工程管理アプリの選び方｜導入するメリット・デメリットを徹底解説！

工程管理を行う際には、各工程の進捗やタスクを管理する手間や工数がかかってしまいます。

工程管理アプリを導入すれば、各工程の進捗状況やタスクを一元管理できるため、管理業務に費やすリソースを軽減できます。さらに工程管理アプリの中には、スマートフォンへの互換性が高いものもあるため、リモートワークや移動中にも利用することが可能です。

自社に合うアプリを導入するために、工程管理アプリの選び方を確認しましょう。

この記事では、工程管理アプリの選び方や導入するメリット・デメリットを詳しく解説します。工程管理アプリの主な機能や導入する目的もあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

工程管理アプリとは？

工程管理アプリとは、プロジェクト全体の進行状況や業務ごとのタスクを効率化するアプリケーションです。プロジェクト管理アプリとも呼ばれることが多く、担当者や期限・タスク・各工程の進捗を一元管理し、管理業務にかかる工数を削減できます。

自社に適したアプリを選ぶために、次のポイントを確認しましょう。

• 工程管理アプリを導入する目的
• 工程管理アプリの主な機能

それぞれのポイントを確認して、自社の課題を解消し目的を達成できる工程管理アプリを選んでください。

工程管理アプリを導入する目的

工程管理アプリを導入する主な目的は、次のとおりです。

• 工程を一元管理したい
• チーム内のコミュニケーションを活性化させたい
• リソースの配分を最適化したい
• 品質を確保しながら納期を厳守したい
• 生産性を向上させたい

「なぜ工程管理アプリを導入するのか」という目的を明確化することで、数多くの工程管理アプリの中から、自社に合うアプリを選べます。

工程を一元管理したい

工程管理アプリを導入する目的の一つは、工程を一元管理することです。工程管理アプリを活用すれば、各工程の進捗状況やタスク量・プロジェクト全体のスケジュールなどを一元管理できます。

製造工程の管理を一元管理できるため、管理業務にかかる工数を削減し従業員の負担を軽減することが可能です。フォームやガントチャートで各工程の進捗を可視化し一元管理すれば、現在の進捗状況や納期スケジュール・目標管理をスムーズに行えます。

チーム内のコミュニケーションを活性化させたい

工程管理アプリを導入すると、チーム内のコミュニケーションを活性化が期待できます。

アプリに搭載されたコミュニケーション機能を活用すれば、チーム内での情報共有を円滑化し、スケジュールや連絡事項の伝達を楽に行えます。

またリアルタイムでコミュニケーションを取れるチャット機能を活用することで、遠く離れた場所にいる関係者やリモートワークの従業員との情報共有を円滑化できます。掲示板のように過去の連絡事項が蓄積されていくコミュニケーション機能が備わっていれば、チャットのようにログが流れることなく、時間をさかのぼって共有事項を確認できるため便利です。

リソースの配分を最適化したい

リソース配分の最適化も、工程管理アプリを導入する目的の一つとして考えられます。

工程管理アプリによって各工程のタスク量を可視化すれば、リソースを振り分けてタスク量を調整できます。一定の従業員に負担を押し付けずに、チーム全体でリソースを配分するには、工程管理アプリのタスク管理・リソース機能が必要です。

品質を確保しながら納期を厳守したい

工程管理アプリを導入する際は、品質を確保しながら納期を厳守することが目的の場合もあります。工程管理アプリを導入すれば、作業漏れや遅れを早期発見し、スケジュール調整やリソースの配分を見直せます。

さらにプロジェクト全体の進捗状況・業務タスクを可視化し、チーム内で共有できるため、無駄な作業を削減して納期厳守の意識を高めることが可能です。

また各工程を見直し品質管理を徹底することで、納期を厳守しながら高品質な製品を提供できます。

生産性を向上させたい

工程管理アプリを導入する目的は、生産性を向上させることです。

進捗状況を把握しながら作業の無駄を省けるため、効率的に生産業務を遂行できます。そのためチーム全体の生産性を向上させて、スムーズな納品を実現できます。

工程管理アプリは、工程表の作成やスケジュールと進捗の照らし合わせなど、業務全体を一括管理できるため、生産性を向上させることが可能です。

工程管理アプリの主な機能

工程管理アプリの主な機能は、次のとおりです。

• タスク管理機能
• スケジュール管理機能
• リソース管理機能
• コミュニケーション機能
• レポート作成機能
• リスク管理機能
• 外部連携機能
• タイムシートと経費報告

