テレワークを活用する企業が増加する中、電子契約を導入検討する企業が急速に増えています。
しかし、運用開始前の業務フローの整備に苦心したり、導入後の運用段階で躓いたりする企業も多いようです。こうした背景には、どのような要因があるのでしょうか。
今回は、電子契約の導入前に知るべきポイントをご紹介します。
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電子契約導入の進め方
電子契約を導入する際には大きく２つの壁があります。１つは導入段階に、もう１つは導入後の運用にあり、導入効果を最大化するためにはこれらに対処するための入念な準備が必要です。
電子契約導入前の準備
１つ目の準備については、導入前に契約に関する社内の業務フローを整理することが挙げられます。
たとえば、契約の内容、件数、契約フロー、契約書の閲覧状況、社内規定、文書管理規定、押印規定、といった事項がこれにあたります。ここでは「どのように見直したらいいか分からない」「見直しが面倒であるため、現状維持で構わない」という考えに至る人も少なくありません。
しかし、紙を前提とした文言やプロセスがあると、電子契約の本格稼働前に思わぬ失敗を招くことになります。だからこそ、まずは現在の契約書の内容と、管理体制の把握が欠かせません。
電子契約導入後の準備
もう１つは、導入後の運用開始に向けた準備です。
電子契約の導入後は運用ルールの作成、社内向けの操作教育や説明会、取引先への説明、および電子化への承諾を得るプロセス、契約文書の登録、部門・ユーザー情報等のマスタ登録などが必要になります。単にシステムを導入するのではなく、電子契約のメリットを社内に説明したり、取引先に不便を強いることがないように質疑応答・サポートできる体制づくりが求められます。
では、こうした準備を経て導入した電子契約によって、業務の流れがどのように変わっていくのでしょうか。
電子契約で契約フロー・オペレーションはどう変わるか？
従来の紙の書類で契約を行う場合、契約フロー全体で2〜3週間程度かかることがあります。この過程では、原本の印刷、押印、郵送に加え、取引相手が押印を行った後に返送する期間も含まれます。さらに、途中で契約内容の変更などがあれば、一からやり直す必要も出てくるでしょう。
一方、電子契約の場合は、お互いがPCやスマートフォンで作業するだけなので、早ければ2〜3分で契約締結に関わる全ての作業を終えることができます。仮に修正の必要が生じても、WEB上でやり取りを行うためすぐに修正、共有することが可能です。
これらの変化を踏まえると、導入前後で飛躍的な効率化が期待できるといっても過言ではありません。
電子契約システム導入のポイントは？
では、電子契約システム導入の際には、どのような点を配慮すべきでしょうか。主なものとして挙げられるのは、次の２点です。
現在の業務フローの変更も視野に入れる
１つ目は、現在の業務フローを電子契約のフローに合わせられるか見直す、といった点です。
電子契約の導入を考える際、「現在の業務フローに合う電子契約システム」だけを考えていては効果を最大化することはできません。部分最適化や属人化している業務を見直し、業務全体をチェックして全体最適を図る重要なタイミングと捉え、電子契約のフローに現在の業務フローを合わせられないか検討する、といった視点も大切です。
スムーズに運用するための事前準備とサポート
２つ目は、運用担当者への説明、知識のインプットです。
電子契約システムには管理者用の設定項目が多く、これらを使いこなすことも重要なポイントです。「設定項目が多いために、導入したものの管理運用ができない」といったケースも見受けられるため、十分な知識の取得が必要となります。
また、利用方法の説明サービスや、分かりやすいマニュアル・Q＆Aサイトの有無についてもチェックしておきましょう。管理者がシステムを使いこなすためには、困ったことがあったときに対応してくれるサポートデスクの存在が重要な鍵となります。
導入サポート・アフターサービスが充実「DD-CONNECT」
今回ご紹介したように、電子契約システムを導入する際には、業務フローや運用プロセスとの兼ね合いが極めて重要になります。だからこそ、機能性や利便性以上に、導入・運用段階のサポートや、稼働後のアフターサービスに重きを置いた製品・サービス選定が大切です。
DAIKO XTECHが提供する「DD-CONNECT」は、電子契約サービスの導入から運用支援、アフターサポートまで電子契約の運営に必要なサービスを一括でご提供するサービスです。
契約前の有償簡易PoCでは、現状の運用との差異を確認することができます。また、導入手続き～教育を代行するため、導入段階での躓きも最小化することが可能です。導入後の問い合わせは主催側の企業は勿論、取引先も含めコールセンターにて対応できるため、取引先の負担も軽減することができます。
電子契約システムをご検討されている企業さまや、導入に際しての課題をお感じの企業さまはお気軽にお問い合わせください。
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