リモートワークが加速する中、普及が進んでいる電子契約。そこで意外と見落とされがちなのが、収入印紙や印紙税にかかるコストの削減効果です。場合によっては、数百万円単位でのコスト削減も見込めるため、そのインパクトは侮れません。
本記事では、コスト削減の効果を最大化するためのポイントをご紹介します。
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電子契約のメリット…収入印紙税削減
そもそも電子契約で印紙税を削減できるのは、どのような背景からなのでしょうか。改めて印紙税や電子契約を取り巻くルールについて、おさらいしておきましょう。
収入印紙・印紙税とは？
印紙税とは、契約書や金銭などの受取書を作成した際、印紙税法に基づいて徴収される税金を指します。たとえば、請負契約書や金額が5万円以上の領収書が対象になります。
そして、その税額は契約文書の種類によって異なります。請負に関する契約書の場合、記載された契約金額に応じて次のような税率になります。
- 1万円未満：非課税
- 100万円以下：200円
- 100万円を超え200万円以下：400円
- 200万円を超え300万円以下：1千円
- 300万円を超え500万円以下：2千円
- 500万円を超え1千万円以下：1万円
- 1千万円を超え5千万円以下：2万円
- 5千万円を超え1億円以下：6万円
- 1億円を超え5億円以下：10万円
- 5億円を超え10億円以下：20万円
- 10億円を超え50億円以下：40万円
- 50億円を超えるもの：60万円
- 契約金額の記載のないもの：200円
※出典：国税庁HP、印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで
電子契約でなぜ削減できるのか？
では、なぜ電子契約を利用すると印紙税の削減に繋がるのでしょうか。
その背景にあるのは、電磁的記録により作成されたものは、印紙税の対象外となることに関係しています。相手方に紙の現物が交付されない電子契約では、印紙を購入・使用する必要がないのです。このことは国会答弁*1でも裏付けられており、周知の事実となっています。
たとえば、継続的取引の基本となる契約書（売買取引基本契約書、代理店契約書、業務委託契約書）の場合、印紙税額は一律4000円となっており、その取引が100件に及べば計40万円の印紙税がかかることになります。
こうした印紙税が必要なくなる電子契約は、コスト削減の意味でも大きな効果が見込めるわけです。
印紙税削減のメリットを最大化するために
では、印紙税削減効果を最大化する上で、どのような観点が求められるのでしょうか。主なポイントとして、次の２点が挙げられます。
導入前に適応範囲を洗い出す
１つ目は、適用範囲の洗い出しです。電子契約の適用を一部門や一事業所とするのか、全社単位とするのかによって、印紙税の削減効果は大きく異なります。また、契約形態によっても印紙税率が変わるため、導入前には電子化可能な契約書をできる限り洗い出し、コスト削減効果の最大化を目指すことが重要です。
取引先にもメリットがあることを伝える
２つ目は、「いかに取引先の理解を得られるか」です。電子契約のハードルとして、「取引先の理解を得ることの難しさ」が挙げられます。電子契約の適応範囲を広げるためにも取引先の理解を得て電子化を進める必要があるわけですが、ここでも印紙税の削減効果を十分に伝えることが鍵となります。
業務フローを効率化したり、管理上の都合を伝えたりするだけでなく、契約に関わる関係者のメリットを説いて回ることが成功への近道となります。
収入印紙削減以外にも！電子契約の費用対効果
コスト削減という意味では、印紙税の削減以外にも様々な観点があります。たとえば、書類の保管コスト。電子契約によってペーパーレスを実現すれば、キャビネットや倉庫といった保管用のスペースを削減できます。また、用紙代やインク代といった消耗品費用や郵送料の削減も可能です。
加えて、最も大きいのはペーパーレスによって削減される作業時間、すなわち人件費です。年間の契約書作成件数を600件（1件につき20分の時間を要すると想定）、紙の使用量を3000枚と考えて試算すると、年間約200時間もの作業時間を削減できるのです。
こうした作業に要していた時間や人員を他の業務に振り分けることで、より生産的な組織をつくり上げることもできるはず。こうした取り組みを重ねることが、コスト効率の高い組織づくりにも繋がっていきます。
導入から運用・運営すべて代行！電子契約サービス「DD-CONNECT」
今回ご紹介したコスト削減を推進するためには、導入前の業務整理や取引先展開をいかにスムーズに行えるかが成否を分けます。印紙税のコスト削減が見込めたとしても、その仕組みをより多くの業務や取引先で使ってもらわなければ、十分な効果が望めないからです。
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