利用できる主な機能を確認して、工程管理アプリを導入するべきか検討しましょう。

タスク管理機能

タスク管理機能とは、プロジェクトに関するタスクを作成し、従業員や工程に割り当てて進捗を追跡する機能です。

タスク管理機能を活用すれば、プロジェクトに関するタスクを可視化して、効率的に業務を進められます。製造工程を効率的に管理し、スケジュールどおりの納品を行うために、タスク管理機能が役に立ちます。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能を活用すると、全体的なスケジュールをガントチャートで可視化し、各工程の進捗状況を確認できるため、遅れや漏れを早期発見できます。

納期遅れはクライアントの信頼を失うため、適切なスケジュール管理が求められます。工程管理アプリのスケジュール管理機能を活用すれば、作業の進捗をリアルタイムで確認し、作業遅れや漏れを徹底的に対処することが可能です。

リソース管理機能

工程管理アプリには、リソース管理機能が備わっています。リソース管理機能とは、プロジェクトに関わる人材や資源・設備・予算などのリソースを効率的に分配する機能です。

リソースが不足している工程を把握し、余裕がある工程から人材や資源を供給できるため、工程ごとに負担が偏る事態を避けられます。

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能は、チーム内で情報共有や議論をアプリ内で行える機能です。リアルタイムでの情報共有を実現できるため、スケジュール遅れやリソースの振り分けなどを、従業員がスムーズに確認できます。

またチャット機能が備わっている工程管理アプリを活用すれば、従業員同士のコミュニケーションを活性化させて、チームワークを向上できます。

レポート作成機能

工程管理アプリの主な機能の一つは、レポート作成機能です。プロジェクトの進捗状況や成果をレポートとして出力できるため、ひと目で各工程の進捗や過去のデータを確認できます。

レポート機能によって、過去の成果や進捗データを蓄積すると、今後の業務改善・プロジェクト方針の見直しに活用できます。

リスク管理機能

工程管理アプリには、リスク管理機能が備わっています。

リスク管理機能は、作業遅れや不良品の流出などリスクを検知し、原因を分析する機能です。

高品質な製品をクライアントに納品するために、リスクを早期発見し対処することが大切です。そのためリスク管理機能が備わっている工程管理アプリを導入すれば、品質の低下を防いでお客さま満足度を向上できます。

外部連携機能

外部連携機能を活用すれば、実装されていると複数のアプリやシステムとの連携が可能です。既存システムやアプリとデータを連携し、工程管理を一元化したい場合は、外部連携機能の活用がおすすめです。

タイムシートと経費報告

工程管理アプリには、タイムシートと経費報告ができる機能を備えたものもあります。従業員の作業時間や経費を記録して、各工程の経費を計算することが可能です。

従業員が申告した作業時間や経費を承認し、アプリ上で計算することで、経理業務を効率化できます。

工程管理アプリを選ぶときに確認しておくべきポイント

工程管理アプリを選ぶときに確認しておくべきポイントは、次のとおりです。

• 無料で利用できる範囲や期間
• 搭載されている機能
• 提供形態
• スマートフォンへの互換性
• 操作性

上記のポイントを確認しておけば、自社に適した工程管理アプリを選べます。工程管理アプリを導入したい企業は、それぞれのポイントを確認しておきましょう。

無料で利用できる範囲や期間

工程管理アプリを選ぶ際は、無料で利用できる範囲や期間を確認しましょう。アプリによっては無料トライアル期間が設けられていたり、利用できる機能が制限されている無料版が準備されていたりします。

