位の高いタスクに集中できるため、生産性向上につながります。

現状の把握により業務を効率化したい場合は、購買管理システムを導入して、業務フロー全体を適切に管理しましょう。

ペーパーレス化を実現できる

購買管理システムの導入により、購買依頼書や発注書、納品書、請求書などの書類作成・管理をデータ化すれば、ペーパーレス化の実現が可能です。

紙ベースの書類管理を行う場合は、郵送代や紙・インク代、書類保管コストがかかります。

購買管理システムによって、ペーパーレス化を実現すれば、コスト削減とともに書類の紛失・劣化リスクを軽減できます。

また、データ化された書類は検索性が高く、必要な情報をスムーズに取り出せるため、業務効率を向上させることが可能です。

ペーパーレス化は、環境への配慮にもつながり、企業のCSR活動にも貢献できます。

業務の属人化を防げる

購買管理システムを導入するメリットは、業務の属人化を防げることです。

購買管理業務をシステム上で標準化すれば、業務プロセスや手順が明確化し、特定の担当者への依存を防げます。

業務マニュアルやノウハウがシステム内に蓄積され、担当者が変更しても業務をスムーズに継続できるため、安定的な運用が可能です。

さらに、人事異動や担当者の急な不在時の混乱を避け、業務引き継ぎをスムーズに行えます。

購買管理システムの選定ポイント

購買管理システムを導入する際は、自社に合ったものを選ぶ必要があります。

購買管理システムの選定ポイントは、次のとおりです。

• 費用対効果
• サポート体制の充実度

それぞれのポイントを押さえて、自社に合ったシステムを導入して、購買管理業務を効率化しましょう。

費用対効果

購買管理システムを選定する際には、各システムの費用対効果を比較することが大切です。

導入にかかる初期費用やランニングコストだけでなく、導入によって得られる収益性を考慮して、費用対効果を測定しましょう。

購買管理システムを導入することで得られるメリットを算出し、コストとのバランスを検討してください。

また、自社の対応範囲や事業規模、業務内容に合った機能を絞り込めば、不要なコストを抑えられます。

複数のシステムを比較検討するために、デモ利用や無料トライアルなどを通じて、導入前に効果をシミュレーションしておきましょう。

サポート体制の充実度

購買管理システムを導入する際には、システム提供企業のサポート体制の充実も重要な選定ポイントです。

導入後や運用中には、システム操作に関する質問やトラブルが発生するために、スムーズに対処できるサポート体制が求められます。

サポート体制が充実しているシステムを導入すれば、購買管理システムを初めて扱う部署でも、安心して利用しやすいです。

サポート体制については、下記の項目を事前に確認しておきましょう。

• 対応時間
• 方法（電話、メール、チャット）
• サポート範囲（システムのトラブル対応、操作指導、定期的なアップデートなど）

また、導入事例や口コミなどを参考に、信頼できるベンダーを選ぶことが大切です。

下記の記事では、購買管理システムの機能やメリットとあわせて、他の選定ポイントについても詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

購買管理システムとは？機能や5つの導入メリット、システムの選び方を解説！

購買管理の業務フローを効率化するためにシステムを導入しよう

購買管理の業務フローを効率化するには、外部へのアウトソーシングや購買管理システムの導入が効果的です。

購買管理システムを導入すれば、過去データを把握し、関連部署での情報共有を円滑化できるため、業務効率化や需要予測の精度を向上できます。

また、ペーパーレス化や業務の属人化防止にもつながるため、現状の課題を解消することも可能です。

下記の記事では、購買管理システムの導入による課題を改善した具体的な事例を詳しく解説しています。

コスト削減や脱属人化、工数削減を目的として、業務フロー図の作成を検討している方は、購買管理システムの導入にも備えて、下記の資料をダウンロードしておきましょう。