発注ミスが起きると返品対応に追われたり不要な在庫を抱えたりすることになり、金銭的にも労力的にも損失が生じます。「発注ミスをなくしたい」と考えているなら、ミスが起きる要因と具体的な解決策を確認しておきましょう。
本記事では、発注ミスを解決する具体的な方法を詳しく解説します。発注ミスが起きる要因とミス削減に成功した事例をあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。
目次
発注ミスが起きる要因
発注ミスが起きる具体的な要因は、次のとおりです。
- 記載・転記ミス
- 誤送付
- チェック体制の不備
- 業務の属人化
以下で具体的に解説します。
記載・転記ミス
発注ミスが起きる要因の一つが、記載・転記ミスです。在庫管理表や発注書に情報を記載する際に単価や商品数を誤った場合、発注ミスが起きます。
想定していた商品とは異なるものを発注したり、数を間違えたりすると、在庫不足や過剰在庫につながります。
手作業で発注書を作成する場合は、集中していてもヒューマンエラーが起きる可能性があるため、対策が必要です。
誤送付
発注書に正確な内容を記載していても、送り先を誤ったり正しく送付できていなかったりすると、発注ミスが起きます。例えば、メールやFAX・郵送で発注書を送付する際に、古い宛先や不正確なアドレスを入力してしまうなどのケースが考えられます。
宛先が間違っていると発注先に書類が届かないため、いつまで待っても商品や原材料が届きません。
それだけでなく、他の取引先に発注書を誤送付してしまった場合、情報漏えいや個人情報の流出などセキュリティ事故が起きてしまいます。
チェック体制の不備
チェック体制が整備されていないことも、発注ミスが起きやすくなる原因です。
担当者が単独で発注業務を行っている場合は、記載ミスや転記ミスがあっても気付けない可能性が高まります。
人の手による作業ではどうしてもヒューマンエラーが起きるリスクがあるため、チェック体制を整えることが重要です。
業務の属人化
業務が属人化している場合、発注ミスのリスクが高まります。
一部の担当者のみが発注業務を行っている場合、業務が属人化してしまい急な病欠や離職に対応できません。
発注ノウハウやルールが組織内に培われず、担当者が異動・離職した場合に発注ミスが起きる可能性が高まります。
発注ミスにより引き起こされる悪影響
発注ミスはさまざまな要因で引き起こされるため、ミスを防止するための対策を実施しなければなりません。
発注ミスにより引き起こされる悪影響として、次のようなものが挙げられます。
- 機会損失
- 顧客満足度への悪影響
- 業務負担の増加
機会損失
発注ミスにより必要な部品や原材料が手に入らない場合、機会損失が起きます。
クライアントが求める商品を納期までに出荷できず、取引がキャンセルになれば売上が低下します。
せっかく注文が入っても、発注ミスにより機会を失えば利益を増やせません。
顧客満足度への悪影響
発注ミスによってクライアントが求める商品を出荷できない場合、顧客満足度が低下します。
「必要なときに商品を受け取れない」場合は、競合他社に依頼を切り替えるケースがあり、今後の取引をキャンセルされるリスクがあるため注意が必要です。
「この企業には欲しい商品が揃っていない」と悪い評判が広まる可能性もあります。
業務負担の増加
発注ミスが起きると、不要な商品を返品したり関係者へ謝罪したりと、業務負担が増加します。
また発注ミスを起こした担当者が「これ以上ミスできない」と精神的に圧迫され、パフォーマンスの低下へとつながる可能性もあります。
また、過剰発注により過剰な在庫を抱えてしまった場合、管理工数も増加します。
発注ミスを削減する具体的な方法
発注ミスを削減する具体的な方法は、次のとおりです。
- チェック体制の強化
- データの一元管理
- 作業手順の標準化
- ITの活用
- 受発注システムの導入
発注ミスによる悪影響を防ぐために、自社に合った対策を実施しましょう。
チェック体制の強化
発注ミスを削減するために、チェック体制を強化することが大切です。
単独でのチェックでは見抜けないミスも、複数人でチェックすれば防止できる可能性が高まります。
複数人でチェックを行ったりチェックリストを作成したりと、発注ミスが起きないようチェック体制を強化しましょう。
データの一元管理
業務の属人化やチェック体制の不備による発注ミスを減らすため、データの一元管理が効果的です。
データを一元管理すれば担当者以外も在庫管理表や発注書を確認できるため、ミスに気付きやすくなります。
また、組織全体で発注業務を行うことで業務の属人化を解消し、発注ミスのリスクを低下させられます。
発注に関わる従業員が簡単に発注内容を確認できるようデータを共有しましょう。
作業手順の標準化
作業手順の標準化も有効です。
手順が作業ごと・従業員ごとにバラバラになっているとイレギュラーな作業が多くなり、発注ミスが生じやすくなります。
手順が標準化されていれば常に同じ方法で作業やチェックを進められるため、発注ミスを減らせます。
ITの活用
発注ミスを削減する方法として、ITの活用が効果的です。
人の手では見落とすヒューマンエラーも、システム上で検知することが可能です。
また、ITの活用により組織内に発注書や在庫管理表を共有することで、組織全体で発注ミスを防ぐチェック体制を整えられます。
発注システムの導入
発注ミスを削減するために、発注システムを導入しましょう。
発注システムは、発注業務を自動化し従業員の負担を軽減します。
またリアルタイムでの在庫情報を確認したり、発注内容やクライアントへのメール送信履歴をチェックしたりと、発注ミスを防止できます。
発注ミス削減の成功事例
実際に発注ミスを削減した企業の成功事例をご紹介します。
購買システムを導入していたものの手作業による発注が必要で、新たな支援システムを求めていました。
発注業務を効率化する打開策として、調達支援システム「PROCURESUITE」を導入し、次のような効果を得ています。
- システム化による工数削減
- ペーパーレス化で通信コストをカット
- 業務の標準化により属人化を解消
発注ミスにつながる要因を解消したことで、発注ミスの削減だけでなく業務の効率化とコストカットも実現した成功事例です。
発注ミスを防ぐために購買管理システムを導入しよう
発注ミスを防ぐために、受発注システムや購買管理システムなどITの導入がおすすめです。
人の手による発注業務では、どうしてもヒューマンエラーが起きる可能性が高まります。
発注ミスを防止するためにチェック体制を強化する場合も人件費がかかり、生産性の低下へとつながります。
購買管理システムを導入すれば、発注業務の自動化による発注ミス防止と従業員の負担軽減を同時に達成できます。機会損失や顧客満足度への悪影響を防ぐために、発注ミスを削減する対策を実施しましょう。
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