無料で利用できる範囲や期間でアプリを利用して、「このアプリを本導入して問題ないか」を確かめましょう。

搭載されている機能

工程管理アプリを選ぶ際には、搭載されている機能を確認しておきましょう。自社に必要な機能を備えたアプリを選ばなければ、現状の課題や導入する目的を達成できません。

「現在どのような機能のアプリを導入するべきか」など、工程管理アプリを導入する目的や現在の課題を明確化して、自社に必要な機能を備えたアプリを選びましょう。

提供形態

工程管理アプリを選ぶ際は、提供形態を確認しておくことがポイントです。工程管理アプリの提供形態は、主に次の2種類に分類されます。

クラウド型のアプリは、クラウド上でデータを連携し管理するため、情報伝達・他システムとの連携性が高いです。

対してオンプレミス型は、自社に適した仕様や機能にカスタマイズしやすく、セキュリティ性が高いメリットがあります。

自社が求める条件や機能性を明確化して、導入するべき提供形態の工程管理アプリを選びましょう。

スマートフォンへの互換性

工程管理アプリを選ぶ際には、スマートフォンへの互換性を確認しましょう。工程管理アプリの中には、スマートフォンやタブレットなどパソコン以外のデバイスからアクセス・利用できるアプリがあります。

スマートフォンへの互換性が高いアプリを導入すれば、移動中にパソコンを持ち運ばなくてもスマートフォンから簡単にタスクや進捗状況を確認できます。

工程管理を効率化してコミュニケーション機能をフル活用するために、スマートフォンへの互換性が高い工程管理アプリを導入しましょう。

操作性

工程管理アプリを選ぶ際は、操作性の高さを確認しておく必要があります。どれだけ優れた機能を備えたアプリでも、操作が複雑な場合は使いこなすまでに時間がかかり、生産性が低下します。

業務効率を向上させて生産性を高めるためには、誰でも操作しやすいアプリを選ぶことが大切です。

工程管理アプリの選び方

自社に合う工程管理アプリを導入するために、次の選び方を押さえましょう。

• 予算内で費用対効果の高いアプリを選ぶ
• 利用するチーム規模に合ったアプリを選ぶ
• 必要な機能や提供形態の使い勝手の良いアプリを選ぶ

上記の選び方を参考に、自社に合うアプリを導入して工程管理を効率化してください。

予算内で費用対効果の高いアプリを選ぶ

自社に適した工程管理アプリを導入するために、予算内で費用対効果の高いアプリを選ぶことが大切です。

無料版と有料版で使用できる機能の範囲やサポート内容を確認して、費用対効果の高いアプリを選びましょう。

予算内で費用対効果の高いアプリを選ぶために、複数のアプリを比較検討して、コストパフォーマンスの高さを確認してください。

利用するチーム規模に合ったアプリを選ぶ

工程管理アプリの選ぶ際は、利用するチームの規模に合ったアプリを選ぶことが大切です。少人数のチームで利用する場合に、大規模なプロジェクトに適した機能を備えたアプリを導入しても、アプリを使いこなせません。

反対に大規模なチームが、小規模向けのアプリを導入した場合、搭載されている機能では工程管理を効率化できない可能性があります。

工程管理アプリによって、搭載されている機能や対応範囲が異なるため、利用するチームの規模に合ったアプリを選びましょう。

必要な機能や提供形態の使い勝手の良いアプリを選ぶ

必要な機能や提供形態の使い勝手の良いアプリを選ぶと、自社に適したアプリを導入できますインターフェースの操作が直観的でわかりやすいアプリは、ITリテラシーが低いユーザが使用しても、すぐに操作に慣れやすいです。

また自社が求める機能や仕様にカスタマイズできるアプリを選ぶと、業務効率を向上させて生産性を高められます。

工程管理アプリを導入するメリット

工程管理アプリを導入するメリットは、次のとおりです。

• 各工程の進捗状況を可視化できる
• 不要なタスク・コスト削減につながる
• 期限管理を強化できる
• 組織内の情報共有を円滑化できる
• 継続的な改善ができる

それぞれのメリットを確認して、工程管理アプリを導入するべきか検討しましょう。

各工程の進捗状況を可視化できる

工程管理アプリは、各工程の進捗状況を可視化できるため、リソースを最適化しQCDを向上できます。

ガントチャートなどの進捗管理機能を活用すれば、各工程の進捗を可視化して、スケジュール調整を行えます。作業遅れや漏れがないよう各工程を管理し、リソースを分配して不足している工程に振り分けられるため、QCDを向上させることが可能です。

