購買業務の内部統制の重要性と5つのポイントを解説

企業において、法令や規範に遵守して業務が遂行されるような内部統制を行うことは非常に重要であり、購買業務においても同じことが言えます。購買部門は場合によっては強い権限を有してしまうケースもあるため、不正行為の温床とならないようにしっかり内部統制を行うことが重要です。
今回は、購買業務において内部統制を強化する重要性や、効果的に実施するためのポイントについて解説します。

購買業務における内部統制

内部統制が必要とされる社会的背景

昨今、企業の不正・不祥事が多発していることにより内部統制の重要性が顕在化しています。例えば、粉飾決算やリコールの隠蔽、食品の表示偽装など、経営者や従業員の倫理観および責任意識の欠如による事例が増加しています。

こうした企業の不正・不祥事は、企業内だけでなく、顧客や一般消費者、株主などを含む社会全体に大きな影響を及ぼします。そのため、不祥事を未然に防ぐための適切な管理体制が必要とされ、内部統制の必要性が高まっているのです。

購買業務の内部統制が整備されないことのリスク

購買業務の内部統制が進んでいないと、購買部門の特徴から先ほど述べたような不正・不祥事につながりやすいというリスクがあります。

購買部門は製品に用いられる資材の調達・購入に関与しており、企業のキャッシュフローや業績に大きく関わっていることから業務遂行の権限が集中しやすい傾向があります。

また、購買部門の役割として、サプライヤとの取引において自社の利益を確保しながら取引を進める役割があります。サプライヤにとっての顧客という立場のため、優位な状況で取引を進めることができるだけでなく、サプライヤからの不正な取引の誘いに応じるケースも存在します。そのため、購買業務が不正の温床になってしまう可能性があるのです。

このような、購買業務が不正につながるリスクを踏まえ、企業は適正な購買業務の管理体制を整備していく必要があります。 例えば、不正行為を未然に防ぐ企業ポリシーを設定し、業務範囲や禁止事項などを明文化することで、明確な内部統制を確立させることが重要です。

購買業務で効果的に内部統制を行う5つのポイント

購買業務の内部統制を行い、資産が正当な手順で取得、使用、処分されることで、企業の資産は保全されます。以降では効果的に購買業務の内部統制を行うための5つのポイントについて解説します。

購買管理規定を定める

まずは、社内の購買管理規定を策定しましょう。前章でご紹介したように、購買担当者はサプライヤから営業を受けるため、不正行為を持ちかけられ癒着が発生する可能性があります。購買管理規定は、そのような不正を防止するためのルールであり、内部統制の基盤となるものです。具体的には、以下の7つの要素から構成されています。

①総則
②購買計画
③取引先
④発注
⑤検収
⑥仕入れ計上
⑦支払い

購買管理規定を策定し社内に浸透させることで、購買プロセスの透明性を高めつつ効率的に購買業務を管理できます。また、製品や原材料の適正価格での購入が確保され、購買業務全体の信頼性向上も期待できます。

購買基準を明確に設定する

次に、購買基準を明確に設定することが重要です。購買基準とは、取引先から商品や原材料を購入する際の基準のことであり、具体的には以下の項目のことを指します。

①商品の仕様
②購買先
③選定条件
④購入条件 など

購買基準を個人の裁量で判断していると不正の温床になってしまう可能性がある他、安定した物資の調達ができなくなってしまいます。それらを防止するために、上記の購買基準を策定する必要があります。

職務分掌を行う

各部門や各担当者の行うべき職務を正しく配分し、業務範囲およびその責任の所在をはっきりと分ける「職務分掌」を行うことも重要です。購買業務においては、発注担当と検収担当、あるいは発注担当と支払い担当を同じ担当者が担うと、不正を行いやすくなります。そのため、これらの業務担当を明確に分ける必要があります。

発注手続きや検収手続きを適正に行う

発注手続きや検収手続きを適正に行う仕組み作りも大切です。発注手続きにおいては、要求部門からの購入依頼書に基づいて行う、サプライヤの選定や購買価格の決定には責任者の承認を通す、各種書類は整然と保管するといった仕組みの制定が効果的です。
また、検収・受入手続きにおいては、必ず発注担当者以外が行う、サプライヤからの納品書ではなく自社が出した発注書に従って照合を行う、といった規定を設けることが効果的です。

買掛金残高管理を徹底する

仕入先元帳と請求書を照合するなど、買掛金残高管理を徹底して行う必要があります。返品や値引き、割戻しについては不正が行われるきっかけにもなるため、責任者の承認を得るように仕組みを作ります。

このように、場合によっては不正の温床になりやすい購買業務においては、不正を未然に防ぐための内部統制が必要です。内部統制を確立させることで業務フローが改善される他、財務報告に関する信頼性が増すなどさまざまなメリットがあります。そのため、内部統制が不十分だと思われる場合は、今すぐ体制強化に向けて取り組むことをおすすめします。

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