なおQCDとは、次の頭文字を取った略語で、生産管理の質を向上させるために重要なポイントを指しています。

• Quality（品質）
• Cost（コスト）
• Delivery（納期）

不要なタスク・コスト削減につながる

工程管理アプリを導入すると、アプリ上で管理業務を自動化・効率化できるため、人的リソースを軽減し不要なタスクを削減できます。

そのため人件費や管理コストを削減し、作業効率が上がることでプロジェクト全体のコストカットにもつながります。

期限管理を強化できる

工程管理アプリで期限管理を強化すれば、納期遅れを防止することが可能です。

スケジュール管理機能や進捗管理機能など、工程管理アプリには納期を遵守するための機能が豊富に備わっています。アプリを活用して各タスクに期限を設定すれば、工程ごとの作業遅れを削減して期限管理を強化できます。

組織内の情報共有を円滑化できる

工程管理アプリによって、オンラインでの工程管理や意思伝達を実現すれば、組織内の情報共有を円滑化できます。

チャット機能やコミュニケーション機能によって、コミュニケーションを活性化させて情報共有を円滑化することが可能です。そのため移動中やリモートワークでも、工程管理や情報共有を行えるため、スムーズな対応を実現できます。

継続的な改善ができる

工程管理アプリを導入して、プロジェクトを継続的に改善することで、QCDを向上させることが可能です。

プロジェクトの進捗情報や過去のデータをレポートとして出力できるため、今後の改善に役立てられます。そのため工程管理を改善し続け、QCDの向上につなげられます。

工程管理アプリを導入するデメリット

工程管理アプリを導入するデメリットは、次のとおりです。

• コストがかかる
• ITツールが苦手な方は抵抗を感じてしまう
• 操作に慣れるまで時間がかかる

工程管理アプリを導入すると、メリットだけでなくデメリットも存在します。メリットとデメリットの双方を確認して、工程管理アプリを導入するべきか検討しましょう。

コストがかかる

工程管理アプリを導入するデメリットは、コストがかかることです。

無料で利用できるアプリを導入すれば、コストがかかりませんが、便利な機能を使用する場合は有料プランにアップグレードするケースが多いです。

導入したアプリの機能性とコストを検討した結果、費用対効果が釣り合わない場合は、別のアプリに切り替えることも大切です。

ITツールが苦手な方は抵抗を感じてしまう

工程管理アプリを導入するデメリットは、ITツールが苦手な方は抵抗を感じてしまうことです。

アプリ上での作業は、ITリテラシーが低い方にとって苦手意識を感じるものです。工程管理アプリを導入することで、慣れない作業によって作業効率が低下します。

ITリテラシーが低い従業員も安心できるよう、サポート体制が充実しているアプリを選びましょう。

操作に慣れるまで時間がかかる

工程管理アプリを導入するデメリットは、操作に慣れるまで時間がかかることです。

工程管理アプリを導入しても、操作方法に慣れるまでは時間がかかり、かえって生産性が低下します。

そのため工程管理アプリの操作方法や使用マニュアルに慣れるために、研修の実施やサポート体制を整えることが大切です。

工程管理を効率化したいなら工程管理アプリ・システムを導入しよう

DAIKO XTECHでは、無料ダウンロードできる「製造業のDX推進ガイドブック」を配布しています。

製造業におけるDXの進め方や成功事例についてご紹介しているため、自社に適したアプリやシステムを導入する際の参考にできます。

生産性を上げる取り組みとして、以下のリンクからホワイトペーパーを入手できますので、こちらも参考にしてみてください。

工程管理を効率化するためにアプリやシステム導入を検討しよう！

工程管理を効率化するために、アプリやシステムを導入してDX化を進めましょう。各工程の進捗やタスクを把握し、プロジェクトを一元管理できるため、生産性を向上させられます。

また組織内の情報共有を円滑化する機能も備わっているため、チーム力の向上や期限管理を強化できます。工程管理アプリを利用すれば、過去の情報をレポートとして出力できるため、継続的な改善を行うことが可能です。

この記事でご紹介した工程管理アプリの選び方や選ぶときのポイントを参考に、自社に適したアプリやシステムを導入しましょう。生産性を高めるDX化の取り組みとして、以下のリンクからホワイトペーパーを入手できますので、こちらも参考にしてみてください。